Alte Oldenburger Krankenversicherung kürzt Leistung ihres Papierarchivs

ASM-Jukebox sorgt für die digitale Archivierung der Kundenakten - das spart Zeit und Platz zugleich
(PresseBox) (Westerstede, ) Die H&S Heilig & Schubert Informations-Management GmbH, Schwabach/Nürnberg, und die ASM GmbH & Co. KG, Westerstede, haben in einem gemeinsamen Projekt die DMS- und Archivlösung PAM-STORAGE bei der Alten Oldenburger Krankenversicherung implementiert. Ziel war es, das bestehende Papierarchiv abzulösen und gegen ein digitales zu ersetzen. Nach der erfolgreichen Umsetzung des Projekts gehört die lästige Suche nach Akten nun der Vergangenheit an. Kürzere Antwortzeiten durch direkte Zugriffe auf die digitalisierten Akten sollen jetzt die Kundenzufriedenheit erhöhen. Für die Archivierung des gesamten Datenbestands kommt das Jukebox-Modell ASM 50/2 zum Einsatz. Ausgestattet ist das System mit zwei 9,1 Gigabyte MO/WORM-Laufwerken und einer Speicherkapazität von maximal 510 Gigabyte. Die Dokumenten-Management-Software PAM-STORAGE ist für die elektronische Verwaltung und Steuerung der archivierten Dokumente zuständig. Die Krankenversicherung entschied sich aufgrund der modernen Architektur und der großen Flexibilität der Software für H&S Heilig & Schubert. Hinzu kamen noch die Erfahrungen aus diversen Versicherungsprojekten. Im Juli 2003 hat H&S Heilig & Schubert eine Technologie-Partnerschaft mit dem Jukeboxhersteller ASM geschlossen. Da die Software-Spezialisten bei ihren DMS-Projekten immer häufiger Jukeboxsysteme zum Einsatz bringen, hatten sie nach einem zuverlässigen und erfahrenen Hersteller von optischen Speichersystemen gesucht. Im Gegensatz zu den meisten Jukeboxanbietern wachsen die ASM-Modelle durch ihre modulare Architektur mit. Somit entfällt bei der Erhöhung des Speicherbedarfs die Anschaffung eines komplett neuen Systems.

Seit Januar diesen Jahres wird bei der Alten Oldenburger der gesamte Aktenbestand gescannt und digital auf den Medien innerhalb der Jukebox archiviert. Insgesamt gilt es sechs Millionen Dokumente zu erfassen. Schon heute sind bereits 5.000 der 40.000 Kunden-Akten digitalisiert worden. Die Akten beinhalten Verträge, Notizen und den kompletten Schriftverkehr. Bei einer durchschnittlichen Dokumentengröße von 50 Kilobyte pro Scan finden auf den MO/WORM-Medien mehrere Millionen Dokumente genügend Speicherplatz. Auf den einmal beschreibbaren Medien sind die Daten sicher und unveränderbar über mehrere Jahrzehnte vor Viren geschützt. Zwecks der doppelten Datensicherung erstellt die Alte Oldenburger Krankenversicherung kostengünstig eine Kopie auf weiteren Medien und lagert diese bei einer Bank aus. Sobald die Kopien bei der Bank sicher unter Verschluss sind, kann das Papierarchiv endgültig vernichtet werden. Anfangs benötigt die Krankenversicherung eine Kapazität von 350 Gigabyte, welche in den nächsten drei Jahren auf bis zu 510 GB steigen wird. Dies wurde von H&S Heilig & Schubert genau kalkuliert. Mit Hilfe dieser Rechnung wurde auch die passende ASM-Jukebox bestimmt. Momentan wird die Jukebox mit circa 100 Zugriffen pro Tag in Anspruch genommen, die restlichen Zugriffe erfolgen über den vorgeschalteten Festplattenspeicher.

"Durch den Einsatz der Jukebox in Kombination mit der PAM-STORAGE-Software haben wir sehr hohe Einsparungspotenziale hinsichtlich der Aktensuche und des Platzbedarfs erzielt. Unsere 120 Mitarbeiter können sich jetzt intensiver mit den Kunden beschäftigen. Die gewünschten Kundenakten liegen den Angestellten auf Knopfdruck digital vor", erklärt Jürgen Roggenkamp, Projektleiter bei der Alten Oldenburger Krankenversicherung. Auch Thomas Mack, Prokurist bei H&S Heilig & Schubert, ist überaus zufrieden "Die Kooperation mit ASM ist die richtige Entscheidung gewesen. Die Anbindung der Jukebox und unserer Dokumenten-Management-Software PAM-STORAGE an das Netzwerk der Krankenversicherung verlief reibungslos."

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Vosskamp 1
D-26655 Westerstede
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