Neues Dokumenten-Management-System auf ASP-Basis schont öffentliche Kassen

Pilotinstallation der Branchenlösung von FDT in Stadt Guben vorgesehen
(PresseBox) (Groß-Gerau, ) Die Branchenlösung FDT-Government des ASP-Spezialisten FDT aus Groß-Gerau setzt Rationalisierungspotenziale in öffentlichen Verwaltungen frei. Mit dem Dokumenten-Management-System auf ASP-Basis können Sachbearbeiter Dokumente erfassen, bearbeiten, zur Prüfung und Freigabe weiterleiten und revisionssicher archivieren. Das System läuft ausschließlich im Rechenzentrum von FDT. Die Branchenlösung stellt alle Dokumente für einen standortübergreifenden Zugriff digital bereit und beschleunigt somit komplette Verwaltungsprozesse. Im Gegensatz zu Inhouse-Projekten sind die Kosten bei ASP-Lösungen von Anfang an kalkulierbar. Denn vor Einführung von FDT-Government werden die monatlichen Gebühren je nach Datenaufkommen ermittelt. In einer Pauschalen ab 499 Euro sind alle Nutzungsrechte und Services enthalten. Da die Anwender weder Hard- noch Software erwerben müssen, gehen sie keinerlei Investitionsrisiken ein. Für Administration und Wartung ist der Dienstleister zuständig. Als Pilotanwender wird die Stadt Guben im Kreis Spree-Neiße die Lösung demnächst einsetzen. Erste Prozessanalysen haben bereits stattgefunden. "Mit FDT-Government möchten wir Abwicklungskosten senken und somit die Haushaltskassen entlasten," betont Bürgermeister Klaus-Dieter Hübner. "Außerdem können wir die Servicequalität gegenüber unseren Bürgern verbessern." Behörden, die sich bis zum ‚Tag der Arbeit' am 1. Mai 2004 für FDT-Government entscheiden, räumt FDT ein Preisnachlass von 20 Prozent ein.

In Verwaltungen treffen die relevanten Informationen häufig in Form
von ausgefüllten Formularen ein. Unmittelbar nach Eingang werden diese mit Hilfe von Scannern in das System eingespeist. Auf Wunsch nimmt FDT den Behörden auch diesen Arbeitsschritt ab. Die erfassten
Belege werden in Echtzeit an das Archiv übertragen und dort
revisionssicher auf WORM-Medien (WORM = Write Once Read Multiple) gespeichert. Diese können nachträglich nicht mehr verändert werden. Nach Erfassung liest eine im System integrierte Formularerkennungs-

Funktion alle relevanten Daten aus. Bei Bedarf kann der Anwender nicht ausreichend klassifizierte Dokumente komfortabel nachbearbeiten. Automatisch öffnet sich eine Maske, in der die zusätzlich benötigten Information eingegeben werden. Danach stehen die Formulare den verantwortlichen Mitarbeitern digital zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Über eine Benutzer-ID können diese per Web-Browser aus der gewohnten Arbeitsumgebung heraus auf die Belege zugreifen. Der Datentransfer zum ausgelagerten Rechenzentrum erfolgt verschlüsselt über das Internet, so dass keine Unbefugten die Belege einsehen und manipulieren können. Mit Hilfe der integrierten Workflow-Option werden beispielsweise Urlaubsanträge intern weitergeleitet oder Beschaffungsprozesse abgewickelt. Zudem können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ein Dokument zur Ansicht öffnen und den Bürgern somit stets sofort Auskünfte erteilen. Nach Eingabe eines Suchkriteriums steht das Formular in Sekundenschnelle zur Verfügung. FDT-Government bietet ferner die Möglichkeit, einzelne Dokumente oder Bearbeitungsvorgänge mit einer elektronischen Signatur zu versehen.

Die Aktenstruktur einer Behörde lässt sich mit der Software 1:1 abbilden. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche ist der Schulungsaufwand äußerst gering. In der Regel arbeiten die Anwender kurz nach Einführung bereits bequem mit der Software. Demzufolge ist die Akzeptanz entsprechend hoch. Sachbearbeiter profitieren ohnehin von der Lösung, da sie die Inhalte der Formulare künftig nicht mehr manuell eingeben müssen. Somit wird auch die Fehlerquote erheblich reduziert.

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Falken Document Technologies GmbH
Am Bahnhof 5
D-03185 Peitz
Florian Tetzlaff
Vertriebsleiter
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