BSCW-Groupware öffnet sich der Systemintegration

Von der Lösung für Projektgruppen zur Plattform für integriertes kollaboratives Arbeiten
(PresseBox) (Bonn, ) Mit der neuesten Version 4.2 der webbasierten Plattform für Dokumentenmanagement und verteiltes Arbeiten BSCW haben das Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik und die OrbiTeam Software GmbH einen großen Schritt in Richtung Systemintegration getan. Das BSCW Shared Workspace System wurde mit einer API-Schnittstelle ausgestattet und kann somit nahtlos an bestehende Systemlandschaften angedockt werden. Nahezu alle Funktionen, die BSCW dem Benutzer bereitstellt (z.B. Erzeugen von Ordnern, Laden von Dokumenten, Lesen von Notizen), können nunmehr auch von externen Anwendungen angestossen werden. Die Möglichkeit des Datenaustausches zwischen dem BSCW-Server und Back-End-Systemen eröffnet neue Perspektiven für den mobilen Einsatz, da einerseits jederzeit und an jedem Ort auf projektgruppeninterne Dateien zugegriffen werden kann, andererseits aber auch lokale Anwendungen (wie ERP- oder CRM-Systeme) in den Datenfluss integriert werden können.

BSCW 4.2 bietet neben weiteren zusätzlichen Features zwei Funktionen, die im Zusammenhang mit der Integrationsfähigkeit insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen sehr attraktiv sind. Zum einen wurde in der neuen Version das Konzept der Laufmappen verwirklicht, zum anderen ein Workflow-Mechanismus eingebaut. Damit haben die Entwickler des Fraunhofer FIT und dessen Spin-Off-Unternehmen OrbiTeam den Wunsch vieler BSCW-Anwender erfüllt, fortgeschrittenen Nutzern zusätzliche Möglichkeiten zur Organisation des kollaborativen Arbeitens an die Hand zu geben.

BSCW-Laufmappen dienen dazu, ein Dokument einer Reihe von Personen in einer bestimmten Sequenz zur Kenntnis oder zur Bearbeitung zu schicken. Nur jene Person, die gerade an der Reihe ist, kann auf die Dokumente der Laufmappe zugreifen. Nach der Bearbeitung wird die Laufmappe an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet.

Während die Laufmappe ein relativ einfaches Mittel ist, um einen Prozess zu strukturieren, bietet die neue Workflow-Funktionalität von BSCW ein umfassendes Instrumentarium, um Arbeitsvorgänge zu organisieren. Softwaretechnisch ist es möglich, mit dieser Funktion nahezu jeden dokumentenorientierten Arbeitsprozess zu modellieren. Im Unterschied zu den mehr oder weniger "fest verdrahteten" Lösungen großer Workflow-Systeme kann ein autorisierter BSCW-Nutzer aber auch adhoc-Workflows definieren, die sich aus einer aktuellen Notwendigkeit ergeben.

BSCW 4.2 beinhaltet neben diesen Hauptneuerungen weitere, in dieser Preisklasse nicht selbstverständliche Eigenschaften. Der neue Aktenkoffer im BSCW verwirklicht, was viele Nutzer eines PDAs schon kennen: die Synchronisation von Daten. So kann der Nutzer ab sofort Dokumente vom BSCW-Server auf seinen PC oder Laptop übertragen und diese nach der Bearbeitung automatisch zurückspielen. Eine besondere Synchronisationsoftware muss er dazu nicht installieren, da im Lieferumfang von BSCW 4.2 der Aktenkoffer bereits enthalten ist.

Weitere nützliche Features von BSCW 4.2 können mit den Stichworten "Communities", "Lesezeichen" und "Metadaten" überschrieben werden. So bietet die neue Version einen Ordnertypus "Communities", der zwischen dem privaten und dem öffentlichen Verzeichnis angesiedelt wurde. Dieser Gemeinschaftsordner ist öffentlich sichtbar, gleichwohl aber nicht von jedermann ohne weiteres zu öffnen. Er gleicht damit einem Internet-Forum, dessen Existenz zwar offen liegt, das aber erst dann betretbar ist, wenn man sich registriert hat.

Durch die Möglichkeit, unter BSCW Lesezeichen bzw. bookmarks abzulegen, die auf Web-Seiten verweisen, wird dem Nutzer der Zugriff auf seine "Favoriten" auch von unterwegs, und zwar auf jedem ans Internet angeschlossenen Rechner, eröffnet.

Metadaten sind Attribute, die einer Datei angefügt werden, um sie zu indizieren, wie zum Beispiel das Erzeugungsdatum oder der Name des Autors. BSCW 4.2 erlaubt es, eine große Menge vordefinierter Attribute (gemäß Dublin Core Standard) oder auch eine unbegrenzte Zahl selbst definierter Attribute zu verwenden.

Die neue Version steht ab sofort unter http://www.bscw.de/ zum Download bereit. Die Software enthält eine 90-tägige Evaluationslizenz zur kostenlosen Nutzung.

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OrbiTeam Software GmbH & Co. KG
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Dr. Wolfgang Appelt
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