Oberflächenveredler TechnoColor spart Kosten mit DocuWare

Schneller Informationsfluss für die Produktion
(PresseBox) (Germering, ) Beim Automobilzulieferer TechnoColor werden seit Anfang 2004 täglich rund tausend Belege vollautomatisch im zentralen DocuWare-Dokumentenpool archiviert. Bereits heute haben die Mitarbeiter in Auftragsbearbeitung, Qualitätswesen, Labor, Logistik und Finanzbuchhaltung gleichzeitig den neuesten Informationsstand. Ein in DocuWare integriertes Workflow-System beschleunigt die Bearbeitung von Unterlagen bei abteilungsübergreifenden Abläufen.

Die Großaufträge für Automobilkonzerne müssen schnell, präzise und absolut zuverlässig bearbeitet werden. Oberflächenveredeler TechnoColor aus Bogen bei Straubing ist deshalb nicht nur auf eine leistungsfähige Produktion angewiesen, auch die Anforderungen an Verwaltung und EDV-Abteilung sind sehr hoch. Das Hauptproblem war beim niederbayerischen Unternehmen die weitreichende Verzahnung der Abteilungen. Suchvorgänge nach Lieferscheinen, Aufträgen, Prüfergebnissen oder Messprotokollen gestalteten sich dadurch oft sehr zeitaufwändig. Hinzu kam die Unsicherheit, ob die Informationen tatsächlich den aktuellen Stand der Dinge widerspiegelten - etwa ob neue Vereinbarungen mit einem Kunden getroffen worden waren, welche Rohteile schon avisiert waren oder ob eine Reklamation bereits lief.


250.000 Belege pro Jahr

Um das jährliche Dokumentenaufkommen von rund 250.000 Belegen automatisch und platzsparend archivieren zu können, entschloss man sich zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Außerdem wollte man gleichzeitig den Mitarbeitern aller Abteilungen den schnellen Zugriff auf aktuelle Informationen von ihrem Arbeitsplatz aus ermöglichen, Auch die revisionssichere Archivierung von kaufmännischen Belegen, Hersteller-Freigaben und selbstproduzierten Prüfprotokollen - TechnoColor montiert auch Sicherheitsteile für Automobile - waren ein wichtiges Argument für Dokumenten-Management. Die Fachkompetenz des DocuWare-Partners LOG-IT, die das Regensburger Systemhaus bereits in jahrelanger Zu- sammenarbeit bewiesen hatte, erleichterte die Systemauswahl. Weitere Kriterien für Docu-Ware waren die einfache Bedienung und Administration sowie die niedrigen Total Cost of Ownership (TCO).


Schnittstelle zu ERP-System B2

Die Einführung von DocuWare im November 2003 verlief schnell und problemlos. Bereits fünf Abteilungen - Auftragsbearbeitung, Qualitätswesen, Labor, Logistik und Finanzbuchhaltung - arbeiten heute erfolgreich mit dem System. Alle eingehenden Belege wie Eingangslieferscheine oder Rechnungen, werden zur automatischen Archivierung mit einem Barcode versehen, eingescannt und vollautomatisch abgelegt. Bei TechnoColor ist unternehmensweit das Warenwirtschaftssystem B2 von Bäurer im Einsatz. Alle mit diesem ERP-System erstellten, ausgehenden Belege wie Ausgangslieferscheine, Bestellungen, Rechnungen, Fertigungspapiere oder auch Prüfberichte des Labors werden mit Hilfe des DocuWare-Zusatzmoduls COLD/READ vollautomatisch im zentralen Dokumentenpool archiviert. Dabei werden die Spool-Daten, die beim Drucken der Belege entstehen, automatisch importiert und die Suchbegriffe für die spätere Recherche herausgefiltert. Die Mitarbeiter müssen dafür nicht einmal eine Taste drücken - und wissen den Vorteil des neuen Systems durchaus zu schätzen: Das lästige und zeitraubende Ablegen und Suchen entfällt, der Zugriff auf das Archiv ist von jedem Arbeitsplatz aus möglich. Geplant ist, DocuWare bis Mitte 2004 in sämtlichen Abteilungen des Unternehmens einzuführen.


Weitere Kosten sparen durch Workflow

Gleichzeitig mit der Dokumentenmanagement-Lösung wird beim Automobilzulieferer auch das von DocuWare zertifizierte Workflow-System JobRouter eingeführt. Dieses in DocuWare integrierte Internet-basierte System ermöglicht die beschleunigte Bearbeitung von Unterlagen; damit reduzieren sich die Durchlaufzeiten für Sachbearbeitungen erheblich. Wird zum Beispiel eine bestimmte Belegart, etwa Eingangsrechnung oder Lieferschein, im Dokumentenpool archiviert, startet automatisch ein Workflow. Über den JobRouter bekommt der zuständige Sachbearbeiter die zum Vorgang archivierten Dokumente sofort auf seinen Bildschirm. Die Bearbeitungswege sind genau definiert, dem Mitarbeiter werden seine Aufgabe und der aktuelle Status angezeigt. Sobald die Aufgabe erledigt ist, legt JobRouter das Dokument automatisch den weiteren definierten Anwendern zur Bearbeitung vor. Das Workflow-System wird bei TechnoColor derzeit im Bereich Qualitätskontrolle erprobt. Hier müssen verschiedenste Abteilungen zusammenarbeiten. Die Verantwortlichen bei TechnoColor sind bereits in der Versuchsphase von den Vorteilen des Systems überzeugt. Die abteilungsübergreifenden Arbeitsabläufe funktionieren sehr viel besser, die betroffenen Mitarbeiter sparen sich viele Kopien, Telefonate und Laufwege und werden immer sofort und zuverlässig über den aktuellen Stand der Dinge informiert.

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