ASP-Lösung DOKU@WEB löst Ceyoniq-Archiv

(PresseBox) () Dokumenten-Management / Application Service Providing

ASP-Lösung DOKU@WEB löst Ceyoniq-Archiv
bei Krombacher Brauerei ab

Datasec übernimmt Altdatenbestand von 600.000 Seiten

Siegen, 16. Dezember 2002. Die Krombacher Brauerei löst in diesen Tagen ihr ehemaliges Dokumenten-Management-System von Ceyoniq (ehemals CE Computer Equipment bzw. Softmatic) durch die ASP-Lösung DOKU@WEB von Datasec ab. Derzeit wird ein Altdatenbestand von rund 600.000 DIN-A4-Seiten in das neue DMS übernommen. Wie bei der Vorgängerlösung soll auch mit DOKU@WEB die komplette Kundenakte von Krombacher abgebildet werden. Hierzu gehören Verträge, Lieferscheine, Rechnungen, allgemeiner Schriftverkehr und ähnliche Geschäftspapiere. Insgesamt ist ein monatliches Speichervolumen bis zwei Gigabyte veranschlagt, die im Siegener Rechenzentrum abgelegt werden. Die Umstellung auf Application Service Providing war für Krombacher eine willkommene Dokumenten-Management-Alternative ohne Investitionsrisiko. Nach der Insolvenz der Ceyoniq AG hätte man eine notwendige Migration und Weiterentwicklung der bestehenden Inhouse-Lösung nur unter sehr hohem Zeit- und Kostenaufwand durch Drittanbieter realisieren können. Neben den bekannten ASP-Vorteilen wie niedrigen monatlichen Kosten, Administration durch den Hersteller und hohen Sicherheitsvorkehrungen profitiert Krombacher insbesondere auch davon, dass in DOKU@WEB bereits Workflow-Ansätze realisiert sind, mit der eine Weiterleitung von Eingangsrechnungen an den zuständigen Mitarbeiter komfortabel gelöst werden kann. Nicht zuletzt bietet Datasec auch eine preiswerte Scandienstleistung an, mit dem wiederum Kosten gespart werden können. Nach einer kurzen Projektphase von nur zwei Monaten geht die Lösung zum 1. Dezember in den Echtbetrieb. Die Vorgängerlösung wird dann komplett abgeschaltet.

„Naturgemäß war die Krombacher Brauerei sehr skeptisch, eine Ceyoniq-Nachfolgegesellschaft mit der Projektrealisierung zu beauftragen. Die Lösung von Datasec war für uns sowohl kostenseitig als auch organisatorisch so attraktiv, dass die Entscheidung schließlich für DOKU@WEB gefallen ist. Sehr wichtig war vor allem die Zusicherung einer problemlosen Datenübernahme inklusive der vorhandenen Strukturen und Indexierung. Dies hat dann im Migrationsprojekt auch tadellos funktioniert“, berichtet Horst Wagner, bei Krombacher Leiter des Bereichs Organisation.

Für die ASP-Lösung sprach vor allem, dass mit der Migration auf DOKU@WEB „alles mit einem Mal erledigt war“, so Wagner. Die Ansprechpartner bei Datasec überzeugten mit einer hohen Kompetenz, einer sehr hohen Umsetzungsgeschwindigkeit und mit namhaften Referenzkunden aus dem Banken- und Sparkassen-Umfeld. Krombacher realisierte zusätzlich zum Migrationsumfang mit der Lösung eine sogenannte „frühe Archivierung“, bei der bereits beim Posteingang ein bestimmter Teil der Eingangsrechnungen eingescannt und dann elektronisch weitergeleitet und bearbeitet wird. Eine Schnittstelle wurde zur Buchhaltungssoftware von DCW realisiert, so dass dem Mitarbeiter die relevanten Dokumente per Knopfdruck aus der Anwendungssoftware heraus zur Verfügung stehen. In der ersten Projektstufe ist nur die Zentrale von Krombacher mit DOKU@WEB ausgestattet. Geplant ist aber, in Kürze den Außendienst und damit weitere 170 Standorte anzubinden. Insgesamt werden schließlich 250 Mitarbeiter auf die Lösung zugreifen können.

Über die Datasec GmbH:
Die Datasec GmbH wurde 1995 gegründet und ist mit über 50 Mitarbeitern und langjährigem Know-how im Markt für Informations- und Kommunikationsmanagement tätig. Der Focus von Datasec liegt vor allem auf der ASP-Lösung DOKU@WEB, die von führenden Consultants als das Produkt mit dem größten Entwicklungsvorsprung am Markt beurteilt wird. Bereits heute nutzen weltweit zahlreiche Kunden das System. Die Datasec GmbH will diese Marktführerschaft im Segment des Dokumenten-Managements auf Basis von ASP weiterhin ausbauen. Vertrieblich setzt das Unternehmen hierbei u.a. auch auf Partner. DOKU@WEB ist ein eingetragenes Warenzeichen.

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