Plein Elektro setzt beim Dokumentenmanagement auf den Service von Behrens & Schuleit

Langjähriges Know-how und hervorragender Service ausschlaggebend
(PresseBox) (Düsseldorf, ) Die Plein Elektro-Großhandel GmbH & Co. KG hat mit Unterstützung des Dokumenten-Spezialisten Behrens & Schuleit die Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) DocuWare eingeführt. Das Düsseldorfer Systemhaus vertreibt seit vielen Jahren erfolgreich das modulare DM-System und sorgt für umfassende Projektbetreuung bei der Einführung und kontinuierlichen Pflege. Davon profitiert auch Plein Elektro: Der Großhändler konnte durch die Digitalisierung von Lieferscheinen und anderen, handschriftlich ergänzten oder unterzeichneten Dokumenten nicht nur eine Kostensenkung, sondern auch erhöhte Reaktionsgeschwindigkeiten seiner Mitarbeiter und dadurch einen verbesserten Kundenservice erzielen.

Die Plein Elektro-Großhandel GmbH & Co. KG mit Sitz in Düsseldorf ist seit zwei Generationen ein kompetenter Partner für Handwerk, Baugewerbe und Unternehmen der Region und vermarktet elektrotechnische Erzeugnisse. Zur Firmenphilosophie der Kunden- und Partnerbindung durch Leistung, Service und Fairness gehört auch eine schnelle und effiziente Sachbearbeitung. Darum hat sich das Unternehmen für die Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung entschieden. Nach umfassenden Marktsondierungen fiel die Wahl auf drei Bausteine der DocuWare-Produktfamilie. Mit der Umsetzung des Projekts wurde der Dokumentenspezialist Behrens & Schuleit beauftragt.

Dazu Philipp Klein, IT- und Organisations-Verantwortlicher bei dem Elektro-Großhändler: „Für uns war es ein wichtiger Punkt in der Entscheidungsfindung, dass der Partner uns hervorragend beraten und mit Dokumentenmanagement schon seit über 75 Jahren Erfahrung hat. Dies belegt auch die entsprechend umfassende Referenzliste von Behrens & Schuleit.“

Rasche Projektrealisierung

Dank des Know-hows der Dokumentenexperten konnte die Software rasch in die vorhandene Umgebung eingepasst und produktiv geschaltet werden. Plein Elektro setzt die Lösung in den Abteilungen Verkauf, Einkauf, Rechnungsprüfung und Buchhaltung ein. Insgesamt arbeiten ca. 50 Mitarbeiter mit dem DMS. Gescannt und archiviert werden jegliche Belege, die mit handschriftlichen Notizen versehen sind. Dies sind zum großen Teil Lieferscheine, die die Abholer der örtlichen Handwerkerschaft abgeben, aber auch Lieferantenrechnungen. Diese werden sofort nach Eingang mit einem Barcode versehen, gescannt und an die Warenwirtschaft übergeben. Dabei kommt ein von Behrens & Schuleit entwickeltes Barcode-Tool zum Einsatz, das durch die automatische Erfassung ohne händische Verschlagwortung für maximale Effizienz sorgt.

Nutzen macht sich umgehend bemerkbar

Für Plein Elektro hat sich die Investition allein aufgrund der Zeiteinsparung für Ablage und Suche bereits gelohnt. Mitarbeiter haben jetzt binnen Sekunden die Möglichkeit, in Belege Einsicht zu nehmen, anstatt wie in der Vergangenheit einmal quer durch das Haus zu laufen. Sie können sich durch den Wegfall der früher zeitintensiven Ablage und Recherche um wesentliche Aufgaben kümmern, wodurch die knappen Personalressourcen des Elektro-Großhändlers geschont werden. Die Zufriedenheit der Kunden wurde ebenfalls verbessert, da Informationen noch während des Gesprächs am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Hinzu kommt der Raumgewinn durch die überflüssig gewordenen Aktenregale.

Plein Elektro ist mit dem Service von Behrens & Schuleit bei der Projekteinführung sehr zufrieden. Dazu Philipp Klein: „Klar gibt es mal Probleme, das bleibt bei einem solchen Projekt nicht aus. Aber gerade dann zeigt sich ja auch, wie gut der Partner wirklich ist – und hier hat Behrens & Schuleit auf ganzer Linie gepunktet.“ Daher erhielt das Systemhaus auch einen Wartungs- und Supportvertrag, mit dem Plein Elektro dafür sorgen will, dass sein System auch zukünftig stets auf dem aktuellsten Stand ist.

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