E-Mail-Management der neuen Generation

OPTIMAL SYSTEMS zeigt auf der CeBIT neue Wege für die effektive und kundenorientierte Verwaltung von E-Mails
CeBIT Messestand (PresseBox) (Berlin, ) Der Berliner Softwarehersteller OPTIMAL SYSTEMS präsentiert eine neue Version seiner E-Mail-Management-Lösung OS|“Mail Management“ auf Basis der Enterprise Content Management-System OS|ECM. OS|“Mail Management“ ist eine der ECM Best Practice Lösungen mit dem der Berliner Softwarehersteller auf der CEBIT 2010 in Halle 3, Stand J18 vertreten ist.

Die ECM Best Practice Lösung OS|“Mail-Management“ ist ein auf die Herausforderungen des Mittelstands zugeschnittenes Komplettpaket, die den einfachen und investionssicheren Einstieg in die ECM-Welt ermöglicht. Neben der Software sind auch sämtliche benötigten Dienstleistungen enthalten, um die produktive Nutzung schnell zu ermöglichen. OPTIMAL SYSTEMS stellt mit der Lösung ein einfach zu bedienendes Werkzeug zur Verfügung, das sich in Outlook integriert und den Exchange-Server und die Outlook-Archive spürbar entlastet.

Einfaches Arbeiten:

Durch die Möglichkeit, E-Mails kontextbezogen abzulegen, zum Beispiel in Kunden- oder Vorgangsakten, wird die elektronische Korrespondenz entsprechend der Geschäftsprozesse verwaltet. Alle E-Mails werden inklusive ihrer Anhänge zentral archiviert, so dass sie auch bei Abwesenheit des ursprünglichen Empfängers allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Recherche über Indexdaten oder Volltext garantieren ein schnelles Wiederfinden. Vorgangsbearbeitung und Berechtigungssteuerung in gewohnter Umgebung.

Jetzt noch intuitiver und kompatibler:

Nun wurde die Office-Integration weiter vertieft und die Nutzung der Software für den Anwender noch transparenter gestaltet. Mit dem Ziel der leichten und intuitiven Bedienbarkeit werden kontextuelle Informationen noch schneller und optisch näher an der Stelle verfügbar, wo sie benötigt werden. Die unternehmensweite Suche nach E-Mail-Nachrichten die bereits abgelegt und revisionssicher archiviert wurden erfolgt jetzt unmittelbar an der gleichen Stelle, wo Outlook seine Suche anbietet. Die Archiv-Treffer werden ebenso dort angezeigt, wo der Anwender intuitiv die Suchergebnisse der normalen Outlooksuche erwartet.
Desweiteren wurde die Kompatibilität von OS|“Mail-Management“ zu älteren Outlook-Versionen erweitert. „Viele Outlook-Anwender arbeiten noch mit älteren Versionen, z.B. 2003 und sind sehr zufrieden. Daher haben wir uns entschieden, auch diese Anwender in den Genuss der ECM Best Practice-Lösung OS|"Mail-Management" kommen zu lassen“, erläutert Christian Weisz, Product Manager bei OPTIMAL SYSTEMS.

Standard E-Mail-Archivierung reicht nicht:

„Die große Mehrheit der vorhandenen Systeme geht nicht über E-Mail-Archivierung hinaus. Dabei liegt in der Optimierung von E-Mail-Management gewaltiges Potenzial. Unser ECM-basiertes E-Mail-Managent spart Zeit und Ressourcen, verbessert den Ablauf von Geschäftsprozessen, entlastet Microsoft Exchange-Server und vereinfacht die revisionssichere digitale Archivierung“, so Karsten Renz, CEO der Unternehmensgruppe OPTIMAL SYSTEMS.

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