LSTi Group realisiert smarte Abläufe im Backoffice mit der ECM Suite von DocuPortal

(PresseBox) (Bremen, ) Die LSTi Group, Technologieanbieter im Life Science Bereich, nutzt mit der DocuPortal ECM Suite von DocuPortal eine effiziente Content- und Dokumentenverwaltung. Unternehmenskritische Unterlagen und sensible Informationen stehen aktuell rund 20 Mitarbeitern in einer intuitiv bedienbaren Umgebung jederzeit sicher zur Verfügung. Die einfache Anwendung der Lösung als Grundlage für hohe Akzeptanz und kurze Einführungszeiten war eines der ausschlaggebenden Kriterien für LSTi zur Entscheidung zugunsten der Lösung von DocuPortal. Zusätzlich spielten die klare, einheitliche Ablagestruktur, der webbasierte Aufbau sowie das attraktive Preis-Leistungsverhältnis der ECM-Suite eine wichtige Rolle.

Die LSTi Group ist Anbieter kompletter Systemlösungen sowie von Einzelprodukten für die Bereiche Pharma- und Biotechnologie, Medizin- und Labortechnik, Lebensmittelindustrie, sowie Mikroelektronik, Mikrosystemtechnik, Photovoltaik und Optik. Als Backoffice fungiert die SBS Büroservice, die als reiner Dienstleister zu den Gründungsunternehmen gehört und von Anfang an die anderen Unternehmen der Gruppe mit IT- und Bürodienstleistungen versorgte. So wurde bereits im Gründungsjahr 2005 die Entscheidung getroffen, mit einem Enterprise Content Management-System (ECM) für effiziente Abläufe zu sorgen.

Dazu Andreas Balzer, Geschäftsführer der LSTi Group: „Für uns war klar, dass die Nutzung eines ECM-Systems eine Menge Vorteile bringt, weshalb wir bereits bei der Gründung der SBS Büroservice sowie kurz darauf der LSTi Europe nach einem geeigneten System suchte. Viele der geprüften Lösungen schieden schnell aufgrund ihrer Komplexität und des damit verbundenen hohen Implementierungsaufwands, ihres statischen Aufbaus oder auch des hohen Preises aus.“

Konkrete Anforderungen des Geschäftsführers an das zukünftige System umfassten eine intuitive Bedienbarkeit, einen webbasierten, flexiblen Aufbau sowie eine transparente Ablagestruktur. Fündig wurde er im Internet, wo er auf die ECM-Suite von DocuPortal stieß. Diese entsprach sämtlichen grundlegenden Anforderungen, denn das System bietet durch seinen modularen Aufbau Unternehmen einen leichten Start in die ECM-Welt mit anschließenden flexiblen Ausbaumöglichkeiten.

„DocuPortal ist eine sehr praktikable Lösung, die sich einfach in ein Unternehmen integrieren lässt und ohne umfangreiche Schulungen umgehenden Nutzen bringt“, stellt Andreas Balzer fest. Und die Zeit hat ihm Recht gegeben: Waren es Anfangs vier Mitarbeiter, die mit Hilfe von DocuPortal alle Dokument-basierten Vorgänge bearbeiteten, sind es heute bis zu 20 Mitarbeiter, die über das System Zugriff auf alle Unternehmensdaten haben. Sie gehören den unterschiedlichen Firmen der Gruppe an, von denen bis auf eine inzwischen alle als Mandanten in das DocuPortal-System integriert sind und es nutzen können.

Bestnoten für Support – Kundenwünsche im Fokus

Mit dem Unternehmen und seinen Anforderungen entwickelte sich auch die DocuPortal-Lösung weiter. Dies sorgte bei LSTi für besondere Zufriedenheit über den Support von DocuPortal, da bei den Weiterentwicklungen stets Kundenwünsche berücksichtigt wurden. Als Meilenstein empfand hier das Unternehmen die Integration des DocuPortal -Explorers, der durch die gewohnte Dateisystem-Umgebung für weiteren erheblichen Komfort in der Bedienung sorgte.

Aktuell hat das Unternehmen das RM (Records Management)-Modul für sein System bestellt. Dies erlaubt die rechtskonforme Langzeitarchivierung für Dokumente und entlastet gleichzeitig die Live-Ablage. Demnächst soll außerdem der bisher aus internen Sicherheitsaspekten zurückgestellte Web-Zugriff freigeschaltet werden. Dann können Vertriebsmitarbeiter und Geschäftsleitung auch jederzeit und ortsunabhängig auf benötigte Unterlagen zugreifen.

„Die Entscheidung für DocuPortal hat sich auf jeden Fall bewährt. Das System ist immer wieder mit unseren Anforderungen mitgewachsen, ohne unser Alltagsgeschäft zu unterbrechen, und hat für sichere und vereinfachte Prozesse gesorgt. Auch für zukünftige Projekte, wie beispielsweise eine ISO 9001-Zertifizierung, ist ein solches System extrem hilfreich“, fasst Balzer zusammen.

Über die LSTi Group

Die LSTi Group steht für erstklassige Leistungen für nahezu alle Industriebereiche. Durch die Bündelung von Kernkompetenzen in der LSTi Group und enge Zusammenarbeit mit ihren Kooperationspartnern erhalten Kunden Leistungen aus einer Hand. Das Portfolio umfasst komplette Systemlösungen oder auch Einzelprodukte für die Branchen Pharma- und Biotechnologie, Medizin- und Labortechnik, Lebensmittelindustrie, sowie Mikroelektronik, Mikrosystemtechnik, Photovoltaik und Optik. Zur Unternehmensgruppe gehören die LSTi EUROPE, Hersteller für Reinraumtechnische Komponenten, ISOMAET Anbieter innovativer Lichtsysteme sowie effizienter Photovoltaik-Anlagen, die TGA LEUN, Spezialbetrieb für Metallumformung. Weiterhin die PHC GmbH & Co. KG sowie der Bürodienstleister SBS Büroservice.

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