Stadt Ludwigshafen zieht positive Bilanz bei der Verwaltungsmodernisierung

Doppikeinführung und Rechnungsautomatisierung im Doppelpack
(PresseBox) (Neustadt/Wied, ) Am 02.01.2009 legte die Stadt Ludwigshafen den Schalter um für ein Mammutprojekt: die Umstellung des Rechnungswesens von der Kameralistik auf die Doppik bei gleichzeitiger Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung mit dem DOXiS InvoiceMaster von SER. Nach einem Jahr Produktivbetrieb zieht die Stadt eine positive Bilanz.

„Wir sind sehr zufrieden mit dem neuen System und auch unsere Führungsebene ist der Meinung, dass das Projekt ein Volltreffer war“, konstatiert Martina Derst, Leiterin des Teilprojekts „Organisation des Rechnungswesens“. Insbesondere der geringe Personalaufbau in der Geschäftsbuchhaltung gibt Anlass zur Zufriedenheit, der bei vergleichbaren Kommunen deutlich höher ausgefallen ist.

Bis auf wenige Ausnahmen laufen die Rechnungen der Stadt Ludwigshafen heute in der zentralen Geschäftsbuchhaltung zusammen und werden dort elektronisch verarbeitet. Das war nicht immer so. Bis zum 31.12.2008 kümmerten sich die dezentralen Bereiche der Stadt Ludwigshafen selbst um die Bearbeitung und Verbuchung ihrer Kreditorenrechnungen. Die neu implementierten elektronischen Prozesse haben dazu beigetragen, den Aufwand in der zentralen Geschäftsbuchhaltung deutlich zu reduzieren, die dezentralen Bereiche in der Rechnungsbearbeitung zu entlasten, Durchlaufzeiten zu beschleunigen, Papieraufkommen zu reduzieren und den Archivierungsaufwand zu minimieren.

Zufriedene Mitarbeiter, effizientere Prozesse

Die Rechnungsverarbeitung läuft reibungslos und die neuen Abläufe haben sich weitgehend eingespielt. Die Mitarbeiter freuen sich vor allem über die Softwareunterstützung bei der Recherche. Anstatt wie früher langwierig in Papierbergen nach Dokumenten zu suchen, finden sie alle Rechnungsbelege heute auf Knopfdruck über die Vorgangssuche.

Durch die Zentralisierung der Rechnungsverarbeitung können sich die Sachbearbeiter auf die Neuerungen in der Doppik konzentrieren. Datenerfassung, Adressvalidierung und Verbuchung finden heute zentral statt. In den Bereichen werden die Rechnungen heute nur noch kontrolliert und vorkontiert. Die guten Erfahrungen in Ludwigshafen haben sich herumgesprochen. Ungefähr einmal im Monat kommen Vertreter anderer Kommunen nach Ludwigshafen, um sich das System vorführen zu lassen.

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