Brückenschlag zwischen AVA und SAP

Viele Unternehmen könnten die Effizienz ihrer Einkaufsprozesse beträchtlich steigern, wenn sie mit einer SAP integrierten AVA-Software (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) arbeiten würden.
AVA und SAP Screen (PresseBox) (Wiesbaden, ) Obwohl der Einkauf heute zu den zentralen Abteilungen in Unternehmen zählt ("Der Gewinn liegt im Einkauf"), vollzieht er sich bei vielen wie gehabt: Die verantwortlichen Techniker und Planer in den Fachabteilungen erstellen mit dem klassischen AVA-System die umfangreichen Leistungsverzeichnisse (LVs) mit Positionen, deren Zahl schon mal dreistellig ausfallen kann. Anschließend verschickt der Einkauf die Ausschreibungsunterlagen an die Lieferanten. Doch da sie in der Regel nicht an eine elektronische Plattform angeschlossen sind, müssen die LVs zuvor auf Papier gedruckt oder auf CD-Rom gespeichert und per Post, Fax oder E-Mail an sie verschickt werden.

Dieses Verfahren ist nicht nur umständlich und zeitraubend, es läuft auch am SAP-System vorbei. Denn Aufträge werden in der AVA fixiert und parallel in SAP eingetragen, und zwar manuell. Ein weiterer Nachteil: Der Einfachheit halber erfasst der Einkauf in SAP nur die kumulierten Auftragswerte, weil er den hohen Aufwand scheut, die einzelnen Leistungszeilen eines Auftrags einzutragen. Die Folge: Eine dezidierte Leistungserfassung (Aufmaß), auch als Grundlage für ein Gutschriftverfahren in SAP, ist nicht möglich. Der Lieferant erstellt daher weiterhin seine Rechnungen, die der Einkauf dann mit hohem Aufwand manuell prüfen muss.

Ebenso viele Umstände bereitet es, wenn die Anbieter ihre Angebote auf Papier oder per GAEB-Datei zurück senden. Dann muss der Einkauf den Preisspiegel manuell erstellen oder die GAEB-Dateien, die unter Umständen nicht fehlerfrei sind, einzeln einlesen. Bei Hunderten von Anfragen oder Ausschreibungen pro Jahr an einen Kreis von jeweils 5 bis 10 oder mehr Lieferanten hält das den Einkauf ganz schön auf Trab.

Mit der AVA-Lösung Futura Planning ließe sich der gleiche Prozess erheblich effizienter erledigen. Die Fachabteilungen würden wie gehabt die erforderlichen Leistungsverzeichnisse (LV) erstellen und sie per Statuswechsel an den Einkauf übergeben. Der Einkauf kann dann direkt aus der AVA heraus per Knopfdruck den Anfrageprozess starten. Lieferanten empfangen online auf dem Futura Lieferantenportal ihre Anfragen und geben darüber auch ihre Angebote ab. Der Einkauf liest sich die Angebote wiederum auf Knopfdruck in den Preisspiegel ein.

Doch Futura Planning unterstützt den Einkauf nicht nur bei der Beschaffung, sondern auch bei der SAP integrierten Abwicklung von Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen. Denn in Futura Planning können die Einkäufer z.B. einem LV eine BANF zuordnen und Angebote nach SAP überspielen. Nach Freigabe der BANF wird mit der Vergabe des Auftrags in der AVA automatisch in SAP die dazugehörige Bestellung angelegt.

Der Vorteil: Sämtliche Positionen des Leistungsverzeichnisses werden als Leistungszeilen der Bestellung in SAP hinzugefügt, und zwar im Modul MM. Damit behebt Futura Planning elegant einen Mangel von SAP, das keine LVs im GAEB-Format unterstützt.

Auf diese Weise lässt sich zusätzlich zur AVA die Leistungserfassung (Aufmaß) automatisch in SAP abbilden. Über das Futura Lieferantenportal wird der gesamte Prozess der Leistungserfassung an den Lieferanten übertragen. Der trägt online sein Aufmaß ein, so dass nach der erfolgten Freigabe in Futura Planning automatisch in SAP die entsprechenden LERF-Blätter angelegt werden. Dadurch kann wiederum in SAP das Gutschriftverfahren für diese Art von Bestellungen (Bauleistungen) durchgeführt werden und eine Rechnungsprüfung entfallen, was den Aufwand der Abrechnung zusätzlich erheblich reduziert.

Futura Planning erspart dem Einkauf nicht nur enorm viel Zeit - die Integration der Lösung in SAP macht den Abrechnungsprozess transparenter und erhöht die Sicherheit des gesamten Beschaffungsprozesses.

Vorteile der Lösung Futura Planning


- Online Angebotseinholung über das Futura Lieferantenportal auf Knopfdruck.

- Bedarfsträger, Einkäufer und Prüfer steuern die einzelnen in SAP integrierten Prozessschritte ausschließlich in der Futura Lösung und nicht in SAP. Das vereinfacht die Handhabung beträchtlich.

- Jederzeit Kontrolle über die SAP Kommunikation dank Statusrückmeldungen aus dem SAP-System.

- Die Prozessintegration der Arbeitsbereiche des Kaufmanns (SAP-System) und des Technikers (AVA-System) vermeidet doppelte Dateneingaben. Das beschleunigt und vereinfacht die Abwicklung aller Vorgänge und vermeidet Eingabefehler.

- Erhebliche Arbeitserleichterung: Der Aufwand der Leistungserfassung (Aufmaße) wird komplett auf die Seite des Lieferanten verlagert. Manuelle Eingaben oder Importe entfallen sowohl im AVA-System als auch in SAP.

- Der Prüfprozess einer erbrachten Leistung findet online in Kommunikation mit den Lieferanten statt. Der Zeitaufwand für die Prüfung reduziert sich erheblich.

- Durch die Leistungserfassung werden Obligos in SAP automatisch abgebaut, das Controlling der Maßnahmen wird dadurch unterstützt.

- Aufgrund der in SAP erfassten Leistungen kann ein Gutschriftsverfahren mit den Lieferanten vereinbart werden. Das vereinfacht und beschleunigt die Abrechnung der Leistungen, eine Rechnungsprüfung entfällt.

Kontakt

Futura Solutions GmbH
Kreuzberger Ring 68
D-65205 Wiesbaden
Hubert Schröder
Leiter Vertrieb & Marketing

Bilder

Social Media