b+m surface systems nutzt intelligentes Archivsystem von EASY SOFTWARE

(PresseBox) (Nürnberg, ) Die b+m surface systems GmbH ist mit mehr als 160 Mitarbeitern ein führender Anbieter von Lackieranlagen und automatischen Applikationssystemen, die hohe Anforderungen an die Oberflächenqualität, Oberflächengüte, Schichtdicken oder Applikationsverfahren erfüllen. Automobilhersteller, Automobilzulieferer, sowie die Nutzfahrzeuge-, Agrarmaschinen-, Schienenfahrzeug-, Luftfahrt- und Elektroindustrie sind die wichtigsten Kunden dieser Lackieranlagen und -roboter. Microsoft Dynamics NAV und die Branchenlösung amProject für den Anlagen- und Apparatebau sind bei b+m surface systems die zentralen Software-Systeme zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der Erledigung ihres Tagesgeschäfts. Seit Ende 2006 spielt zusätzlich die Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösung EASY SOFTWARE, die in die ERP-Lösung integriert wurde, eine bedeutende Rolle: wichtige Dokumente, wie beispielsweise Einkaufs- und Verkaufsbelege, werden automatisch revisionssicher und unveränderbar langzeitarchiviert. Positiver Nebeneffekt: Die Papierberge sind kleiner geworden und die Durchlaufzeiten von Dokumenten wurde drastisch verkürzt. Dauerte eine Rechnungsfreigabe in der Vergangenheit schon mal bis zu 30 Tage, sind heute die meisten Rechnungen bereits nach 24 Stunden geprüft und freigeben.

Im Anlagenbau entstehen im Laufe eines Kundenprojektes Unmengen an Dokumenten, wie beispielsweise Angebote, Konstruktionszeichnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Bestellungen Rechnungen, Lieferscheine und Protokolle, um nur einige zu nennen. In dieser Dokumentenvielfalt den Überblick zu behalten fällt schwer, insbesondere dann, wenn viele Projekte gleichzeitig bearbeitet werden und zusätzlich lange dauern. Es wachsen zwangsläufig riesige Aktenberge und es kostet viel Zeit diese strukturiert zu ordnen und darin zu suchen. Kein Wunder, dass sich Unternehmen und Projektteams dann einen zentralen Datenpool wünschen, in dem sie die gerade benötigten Dokumente schnell finden. Diesen Wunsch hatte auch b+m surface systems.

Gute Erfahrungen mit amball business-software waren ausschlaggebend
„Wir hatten in der Vergangenheit mit der Archivierungslösung eines kleineren Dokumentenmanagement-Anbieters schlechte Erfahrungen gemacht: Dessen Lösungsansätze waren nach der Insolvenz des Unternehmens wertlos für uns. Nun wollten wir eine zukunftssichere Lösung finden und schauten uns die größten Anbieter von Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen an.“ blickt der IT-Leiter Sascha Ritter auf den Auswahlprozess zurück. „Letztlich entschieden wir uns aus vielerlei Gründen für EASY SOFTWARE und amball business-software: Wir hatten bereits gute Erfahrungen mit amball bei der Einführung und Betreuung von Microsoft Dynamics NAV und amProject gemacht. Ferner konnte amball bereits erfolgreiche Projekte mit EASY SOFTWARE nachweisen und bot uns eine fertige Schnittstelle zur Kopplung mit der ERP-Lösung an. Das Dokumenten- und Archivsystem erschien uns zudem intuitiv in der Bedienung.“

Extrem schnelle Einführung mit anschließender Optimierungsphase
Bereits innerhalb weniger Wochen wurde die Basislösung installiert und in Betrieb genommen. Diese Lösung wurde in einer anschließenden Spezifikationsphase optimiert und besser auf die Prozesse und Bedürfnisse bei b+m surface systems angepasst. Anschließend erfolgte eine Upgrade für weitere Mandanten. Ferner wurde ein zusätzlicher Scan-Arbeitsplatz und WebClients – für den Zugriff mittels Internet-Browser – eingerichtet. Heute wird an etwa 40 Arbeitsplätze im Unternehmen mit EASY SOFTWARE gearbeitet. „Der Aufwand und die Komplexität bei der Einführung eines Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems ist deutlich geringer als bei der Einführung einer ERP-Lösung. Innerhalb von 10 – 15 Tagen kann man bereits etliche Sonderanpassungen vornehmen, Basisfunktionalitäten sind bereits innerhalb von 3-5 Tagen implementiert und geschult.“ fasst Christian Krause, Leiter der Business Unit ECM bei amball business-software, seine Erfahrungen aus einer Vielzahl von Projekten zusammen. Er ergänzt: „Viele Kunden trauen sich an Archivierungslösungen nur zaghaft heran, weil sie irrtümlich befürchten, die Einführung wäre kompliziert und teuer.“

Optimierungspotenziale bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Riesige Optimierungspotenziale gab es beim Prozess der Rechnungsprüfung. Einkaufsrechnungen wandern durch viele Hände, denn sie müssen sachlich, fachlich und kaufmännisch geprüft, freigegeben und bezahlt werden. Da im Anlagenbau die Rechnungssummen sehr hoch sein können, legt b+m surface systems auf eine exakte Prüfung besonders viel Wert. Dazu wurden in der Vergangenheit Rechnungen mittels Laufmappen langwierig durchs das Unternehmen geleitet. Sachbearbeiter oder Führungskräfte machten handschriftliche Notizen auf den Rechnungen oder zeichneten sie frei. Schlussendlich erreichten die Rechnungen früher oder später wieder die Buchhaltung. Zusätzlich wurden Unmengen Papier verbraucht, weil durchschnittlich 3-5 Kopien pro Rechnung in den unterschiedlichen Abteilungen für „eigene“ Zwecke gemacht wurden. Typische Probleme bei diesem Ablauf waren: Mappen blieben unbearbeitet und unbemerkt liegen, Notizen waren schwer zu entziffern und die Durchlaufzeit einer Mappe betrug bis zu dreißig Tage.

Durch den Einsatz von EASY SOFTWARE hat sich die Laufzeit massiv reduziert
Heute ist der gesamte Prozess deutlich effizienter: Jede Rechnung erhält nur noch einen Posteingangs- und Buchungsstempel, wird dann – ohne weitere Prüfung – in Microsoft Dynamics NAV erfasst, erhält einen Barcode-Aufkleber, der zur automatischen Zuordnung zu einem elektronischen Datensatz genutzt wird. Später werden die Dokumente eines Tages an zentraler Stelle im Massenbetrieb gescannt und in der EASY SOFTWARE dauerhaft, revisionssicher archiviert. Anschließend wandern die Dokumente bei b+m surface systems ohne weiteren Sortierungsaufwand in eine Ablagemappe – rein rechtlich könnten sie sogar vernichtet werden. Ab diesem Zeitpunkt laufen alle weitere Prozess-Schritte der Rechnungsprüfungen IT-basiert ab: Abteilungen oder Mitarbeiter erhalten E-Mails, in denen um Prüfung und Freigabe von Rechnungen gebeten wird. Notizen werden direkt ins Archivsystem eingetragen. Übersteigt eine Rechnung die Unterschriftsbefugnis, wird die Freigabebitte einfach weitergeleitet. Vorteil: Der aktuelle Bearbeitungsstand einer Rechnung ist für die Buchhaltung jederzeit nachvollziehbar. „Die Durchlaufzeit bei der Rechnungsprüfung konnte von sieben bis dreißig Tagen auf durchschnittlich 24 Stunden reduziert werden.“ berichtet Sascha Ritter nicht ohne Stolz. Weiterer Vorteil: Kopien auf Verdacht, weil man einen Beleg eventuell für spätere Zwecke noch einmal benötigen könnte, werden nicht mehr gemacht. Denn Belege sind im Bedarfsfall jederzeit abrufbar und können dann nachgedruckt werden.

Jeder steuerrelevante Schriftverkehr wird automatisch archiviert
Besonders komfortabel geschieht die Archivierung der ausgehenden Dokumente, von b+m surface systems. Beispielsweise werden alle Handelsbriefe, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Verkaufsrechnungen nach festgelegten Regeln bearbeitet: Dabei wird automatisch ein Dokument im PDF-Format im Archivsystem revisionssicher und unveränderbar archiviert. Die Sachbearbeiter bei b+m müssen keine zusätzlichen Arbeitsschritte durchführen oder gar selbst entscheiden, ob ein Dokument archiviert werden muss oder nicht. Das nimmt ihnen die intelligente Lösung von amball business-software vollständig ab. Dadurch ist nur ein sehr geringer Schulungsbedarf nötig, weil die Archivierung unbemerkt im Hintergrund durchgeführt wird, ohne den Betrieb oder die gewohnte Arbeitsweise zu beeinflussen.

Automatische Verknüpfung von ERP-Datensätzen und Dokumenten
Zur guten Akzeptanz und zum großen Nutzen der Lösung trägt ferner die enge Kopplung von ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV und dem Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem EASY SOFTWARE bei: Denn alle archivierten Dokumente sind vielseitig mit Kreditoren, Debitoren, Projekten, Rechnungen, Bestellungen oder anderen sinnvollen Stammdatensätzen in der ERP-Lösung verknüpft und damit ohne weiteren Suchaufwand verfügbar. Anwender müssen sich auch über diese Verknüpfung keinerlei Gedanken machen, denn beim Scanvorgang wird die Verbindung völlig automatisiert angelegt und zusätzlich die Dokumente systemseitig mit Schlagworten versehen. Liegen Dokumente bereits in elektronischer Form vor, können diese – ohne Scanvorgang – direkt auf elektronischem Weg im Archiv gespeichert werden.


Zentrales, revisionssicheres Archiv mit sehr schneller Suchmöglichkeit
Dank EASY SOFTWARE entstand bei b+m ein zentraler Datenpool, auf den jeder Mitarbeiter – vorausgesetzt er verfügt über die notwendige Berechtigung – zugreifen kann, um die benötigten Informationen zu erhalten. Der Zugriff auf das Dokumentenmanagement- und Archivsystem geschieht fast ausschließlich über die Verknüpfungen, die von der intelligenten amball-Schnittstelle in Microsoft Dynamics NAV angelegt werden. Beispielsweise kann man von einem Rechnungsdatensatz direkt in die zugehörige Rechnung verzweigen oder sich die Bestellung anzeigen lassen. Selbstverständlich wäre auch eine manuelle Suche im Archivsystem komfortabel und schnell möglich. Diese Option wird bei b+m aufgrund des hohen Integrationsgrads von ERP-Lösung und Archivsystem jedoch so gut wie nie genutzt. „EASY ist wirklich schnell.“ berichtet Sascha Ritter, „länger als eine Sekunde habe ich noch nicht auf ein Dokument gewartet.“ Davon hat man früher bei der Suche in Aktenordnern nur geträumt.

Zukunftsaussichten
Im nächsten Schritt möchte Sascha Ritter auch das Lager und den Wareneingang optimieren und dort die Lieferscheinbearbeitung automatisieren. Im Bestellwesen stecken zusätzliche Potenziale, beispielsweise wenn Angebote eingeholt und technische Zeichnungen beigefügt werden. Alle Dateianhänge zu einem Angebot könnten direkt ins Archivsystem geschrieben werden. Doch Sascha Ritter denkt noch weiter in die Zukunft: „Auf den Baustellen unserer Kunden hat man schon heute mit einem Laptop und einer UMTS-Verbindung die technischen Möglichkeiten, alle benötigten Informationen des zentralen Dokumentenarchivs online abzurufen. Ich verfolge daher meine Vision der papierlosen Projektmappe.“


Unternehmen
b+m surface systems GmbH ist führender Anbieter von Lackieranlagen und automatischen Applikationssystemen. Als mittelständischer Hersteller von Systemen und Anlagen für die Oberflächenbeschichtung bietet sie die komplette Wertschöpfungskette des Lackierprozesses an. Wichtige Schlüsselkomponenten, wie z.B. Robotertechnik, Zerstäuber und Farbwechselsysteme, werden von b+m surface systems selbst entwickelt, ständig weiter verbessert und den neuesten Anforderungen angepasst.

Mit Tochtergesellschaft in Polen und ausgewählten Vertriebs- und Servicepartnern in China, Indien, Japan, Großbritannien und vielen weiteren Ländern ist b+m surface systems auch international gut aufgestellt.

Ausgangssituation
bei b+m surface systemes entstehen im Laufe eines Kundenprojektes Unmengen an Dokumenten, wie beispielsweise Angebote, Konstruktionszeichnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen etc. In dieser Dokumentenvielfalt den Überblick zu behalten fällt schwer, insbesondere dann, wenn viele Projekte gleichzeitig bearbeitet werden und zusätzlich lange dauern. Daher wuchsen zwangsläufig riesige Aktenberge und es kostete viel Zeit diese strukturiert zu ordnen und darin zu suchen.

Lösung
EASY SOFTWARE , Microsoft Dynamics NAV, amProject für den Anlagen- und Apparatebau

Nutzen
• Reduzierung der Durchlaufzeiten von Dokumente
• Reduzierung von Kopien
• Es kann immer und überall auf das Dokument zugegriffen werde
• Dokumente werden den entsprechenden Datensatz elektronisch zu geordnet
• Wenige Schulungen nötig, da intuitiv bedienbar


Firma
b+m surface systems GmbH
Meininger Weg 10
36132 Eiterfeld
Deutschland

Tel.:: +49 (0) 66 72 - 92 92-0
Fax: +49 (0) 66 72 - 82 50
E-mail: info@bm-systems.com
Internet: www.bm-systems.com

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