DOXiS4 eMail Manager beflügelt Exchange 2010

(PresseBox) (Neustadt/Wied, ) MS Exchange 2010-Nutzer können sich auf das neue Release des DOXiS4 eMail Managers freuen: Die SER-Lösung ergänzt Exchange 2010 um revisionssichere Archivierungsfunktionen für die eMail-Kommunikation und sorgt für eine bessere Performance des Mail Servers. Der integrierte DOXiS4 Gateway Service bezieht außerdem Sharepoint und Filesysteme in die Archivierung mit ein und macht Daten aus allen drei Systemen über eine einzige Oberfläche recherchierbar.

Als Microsoft Gold Partner ist SER Spezialist bei der Integration seiner serviceorientierten ECM-Lösungen mit den Office-Anwendungen von Microsoft. Zertifizierungen wie die Windows 7-Kompatibilität beweisen das reibungslose Zusammenspiel der SER-Lösungen mit den jeweils neuesten Microsoft-Produkten. Das neue Release 7.3 des DOXiS4 eMail Manager unterstützt Exchange 2010-Anwender auf dem Weg zur zentralen, rechtskonformen eMail-Archivierung mit einer Reihe nützlicher Funktionen.

Anstatt wie bisher eMails in eine PST-Datei auf dem Desktop auszulagern, um die Inbox zu entlasten, sichert Exchange 2010 alle eMails nun in einem zentralen Archivpostfach auf dem Exchange Server. Damit wird das Postfach des Endbenutzers zwar entlastet, der Mail-Server aber nicht. Auch eine revisionssichere Ablage ist hierdurch nicht gegeben. Der eMail Manager von SER geht einen Schritt weiter und verlagert archivierte eMails vom Exchange Server in ein zentrales Archiv und verschafft dem Mail Server so wieder Luft.

Ein weiterer Beitrag zur Reduzierung der Datenmenge ist die Single Instance Archivierung. Jeder kennt die eMails mit umfangreichen Anhängen, gern mit aufwendigen Präsentationen oder Bildmaterial, die nicht nur an den eigentlichen Empfänger, sondern gleich auch noch an eine Reihe Kopieempfänger in „Cc“ geschickt werden. Anstatt nun die gleiche eMail mit den redundanten Anhängen n-mal ins Archiv zu schreiben, speichert DOXiS4 jeden Anhang nur ein Mal, mit Verweis auf die jeweiligen Empfänger.
Die Journaling-Funktion des eMail Managers sorgt neben der zentralen Archivierung der eMails für die Einhaltung von Compliance-Regeln, da sie Nachrichten unabhängig von den Postfächern der Benutzer archiviert und sie so vor Verfälschung oder Löschen schützt.

Im Unterschied zu reinen eMail Archivierungslösungen setzt der DOXiS4 eMail Manager auf der DOXiS4 iECM Suite auf, so dass sich eMails auch in den Geschäftszusammenhang einordnen und in Akten zusammen mit Papierdokumenten und Belegen aus ERP- und CRM-Systemen einheitlich verwalten lassen. Damit deckt SER alle Bereiche des eMail Managements ab: technische Aspekte der Storage-Verlagerung („ILM“), rechtliche Aspekte der revisionssicheren Archivierung bereits vor der Zustellung der eMail („Compliance“) und organisatorische Aspekte der Verwaltung von eMails als normale Geschäftsdokumente („ECM“).

Mehrwert für Exchange 2010-User:

• Entlastung des Exchange Servers durch komplette oder teilweise Auslagerung von eMails und ihren Anhängen
• Single Instance-Ablage
• Übernahme von PST-Dateien ins Archiv
• Unterstützung verschiedener Speichersysteme für die Verwaltung unveränderlicher Inhalte („fixed content“)
• Transparente Verlagerung zwischen diesen Speichersystemen
• Erzeugung von Langzeit-Datenformaten wie PDF/A über den DOXiS4 Rendition Server
• Komfortable Suche in archivierten und nicht-archivierten eMails
• Zuordnung der eMails zum Geschäftskontext

Mail-, File- und Sharepoint-Systeme im Griff mit DOXiS4 Gateway

Der DOXiS4 eMail Manager ist Teil einer übergreifenden Gateway Architektur, die als Service zwischen unterschiedlichen Mail- und Groupware-Systemen sowie File-Systemen und Microsoft SharePoint auf der einen Seite und dem DOXiS4 Archiv auf der anderen Seite agiert. Dreh- und Angelpunkt sind dabei die vom DOXiS4 Archiving Gateway bereitgestellten Dienste. Mittels der darauf aufbauenden iRoom® Services ist der einheitliche und transparente Zugriff auf jede Art von Inhalten des Content Repositories sichergestellt. Auf dieser einheitlichen technischen Basis lassen sich wahlweise gleichermaßen Bestände aus Exchange / Outlook wie auch Domino / Notes sowie File Systemen und SharePoint einheitlich archivieren und verwalten.

Kontakt

SER-Gruppe
Joseph-Schumpeter-Allee 19
D-53227 Bonn
Bärbel Heuser-Roth
SER Gruppe
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Social Media