Dokumentenanzeige auf Knopfdruck mit dem neuen BS Finder von Behrens & Schuleit

Smarte Suchprozesse ohne Programmieraufwand
Durch Markieren und Drücken der definierten Tastenkombination wird der Beleg direkt angezeigt (PresseBox) (Düsseldorf, ) Die Behrens & Schuleit GmbH hat heute die Verfügbarkeit ihres neuen BS Finders bekannt gegeben. Dabei handelt es sich um ein Modul, mit dem Anwender des Enterprise Content Management-Systems DocuWare 5 gewünschte Dokumente über eine Tastenkombination aus jeder Applikation heraus rasch finden und einsehen können. Die Notwendigkeit von Programmierungen oder Anpassungen entfällt. Statt dessen definieren Anwender für ihr Tätigkeitsfeld erforderliche Suchprofile, z. B. nach Kunden, Belegen etc., und weisen ihnen Tastenkombinationen für den direkten Zugriff zu. Ein Highlight ist die zusätzliche Möglichkeit der Suche nach Prozessen, bei der sämtliche zu einem Vorgang gehörigen Dokumente herausgefiltert und angezeigt werden.

Der bequeme und rasche Zugriff auf benötigte Dokumente ist ein wesentlicher Faktor für die Vereinfachung der täglichen Arbeit. Oft sind es wiederkehrende Suchroutinen, die durchlaufen werden müssen. Bisher mussten Anwender für die Suche nach Dokumenten im DocuWare-Archiv dieses öffnen und dort ihren Suchbegriff eingeben. Mit dem neuen Modul von Behrens & Schuleit, das als Integrationsschnittstelle für die verschiedenen Applikationen im Unternehmen fungiert, ist dies nicht mehr nötig. Statt dessen können Anwender aus jedem System heraus – ob Office, CRM oder ERP – mit einer Tastenkombination gezielt ein gewünschtes Dokument aufrufen. Dies kann eine Ausgangsrechnung sein, die über die Rechnungsnummer gesucht wird, oder der Auftrag über den Kundennamen, der Schriftverkehr über den Absender etc.

Die verschiedenen Suchprofile werden anfänglich einmal konfiguriert. Dafür wird ein Suchbegriff definiert und die gewünschte Tastenkombination zugewiesen. Nach diesem Begriff kann später sowohl metadaten- als auch volltextbasiert gesucht werden. Außerdem lässt sich „manuell“ nach Dokumenten suchen; hierbei wird ein Suchbegriff spontan eingegeben. Die Anzahl der definierbaren Suchprofile ist unbegrenzt.

Vorteilhaft ist auch die Möglichkeit der Suche nach Prozessen. Hier recherchiert der Anwender nach einem bestimmten Dokument, woraufhin der BS Finder alle zum gleichen Bearbeitungsprozess dazugehörigen Dokumente ebenfalls bereit stellt. Im Fall z. B. einer Reklamation stehen so umgehend Angebot, Auftrag, Rechnung und sonstiger Schriftverkehr zum jeweiligen Fall parat und der Mitarbeiter ist sofort auskunftsfähig.

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