Turbo-Antrieb für die Rechnungsverarbeitung beim Bergbaumaschinen-Hersteller Sandvik

ReadSoft-Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung in SAP soll den Prozess deutlich beschleunigen
Sandvik: Bei dem Hersteller von Bergbaumaschinen wird die Rechnungsverarbeitung nun wesentlich effizienter. (Bild: Sandvik) (PresseBox) (Neu-Isenburg, ) Die Sandvik Mining and Construction G.m.b.H in Zeltweg (Österreich) optimiert ihren Rechnungsverarbeitungsprozess in SAP ab sofort mit der Lösungs-Suite von ReadSoft. Der Hersteller von Maschinen für den Bergbau löst damit die bisherige sehr zeitaufwändige manuelle Erfassung der jährlich rund 40.000 Eingangsrechnungen ab. Aufgrund von besonderen Anforderungen bei der Prüfung und Buchung der Belege hat der manuelle Prozess die Rechnungsverarbeitung häufig verzögert. Kennzeichnend für die Struktur des Sandvik-Rechnungseingangs sind Rechnungen von Lieferanten aus dem Ausland auf unterschiedlichstem Qualitätsniveau, sowie auch Bestellungen, die aufgrund der langen Projektlaufzeiten im Maschinenbau über lange Zeiträume mit Teilbeträgen beglichen werden. Ehrgeiziges Ziel des Unternehmens ist es, durch die elektronische Rechnungsverarbeitung alle Eingangsrechnungen mit Bestellbezug automatisiert buchen zu können. Um einen automatisierten Abgleich mit den ERP-Daten im SAP-System zu ermöglichen, müssen sowohl Bestellnummer als auch Rechnungsbetrag mit den Angaben aus der Bestellung übereinstimmen. Hierzu werden in Kürze die Lieferanten des Unternehmens verstärkt in den Prozess eingebunden. Werner Tiefengraber, Projektleiter der Softwareeinführung: "Nach unserer Planung wird sich die Einführung der automatisierte Rechnungsverarbeitung innerhalb von drei Jahren amortisieren."

Bei der Evaluation mehrerer Invoicing-Lösungen für SAP schnitt ReadSoft aus Sicht des Projektteams am besten ab: "Entscheidend war für uns, dass die Anwendung zur Rechnungsverarbeitung in SAP integriert ist. Die ReadSoft-Lösung war das technisch am besten ausgereifte Produkt. Wir haben andere Softwarelösungen begutachtet, bei denen zahlreiche Prozess-Schritte außerhalb von SAP in einer separaten Datenbank stattgefunden hätten. Dies wollten wir aufgrund der ohnehin schon komplexen Prozessgestaltung unbedingt vermeiden", so Tiefengraber. Ebenfalls für ReadSoft sprach, dass die Lösung bereits beim schwedischen Mutterhaus erfolgreich im Einsatz ist.

Ein weiterer Pluspunkt der ReadSoft-Lösung ist für Sandvik das SAP-Addon für den Workflow, mit dem sich die Eingangsrechnungen zeitnah prüfen und genehmigen lassen. Die Workflow-Komponente wurde so angepasst, dass sie die besonderen Anforderungen des Unternehmens an ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren erfüllt: Alle projektbezogenen Rechnungen werden aufgrund der Komplexität und Betragshöhen - wie auch schon Bestellungen - jeweils vom Projektleiter und dem zuständigen Einkäufer nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft. Überschreitet eine Rechnung zudem einen bestimmten Betrag, sind weitere Genehmigungen notwendig, bis hin zur Geschäftsführungsebene. Für genehmigungspflichtige Rechnungen ist daher keine automatisierte Zahlungsfreigabe vorgesehen.

Im Shared-Service-Center von Sandvik am Produktionsstandort Zeltweg arbeiten künftig fünf Mitarbeiter mit der Lösung, in den Workflow sind rund 50 Mitarbeiter unternehmensweit einbezogen. Die Implementierung der ReadSoft-Invoicing-Lösung inklusive der kundenspezifischen Konfiguration begann im Dezember 2009. Der Go-Live ist bereits für Anfang März 2010 eingeplant.

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