Archivierung wird zur Causa Prima

Revisionssichere Archivierung unter Windows, Apple OS/X und Linux
(PresseBox) (Köln, ) Einfache Dokumentenverwaltung, simple Archivierung und vor allem sekundenschnelles und unkompliziertes Wiederfinden von Dokumenten sind die Eigenschaften des CM Studio .DMS-Server von MASCH Software Solutions. Die Browserbasierte Anwendung kann optional um die hilfreiche Funktionalität der Volltextverschlagwortung erweitert werden.

Elektronische Archivierung von Dokumenten wird in Zukunft immer bedeutender. Abgesehen von gesetzlichen Richtlinien, die eine generelle Archivierung von Buchhaltungsakten- und Daten über 10 Jahre vorschreiben, liegt es auch im Interesse eines jeden Unternehmens, im täglich größer werdenden Datenaufkommen Dokumente wie E-Mails, Angebote, Rechnungen oder wichtige Korrespondenz schnell und einfach wieder zu finden.

Archivierung ist aber nur dann von Vorteil, wenn sie schnell, effizient und ohne großen technischen Aufwand funktioniert. Dies haben sich die Entwickler von MASCH Software Solutions zu Herzen genommen und mit dem CM Studio .DMS-Server eine Applikation entwickelt, die diese Eigenschaften in idealer Weise verbindet. Klassische Archivierungssysteme sind in der Regel funktionell umfangreich und komplex, benötigen leistungsstarke Server- und Arbeitsplatzrechner und eine intensive Einarbeitung der Mitarbeiter. "Dies ist bei CM Studio .DMS-Server nicht der Fall", so Julia Fashchevskaya. Die Vorteile liegen für die Marketing-Direktorin von MASCH Software Solutions auf der Hand: "Es handelt sich um eine Browserbasierte, plattformunabhängige Anwendung, die sich leicht in jedes Netzwerk integrieren lässt. Simple Navigation, ein einfach zu bedienender Funktionsumfang und die klar strukturierte Aktenordner-Darstellung machen lange Einarbeitungsphasen überflüssig."

Darüber hinaus ist die Software plattformübergreifend einsetzbar und kann sowohl auf Windows 2003 bzw. Windows 2008 Server als auch unter Apple OS/X Server ab Version 10.6 oder einem Linux-Server wie z.Bsp. Novell Open Enterprise Server installiert werden. Am Arbeitsplatz selbst wird lediglich der Web-Browser des jeweiligen Betriebssystems benötigt. MASCH Software Solution hat die Anwendung für alle führenden Browser wie Microsoft Internet Explorer, Firefox, Safari und Google Chrome freigegeben. MASCH Software Solutions gibt für den CM Studio .DMS-SERVER eine unverbindliche Preisempfehlung von € 999,00 zzgl. MwSt. an.

Frei definierbare Arbeitsabläufe

CM Studio .DMS-Server nutz über seine offene SMTP-Schnittstelle jeden E-Mail-Server im Netzwerk. Somit ist eine durchgängige Vorgangsbearbeitung inklusive Wiedervorlage per E-Mail vom Posteingang bis zur entgültigen Aktenablage möglich. CM Studio .DMS-SERVER besticht hierbei durch seine klaren Strukturen und orientiert sich optisch an der klassischen Aktenordner und Aktenreiterarchivierung. "Die Umgewöhnung für die Mitarbeiter an eine neue Arbeitsweise fällt somit weg", so Julia Fashchevskaya, "Das Ziel ist es, insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen, den elektronischen Archivierungsvorgang so schlank wie möglich zu halten, um damit die von der papierbasierten Aktenbearbeitung und Archivierung gewohnten Arbeitsprozesse für alle Mitarbeiter im Unternehmen weitestgehend zu erhalten. Wir sind davon überzeugt, dass diese Vorgehensweise einer der wichtigsten Aspekte bei der erfolgreichen Implementierung von Archivierungssoftware ist."

Erweiterung um Volltextsuche möglich

Wer in seinem Archiv nicht nur nach Stichwörtern sondern auch im Volltext suchen will, kann seinen CM Studio .DMS-Server um den CM Studio .OCR-Connector erweitern. Dabei erfolgt eine automatische Verschlagwortung der Ablageinformationen. Der CM Studio .OCR-CONNECTOR ist eine kombinierte Hardund Softwarelösung bestehend aus einem Nettop PC auf Basis von Windows 7 und eine Connector-Lizenz der weltweit marktführenden Texterkennungssoftware OmniPage Professional von Nuance Communications Inc. Innerhalb des Imports von Dokumenten in die CM Studio .DMS-SERVER Datenbank benötigt man nur einen Mausklick, um die Volltextsuche zu aktivieren. Damit werden alle zu archivierenden Dokumente automatisch für die Volltextsuche innerhalb des elektronischen Archivs freigegeben und mittels des OCR-Connectors vollständig verschlagwortet. Für das Erweiterungstool gibt MASCH Software Solutions ebenfalls eine unverbindliche Preisempfehlung von € 999,00 zzgl. MwSt. an.

Weitere Informationen zu dem CM Studio .DMS-SERVER finden Sie auf der Internetseite von MASCH Software Solutions unter http://www.masch.com/....

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Schaarschmidt Hard- & Software e.K.
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Martin Schaarschmidt
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