Die Papierberge bleiben (noch) bestehen - deutsche Unternehmen setzen nur zögerlich auf elektronische Rechnungen

Itella Studie ergab, dass die Hälfte der Unternehmen auch in Zukunft auf Papierrechnungen setzt
(PresseBox) (Düsseldorf, ) Elektronische Rechnungen gewinnen in Deutschland nur langsam an Akzeptanz. Das ergab eine Studie des Marktforschungsinstituts AddValue im Auftrag des Rechnungslogistikers Itella. Demnach erwarten 48 Prozent der befragten Unternehmen, auch in zwei bis drei Jahren ausschließlich Papierrechnungen zu verschicken. Damit rangiert Deutschland in Europa im unteren Mittelfeld, was die Akzeptanz elektronischer Rechnungen anbelangt. So erwarten im Vergleich nur elf Prozent der Unternehmen in Finnland und ein Viertel der britischen Unternehmen reine Papierprozesse in der nahen Zukunft. Deutschland holt damit im europäischen Vergleich nur langsam auf: In einer vergleichbaren Itella-Studie aus dem Jahr 2008 erwarteten 53 Prozent zukünftig ausschließlich auf Papier zu setzen. Viele oder zumindest hauptsächlich elektronische Rechnungen zu verschicken erwartet in den nächsten Jahren nur jedes vierte deutsche Unternehmen. Eine leichte Steigerung: Vor zwei Jahren erwartete dies nur jedes fünfte Unternehmen.

"Die Zahlen zeigen es: Die e-Rechnung bahnt sich langsam aber stetig seinen Weg in den deutschen Markt. Das so viele Unternehmen jedoch noch immer zögerlich sind, ist unverständlich. Der digitale Rechnungsaustausch bietet Unternehmen sowohl enorme Einsparpotenziale, als auch die Möglichkeit, angeschlossene Prozesse etwa in der Verknüpfung mit der Beschaffung direkt zu optimieren. Dennoch schließen wir die digitale Lücke zu anderen Ländern in Europa nur langsam", erklärt Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland. "Dabei macht es keinen Sinn, sich dieser Entwicklung zu verschließen. Die Infrastruktur, beispielsweise über einfach zu implementierende Provider-Lösungen, die auch die Papierprozesse berücksichtigen und eine gefahrlose Migration erlauben, ist da. Letztlich müssen Unternehmen den Schritt gehen, maximal mögliche Effizienz ihrer Rechnungsprozesse konsequent als Teil des Unternehmenserfolgs zu verstehen."

Auch im Rechnungseingang gibt es in Deutschland noch Optimierungspotenzial. Zwar sehen Unternehmen zunehmend den Nutzen, Eingangsrechnungen zu einem bestimmten Zeitpunkt im Prozess zu digitalisieren, doch werden 40 Prozent der anfallenden Rechnungen erst nach der Bearbeitung, nämlich zum Archivieren, gescannt. 2008 lag dieser Wert bei 33 Prozent. Zum Vergleich: Nur sieben Prozent der Rechnungen in Finnland werden ausschließlich zum Archivieren digitalisiert. "Dieser Prozess ist absurd", so Schlotmann. "Wenn ich mich als Unternehmen schon dazu entschließe, meine Eingangsrechnungen zu digitalisieren, dann mache ich das doch am Anfang meines Prozesses. So habe ich die Rechnung digital zur weiteren Bearbeitung, etwa dem Freigabeprozess, vorliegen. Das spart Zeit und Geld."

Vom Gesamtrechnungsaufkommen in Deutschland werden nur 16 Prozent der Rechnungen vor der Bearbeitung eingescannt - lediglich zwei Drittel davon zur weiteren Verarbeitung. Mit einem Anteil von 44 Prozent aller Rechnungen, die überhaupt nicht digitalisiert werden, rangiert Deutschland am Ende der untersuchten Länder.

Geht es um die Gründe, warum deutsche Unternehmen ein Projekt für die Rechnungslogistik anstoßen, spielen die Faktoren Kostenersparnis (23 Prozent) und die Reduktion manueller Arbeit (12 Prozent) die wichtigste Rolle. Mit sieben Prozent stufen deutsche Unternehmen außerdem das Thema Transpromo, also die Verknüpfung von Transaktionsdokumenten und Werbung, als sehr wichtig ein, wichtiger als es die anderen untersuchten Ländern tun.

Für die Befragung wurden Daten von über 4.700 Unternehmen in 16 Europäischen Ländern erhoben; darunter Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Großbritannien, Lettland, Litauen, Norwegen, Österreich, Polen, Rumänien, Russland, Schweden, Slowakei, Tschechien und Ungarn. Itellas Ziel war es, die gegenwärtige und zukünftige Nutzung digitaler Formate im Rechnungseingang und ausgang genauer zu beleuchten.
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