SharePoint-Portale vorausschauend planen

Die SharePoint-Experten von der IPI GmbH gestalten SharePoint-Portale auf der Basis der 5i-Methode
Roland Klein, Geschäftsführer der IPI GmbH (PresseBox) (Lichtenau, ) Die IPI GmbH, Lichtenau, präsentiert eine völlig neue, wissensbasierte Herangehensweise an Portal-Projekte auf der Basis von Microsoft SharePoint. Basierend auf der Erfahrung mit mehr als 250 Kunden hat das Unternehmen die 5i-Methode weiterentwickelt, die aus der Disziplin Wissensmanagement bekannt ist. Die Methode ermöglicht einen ganzheitlichen, validierten Ansatz für die Einführung von SharePoint. Sie eignet sich besonders für wissensorientierte Unternehmen, die neben dem Publishing auch hohe Anforderungen an Collaboration und Communities stellen. Vorausschauend auf mögliche Entwicklungen und künftige Anforderungen an die Informationsbeschaffung im Unternehmen bildet IPI SharePoint-Portale, die die Anforderungen nach Zusammenarbeit, aber auch nach einer umfassenden Wissensbasis komfortabel und ohne Medienbruch abdecken. Das Modell berücksichtigt dabei sowohl Infrastruktur-, Integrations-, Wissens- als auch Zugangsdienste. IPI konzentriert sich bereits seit 2002 ausschließlich auf SharePoint-Projekte und -Lösungen.

Zu den Infrastrukturdiensten im Modell gehören verschiedene Datenquellen, die an den SharePoint angebunden sind. Die Integrationsdienste, beispielsweise Business-Connectivity-Services, Web-Services oder auch Workflows, dienen einem vereinheitlichten Zugriff durch die Anwender und reichern beispielsweise Suchergebnisse um semantische Informationen an. Zu den Wissensdiensten zählen unter anderem zahlreiche SharePointeigene Basisfunktionen. Mit diesen werden Informationen sinnvoll gebündelt und wissensspezifische Aktionen angeboten. Unter den Zugangsdiensten versteht IPI die Präsentationsschicht und Nutzeroberfläche, über die die Anwender auf die vielfältigen Informationen und Dokumente zugreifen können.

"Hintergrund der 5i-Methode ist folgender: Unternehmen starten oft mit einem SharePoint-Portal und dieses wächst dann organisch. Erst gibt es Teamsites für ein besseres Zusammenarbeiten unter den Mitarbeitern, dann kommen Projektsites hinzu. Durch den guten Erfolg und die hohe interne Akzeptanz wünschen sich die Nutzer zudem noch Communities, eine gemeinsame Wissensbasis, Dashboards mit Business-Intelligence-Daten, Unternehmensnews und eine zentrale Suche. Betrachtet man diese mögliche Entwicklung eines SharePoint-Portals nicht im Voraus, entstehen Medienbrüche und eine Vielzahl von Informationsinseln nebeneinander", umreißt IPI-Geschäftsführer Roland Klein die Erfahrungen der SharePoint-Spezialisten.

Ziel von IPI ist eine bestmögliche kontextsensitive und personalisierte Vernetzung der zahlreichen Informationen innerhalb von SharePoint. Eine Suchergebnisseite liefert dann unter anderem übersichtlich alle Informationen zum Beispiel zu Kunden, Projekten, Modulen, aber auch Besprechungsprotokollen oder Angeboten. Anhand von Inhaltstyp, Dokumententyp oder Autor kann der Anwender die Suchergebnisse weiter einschränken oder das zutreffende Ergebnis direkt auswählen. Analog dazu werden beispielsweise bei der Sicht auf ein Kundenobjekt Informationen zu Kontakten, Angeboten, Umsätzen und Rechnungen ebenso übersichtlich angezeigt wie Informationen zum Projekt, zur Entwicklung oder zum Kundenservice. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Information in strukturierter (Datenbanken) oder unstrukturierter (Dokumente, Wikis, Blogs, ...) Form vorliegen.

Wesentlicher Erfolgsfaktor dieses Modells sind die Wissensdienste. Fünf verschiedene Kriterien fließen hier ein, um Anwender optimal mit allen relevanten Informationen zu versorgen: So gehören vielfältige Recherche- und Alert-Tools ebenso dazu wie das Individualisieren von Informationen beispielsweise über Social Tags, Blogs oder persönliche Seiten. Die Interaktion mit Kollegen wird durch Wikis, Team-Blogs, Kalender, Profile und ähnliches gestärkt. Der Bereich Informationssammlung wird unter anderem durch Bibliotheken, Formulare, Workflows und Records unterstützt. Auch das Lernen und die Content-Erstellung lassen sich im 5i-Modell hinreichend integrieren. Redaktionelle Inhalte, das SharePoint Learning Kit und weitere Funktionalitäten werden hierzu gezielt eingesetzt.

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