Effizientes Workflowmanagement

Optimierte Katalogproduktion bei Langenscheidt
(PresseBox) (Aalen, ) Der Fach- und Wörterbuch-Verlag Langenscheidt stellt Buchhändlern und Lehrern jedes Jahr sein aktuelles Programm in Teil- und Gesamtkatalogen zur Verfügung. Bisher lief die Produktion äußerst aufwändig und ohne einheitlichen Workflow ab. Korrekturabstimmungen passierten vielfach per Fax, Telefon oder E-Mail. Oft wurden bis kurz vor der Drucklegung manuelle Änderungen vorgenommen. Abweichende Layouts in den verschiedenen Katalogen verhinderten ein einheitliches Erscheinungsbild.

Entsprechend umfassend war die Aufgabenstellung an die Dienstleister CONTENTSERV und SDZeCOM. Zu den Anforderungen gehörten

- eine Standardisierung der Abläufe bei der Printproduktion;
- die Einführung eines Database Publishing-Systems zur Reduktion externer Kosten;
- automatisierte Katalogerstellung mit der Möglichkeit von Korrekturen bis kurz vor Drucklegung direkt in den original Adobe® In- Design-Dateien via Webbrowser und InDesign-Client;
- die Schaffung eines zentralen, webbasierten Datenmanagements mit transparenter Einbindung aller Beteiligten;
- die Implementierung eines druckverbindlichen Previews, um schon sehr früh im Produktionsprozess den Textfluss zu kontrollieren;
- Unterstützung zur Einhaltung der Corporate Design-Vorgaben;
- eine Vereinfachung und Beschleunigung von Abstimmungs- und Korrekturprozessen;
- die Ausschaltung von Fehlerquellen und Medienbrüchen;
- eine medienneutrale Speicherung mit der Möglichkeit, die Medienergebnisse effektiv mehrfach zu verwerten.

Anbindung vorhandener Systeme

Zu Projektbeginn wurde die bestehende Produktdatenbank / das CMS an CONTENTSERV angebunden. Die Bilddaten der Verlagstitel wurden in die Media Asset Management- Lösung von CONTENTSERV eingefügt. Somit stehen sämtliche verfügbaren Daten und Medien für alle Beteiligten (Mitarbeiter, Autoren und Dienstleister) zentral und aktuell auf der CONTENTSERV-Webplattform bereit.

Auf Grundlage des Corporate Designs programmierte SDZeCOM die Adobe® InDesign®-Templates für die Kataloge. Diese wurden im zentralen CONTENTSERV-Vorlagenmanagement hinterlegt. Alle Produktinformationen und Abbildungen sind mit den Layout-Vorlagen verknüpft und werden nun über das vollintegrierte Database Publishing System dynamisch eingelesen.

Katalog-Previews in jeder Phase der Fertigstellung

Die Hauptaufgabe der SDZeCOM GmbH & Co. KG in dem Projekt war die Umsetzung der Ausleitung. Eine wichtige Anforderung war dabei, dass schon sehr früh im Produktionsprozess der Gesamtumfang sowie die Seitenumbrüche einer Publikation feststehen - wenn möglich druckverbindlich. Zweitens wünschte sich Langenscheidt ein System, das nach Fertigstellung weitgehend ohne fremde Unterstützung, also ohne externe Dienstleister, bedient werden kann. Angesichts dieser beiden Aufgaben entschloss sich der Aalener IT- und Mediendienstleister, für Langenscheidt eine Anwendung auf Basis des SDZeCOM-Publishers zu programmieren.

Dies hat den Vorteil, dass der bisherige Workflow der Katalogproduktion in großen Teilen beibehalten werden konnte. So kann der Münchner Fachverlag seine Produktdaten weiterhin im Content Management System pflegen und daraus per XML an das Database Publishing System übergeben.

Während bisher immer nur einzelne Teile eines Katalogs generiert wurden und der gesamte Katalog somit diverse manuelle Korrekturzyklen durchlief, kann nun auch eine Gesamtversion des Katalogs ausgespielt werden. Hierfür wählt der Benutzer den entsprechenden Katalog aus und erzeugt quasi auf Knopfdruck druckverbindliche In- Design-Dokumente. Diese dienen nun als Korrekturvorlage und können bis kurz vor Drucklegung bearbeitet werden.

Auf diese Weise produziert Langenscheidt vollautomatisch neun verschiedene Teilkataloge sowie ein Gesamtverzeichnis. Als Layoutbasis für all diese Publikationen hat SDZeCOM nur ein einziges Template erstellt, das aufgrund seiner hochdynamischen Programmierung sämtliche Anforderungen an die Gestaltung erfüllt. Besondere Herausforderungen lagen in der Darstellung der verschiedenen Währungen und in der unterschiedlichen Anzahl darzustellender Preise in den jeweiligen Katalogen. Außerdem musste die Präsentation sehr unterschiedlicher Artikelarten gelöst werden. So werden Bücher mit einer ISBN-Nummer und Download- Artikel mit einer URL ausgegeben.

Auch Verzeichnisse aller Art können mit der neuen Anwendung generiert werden (z.B. Sprachen-ABC, Stichwortregister, Autoren- und Seitenverzeichnisse).

Die beiden wichtigsten Anforderungen des Kunden wurden erfüllt: Die Anwendung ermöglicht, jederzeit ein druckverbindliches Preview zu erzeugen, das den Umfang und das Layout des künftigen Katalogs anzeigt. Außerdem ist das System so aufgesetzt, dass es einfach zu handhaben und zu bedienen ist. Alle Korrekturen können von den Langescheidt-Mitarbeitern inhouse und ohne Unterstützung eines externen Dienstleisters vorgenommen werden.

Webbasierter Feinschliff

Änderungen an Produktdaten, etwa an Preisen und Texten, sind bis zur Druckfreigabe jederzeit möglich. Für den endgültigen Feinschliff der Sprachkataloge können die bereitgestellten InDesign-Layoutdaten über das Webto-Print-System von CONTENTSERV direkt im Webbrowser bearbeitet und für die Drucklegung finalisiert werden. Auf diese Weise können beispielsweise Korrekturen im Textumbruch, bei Preisen oder Änderungen von Bildzuweisungen ohne spezielles Wissen von jedem berechtigten Benutzer in der Original-Datei durchgeführt werden. Dabei durchlaufen sie über den Workflow alle nötigen Korrektur- und Freigabeprozesse bis zur PDF-Ausgabe.

Parallel entstehen so mehrere Verlagsprodukte gleichzeitig aus dem gemeinsamen, einheitlichen Datenbestand. Auch die bekannten Langenscheidt Sprachkalender wurden über das CONTENTSERV Webto- Print-System wesentlich schneller und damit kostengünstiger produziert.

Tobias Streitferdt, Product Master bei der Langenscheidt KG, ist überzeugt: "Mit Hilfe des Webto- Print-Verfahrens haben wir die Möglichkeit, unsere Werbemittel effizienter, aktueller und fehlerfreier zu produzieren. Die Trennung von Inhalt und Design gibt uns darüber hinaus die Möglichkeit, schneller auf neue Anforderungen des Marktes zu reagieren."

Der Kundennutzen

- Druckverbindliches Preview kann jederzeit im Produktionsprozess erzeugt werden
- Database Publishing-Lösung wurde in den bisherigen Workflow der Katalogproduktion integriert
- Gesamte Katalogproduktion ohne Unterstützung fremder Dienstleister möglich
- Ein Großteil der bisherigen Satzkosten entfällt
- Alle Layout-Vorgaben wurden durch ein hochdynamisches Template erfüllt einfache Handhabung der Software CONTENTSERV
- zentrale, stets aktuelle Datenbasis für alle Beteiligten
- gestraffte Korrekturprozesse sorgen für deutliche Zeit- und Kostenersparnis bei der Katalogerstellung
- Medienbrüche gehören der Vergangenheit an

Kontakt

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