CAS AG integriert Rechnungserfassung mit unterschiedlichen Applikationen in eine Komplettlösung unter SAP R/3

CAS Concepts and Solutions AG auf der DMS-Expo 2005: Halle 1, Stand 1620 (Partnerstand daa Systemhaus)
Ablaufdiagramm von 100%Invoice. (PresseBox) (Hamburg, ) Ihre Lösung 100%Invoice für die automatisierte Rechnungsverarbeitung zeigt die CAS Concepts and Solutions AG auf der diesjährigen DMS-Expo 2005 (27. - 29. September) in Essen. Das Gesamtpaket der CAS AG integriert mehrere Applikationen unterschiedlicher Hersteller wie SAP und spezialisierte Erfassungs- und Archivierungssoftware. Die Rechnungen lassen sich unabhängig von der Eingangsart in den Prozess einbinden, beispielsweise Papierbelege oder auch per EDI übermittelte Dokumente. Die Weiterverarbeitung erfolgt dann mit dem Genehmigungsworkflow KREflow anhand individuell hinterlegbarer Kriterien wie Betragsgrenzen, Buchungskreis-, Kostenstellen- und anderen Kontierungszuordnungen. Weiterhin werden eindeutige Genehmiger- und Vertreterregelungen berücksichtigt. Freigaben können auch elektronisch nach dem Vier-Augen-Prinzip vorgenommen werden. Darüber hinaus lassen sich neben Workflow-Benachrichtigungen über den SAP-Postkorb auch beliebige Mailsysteme für den Prüf- und Freigabeprozess nutzen. Der Mitarbeiter, der eine Rechnung freigibt, erhält eine Mail mit dem Link zur Web-Genehmigung und dem Originalbeleg. Möglich ist eine Authentifizierung per PIN im Internet. Sobald eine Rechnung geprüft ist, wird der Workflow beim Sachbearbeiter in der Buchhaltung fortgesetzt. Ein Workitem informiert über die entsprechende Folgeverarbeitung. Nach dem Verbuchen eines genehmigten Belegs wird das Workflowprotokoll als PDF archiviert und mit der Rechnung in SAP R/3 verknüpft.

100%Invoice und KREflow werden auf dem Stand der daa Systemhaus AG im Zusammenspiel mit der Archivierungssoftware scanview von daa gezeigt. In diesen Prozess wird das Beleggut mit scanview gescannt und an die Lösung smartFIX INVOICE von Insiders Technologies übergeben. Letztere erkennt die Eingangsrechnungen ohne Formularhinterlegung per Freiform-Technologie und analysiert bzw. interpretiert die Dokumente. Die identifizierten Rechnungsdaten werden über das DCI-Interface der CAS AG innerhalb von SAP R/3 automatisiert weiterverarbeitet und gebucht. Der aktuelle Status des Dokumentes ist im Rechnungseingangsbuch des DCI-Interfaces ersichtlich. Die Lösung ist damit in der Lage, hochgradig automatisiert Rechnungen zu bearbeiten, die mit einer manuellen Handhabung oft mehrere Tage unbearbeitet geblieben wären. Rechnungen ohne Bestellbezug oder mit Preis- und Mengendifferenzen werden über den Genehmigungsworkflow KREflow zur Klärung bzw. Genehmigung weitergegeben.
Die Kopplung mit dem Dokumentenmanagement- und Archivsystem scanview ermöglicht es, die Rechnungen und weitere kaufmännische Belege in kompletten Vorgangsakten zu recherchieren. Alle SAP-Beleginformationen werden automatisch zusammen mit dem Workflow-Protokoll des Genehmigungsprozesses archiviert.
"Die herausragenden Vorteile einer automatischen Rechnungsverarbeitung sind die enormen Einsparungsvorteile in der Bearbeitungszeit, so dass sich Skonti optimal ausschöpfen und Mahnungen reduzieren lassen. Nicht zuletzt entlastet man die Mitarbeitern in der Buchhaltung von stupiden Erfassungstätigkeiten und ermöglicht ihnen, sich auf qualitativ anspruchsvollere Arbeiten wie Monatsabschlüsse und ähnliches zu konzentrieren", streicht Evelyn Zeiss, Practice Leader Document Management bei der CAS Concepts and Solutions AG, heraus.

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