Hausverwaltung Immerheiser baut auf TNCS

Der Spezialist für Informations-Management TNCS modernisiert Dokumentenverwaltung: Fokus auf qualitativem Wachstum
(PresseBox) (Mainz, ) Die TNCS GmbH & Co. KG, Mainz, hat für die ortsansässige Hausverwaltung Immerheiser GmbH eine System-Lösung zum Dokumenten-Management implementiert. Dabei wurde die von TNCS entwickelte Software X-business solutions (Xbs) in die bestehende EDV-Landschaft des Betriebes integriert. Zukünftig optimiert Xbs die Unternehmensabläufe, indem es zentral alle Vorgänge verwaltet, überwacht, dokumentiert und archiviert. Durch optimierte Arbeitsabläufe hat das Hausverwaltungsunternehmen Immerheiser seit Projektstart Anfang des Jahres in einem Prozess qualifizierten Wachstums die Anzahl der betreuten Objekte um 50% gesteigert und drei neue Mitarbeiter eingestellt.

Objekt- und Wohnungsmanagement zählen zu den täglichen Herausforderungen der Hausverwaltung Immerheiser. Kleinere Einheiten mit zwei bis drei Wohnungen bis hin zu großen Objekten von 170 Wohneinheiten sorgen für Aktion im Team um Geschäftsführer Sven Immerheiser. Mieterwechsel, Eigentümerversammlungen und Reparaturen müssen koordiniert werden. Das Team ist zugleich Ansprechpartner für die beteiligten Parteien. Hierbei kommt es auf lückenlose Dokumentation und schnelle Auskünfte an.

Für Immerheiser bietet das Rhein-Main-Gebiet vielfältige Wachstumspotentiale. Doch die Belastungsgrenze des Teams war erreicht. "Allein die Ablage benötigt mehrere Minuten pro Arbeitsschritt", so Geschäftsführer Sven Immerheiser. "Rechnet man die Suchzeiten hinzu, wird klar, dass wir hier etwas ändern mussten. Alle Informationen müssen uns während der täglichen Arbeit direkt zur Verfügung stehen. Spätestens bei Eigentümerversammlungen benötige ich alle Informationen auch auf meinem Notebook", beschreibt er seine Anforderungen. Um weitere Wohneinheiten verwalten zu können, hat TNCS eine Lösung implementiert, die - eingegliedert in die bisherigen Arbeitsprozesse - Abläufe im Unternehmen unterstützt und vereinfacht sowie alle rechtlichen Aspekte der Aufbewahrungspflichten erfüllt.

Xbs ermöglicht die schnelle und zuverlässige Ablage aller ein- und ausgehenden Informationen. Gleichzeitig erleichtert das System das Auffinden von Dokumenten während des Kundenkontakts. Zeit und Kosten für Rückrufe werden eingespart. Kompetente Auskünfte der Mitarbeiter im direkten Gespräch steigern die Kundenzufriedenheit. Die Immerheiser GmbH verwaltet in der Region Rhein-Main-Nahe Mehrfamilienhäuser, Wohnparks, Reihenhausanlagen sowie Gewerbeobjekte. Durch die Umstellung auf digitale Verwaltung konnten die Bearbeitungszeiten reduziert, die Qualität gesteigert und die Rentabilität des Unternehmens erhöht werden. Die Optimierung der Abläufe macht Kapazitäten frei: das Team kann bei gleicher Qualität mehr Objekte betreuen. Thomas Hahner, Geschäftsführer von TNCS, kennt die Reaktion seiner Kunden: "Am Anfang ein wenig skeptisch, bemerken sie bald, dass Dokumenten-Management den Workflow erheblich erleichtert. In kürzerer Zeit kann mehr abgearbeitet werden. Dabei sind Zeiteinsparungen von 40 % bis 90 % realistisch."

Kontakt

Drivve GmbH & Co. KG
Anni-Eisler-Lehmann-Straße 3
D-55122 Mainz
Social Media