BancTec´s Hochleistungsscanner DocuScan 9000 erfasst bei der SEB AG Deutschland täglich 17.000 Dokumente für 1 Million Privatkonten

Schneller Zugriff auf Daten von einer Million Privatkonten
docuscan9000kleinbild.jpg (PresseBox) (Langen, ) Die SEB AG Deutschland, die deutsche Tochtergesellschaft eines der führenden Finanzdienstleistungskonzerne Nordeuropas, betreut in 175 Filialen ca. 1 Million Privatkonten. Für das tägliche Einscannen von rund 17.000 Dokumenten zu diesen Konten, die im Archiv zur Verfügung stehen und in den Workflow eingespeist werden, setzt die SEB AG seit Januar 2005 den DocuScan 9000 von BancTec ein, einen High-End-Scanner zur Dokumentenverarbeitung. Er bietet der SEB AG die gewünschten vielfältigen Einsatzmöglichkeiten, hohe Geschwindigkeit, Produktivität und Imagequalität sowie die Verarbeitung unterschiedlichster Papierformate. Die BancTec GmbH ist führender Anbieter von Lösungen für das Scannen, Verarbeiten, Verwalten und Archivieren von Dokumenten.

Vor dem Jahr 2000 wurden bei der SEB AG die Originale der Kontounterlagen auf zwei Servicecenter aufgeteilt und in Archiven aufbewahrt. Bei Anfragen aus den Filialen zu den Konten mussten Mitarbeiter auf diese Unterlagen manuell zugreifen, was sich als umständlich und zeitaufwändig erwies. Zudem wurden neue Unterlagen sowie Änderungen nach der Bearbeitung durch die Servicecenter in Papierform archiviert – eine Methode, die viele personelle Ressourcen, Zeitverzögerungen und Lagerplatz kostete.

Um diesen Prozess zu rationalisieren und schneller auf die Informationen zugreifen zu können, stellte die SEB AG im Jahr 2003 nach und nach auf ein elektronisches Archiv um. Zunächst wurden alle bestehenden Akten archiviert. Hinzu kam in einem zweiten Schritt das Tagesgeschäft der Filialen mit ca. 6.000 Formularen pro Tag, die über Nacht nach Frankfurt transportiert und dort bis 10.00 Uhr mit dem DocuScan 9000 von BancTec eingescannt werden. Durch die Steuerung der Barcodeerkennung werden sie per Workflow an die Servicecenter weitergeleitet und dort bearbeitet oder direkt in die jeweilige virtuelle Kundenakte in das zugehörige Register gestellt. „Die Antwortzeiten in der Kundenbetreuung konnten wir bei den Kontoanfragen durch dieses Verfahren auf wenige Sekunden reduzieren,“ erklärt Bärbel Graf, Leiterin Dokumenten Management bei der SEB AG.

Für die SEB AG war es von höchster Wichtigkeit, eine Scannerstraße zu installieren, die folgende Kriterien erfüllt: brillante Bilderstellung von Verträgen, Pässen mit Fotos, etc., Erkennung von Barcodes und Codebar zu mindestens 99,8%, Outsourcepocket zur Aussteuerung der aufbewahrungspflichtigen Formulare sowie die Verarbeitung aller Papierformate von A4 bis A6 und aller Papierstärken. Die SEB AG entschied sich für den DocuScan 9000 von BancTec, weil der Scanner der Bank die Barcodeerkennung aller Formulare sowie ein absolut originalgetreues Abbild des eingereichten Papiers ermöglicht. Das Outsourcepocket steuert die Lagerung von Formularen, die 30 Jahre aufbewahrt werden müssen und ca. 10% des Gesamtvolumens ausmachen. Diese Formulare erhalten außer einem Barcode zusätzlich an einer anderen Stelle eine Codebar. Der DocuScan 9000 erkennt die Formulare mit Codebar und sortiert diese in ein gesondertes Fach für die separate Lagerung. Auf diese Weise kann der Großteil - 90% - der Formulare nach dem Scannen Platz sparend vernichtet werden.

Weitere wichtige Kriterien waren Schnelligkeit und Durchsatz des Scanners, da sich das Scanvolumen von ursprünglich 6.000 Seiten täglich in 2003 auf 17.000 im Jahr 2005 erhöhte. Seit 2003 werden auch alle Personalakten und die tägliche Erstellung von Personalvorgängen gescannt. Das Volumen steigt weiterhin kontinuierlich, da zukünftig Formulare und Akten aus weiteren Unternehmensbereichen der SEB AG in den Scanprozess integriert werden sollen.

Die SEB AG ist in den Geschäftsfeldern Privatkunden, Firmen- und Immobilienkunden sowie Institutionelle Kunden tätig. Europaweit hat der schwedische Konzern 5 Millionen Kunden, betreibt 670 Filialen und beschäftigt rund 18.000 Mitarbeiter.

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