Bürokratieabbau beim Rechnungsversand, aber richtig

Behrens & Schuleit-Geschäftsführer empfiehlt, internes Kontrollsystem rechtlich prüfen zu lassen
(PresseBox) (Düsseldorf, ) Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 fällt am 1. Juli 2011 eine Hürde, die bisher eine stärkere Akzeptanz des elektronischen Versands von Rechnungen erschwert hat. „Da das EDI-Verfahren und die qualifizierte elektronische Signatur in diesem Bereich überflüssig werden, erhalten vor allem kleinere Unternehmen einen attraktiven Anreiz für die Umstellung von papierbasierten Rechnungen auf das elektronische Pendant“, erklärt Thomas Rick, Geschäftsführer der Behrens & Schuleit GmbH. Dies bedeutet aber auch, dass für sie das Dokumentenmanagement noch wichtiger wird.

Hintergrund ist, dass das Bundesfinanzminsterium Unternehmern mit der neuen Regelung künftig die Wahl zwischen drei Verfahren zur Sicherung des Vorsteuerabzuges bietet. Es schreibt nicht mehr den Einsatz elektronischer Signaturen basierend auf einem qualifizierten Zertifikat oder die Übertragung per EDI (Electronic Data Interchange) vor, sondern akzeptiert auch andere Verfahren, welche die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts über den vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum gewährleisten. In der Frage der Archivierung verweist das Steuervereinfachungsgesetz auf die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

„Die Erfüllung dieser Vorschriften ist eine der wichtigsten Forderungen“, unterstreicht Thomas Rick und erläutert: „Innerbetriebliche Kontrollverfahren können helfen, die Rechtsbestimmungen einzuhalten.“ Deshalb rät er, ein internes Kontrollsystem (IKS) einzuführen und von einem qualifizierten Spezialisten überprüfen und dokumentieren zu lassen. „Wir kennen die Anforderungen an ein IKS, weil wir uns als Anbieter eines DMS schon seit Jahren damit beschäftigen“, sagt Thomas Rick.

Firmen, die ein DMS einsetzen, das mit einem IKS dokumentiert ist, haben einen klaren Vorteil. Auch Unternehmer, die ihr Verfahren erst jetzt dokumentieren lassen, können das Einsparpotenzial voll ausschöpfen, das die neue Regelung mit sich bringt, und von vielen Vorteilen profitieren. Denn bei der Dokumentation des IKS geht es nicht nur darum, die gesetzlichen Auflagen zu erfüllen. Das IKS ist gleichzeitig Bestandteil eines unternehmensweiten Riskiomanagements. Es hilft, den ordnungsgemäßen Ablauf des betrieblichen Geschehens zu gewährleisten und die Effizienz zu steigern. Als Kontroll- und Steuerungsinstrument sorgt es für Kontinuität und Qualitätsverbesserung sowie für Zuverlässigkeit und Reproduzierbarkeit von Ergebnissen. Abläufe werden sicherer und transparenter. Abweichungen von Zielvorgaben können schneller erkannt und entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

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