Chemische Fabrik Budenheim: Zentrales Digital-Archiv statt zeitaufwendiger Papierprozesse

(PresseBox) (Ehningen, ) Die Chemische Fabrik Budenheim hat ihre Finanzbuchhaltung und Auftragsabwicklung mit Hilfe von IBM Software und Integrationsleistungen von IBM Geschäftspartner GIS optimiert: Statt zeitraubender Papierprozesse stellt nun ein Content-Management-System alle relevanten Informationen in einem zentralen Archiv zur Verfügung. Dadurch können Mitarbeiter schneller auf die notwendigen Daten zugreifen und somit die Abrechnungsprozesse verkürzt werden. Zum Einsatz kommt die Software IBM Content Manager für das Informationsmanagement, der IBM Tivoli Storage Manager für die Langzeitspeicherung und CommonStore für die Integration mit SAP und Lotus Domino.

Die Chemische Fabrik Budenheim KG (cfb) mit Sitz in Budenheim bei Mainz ist einer der international führenden Hersteller von Phosphaten und Phosphorsäure für Lebensmittel, Pharma und andere Anwendungsgebiete. Die Finanzbuchhaltung des Unternehmens nutzt schon seit längerer Zeit ein SAP R/3-System. Jedoch erfolgte die Bearbeitung, Ablage und Zustellung von Eingangsrechnungen noch in Papierform. Für den Datenabgleich mussten die Mitarbeiter die zugehörigen Bestell- und Lieferscheine ausdrucken, beziehungsweise auf dem File-Server suchen. Zudem benötigte die Langzeitaufbewahrung immer mehr Arbeitszeit und Ablageraum. Die zeitintensive Informationssuche führte zu langen Liegezeiten von Rechnungen und dadurch zu Skonto-Verlusten. Gleichzeitig waren die E-Mail-Datenbanken der Datenflut nicht mehr gewachsen.

Um die Buchhaltungsprozesse zu beschleunigen, entschied sich das Unternehmen zur Implementierung eines Content-Management-Systems. So scannt zu Beginn eine Kofax- Lösung die eingegangenen Rechnungen. Die Inhalte werden dann vom IBM Content Manager, dem Kern der Lösung, in einem Digitalarchiv verwaltet. Nutzer können hier Informationen mit verschiedenen Anwendungen und in unterschiedlichen Prozessen abrufen. Die Informationen für Kunden, Partner und Mitarbeiter sind somit integriert und konsistent.

Auch die mittels der Kofax- Lösung erfassten Eingangsrechnungen werden hier mit Anlagen und Zusatzinformationen sofort digitalisiert und automatisch archiviert. Die Verbindung zwischen dem Content- Management und dem bereits bestehenden Mail- bzw. SAP- System wird durch den IBM Common Store sicher gestellt. So kann zum Beispiel eine Verknüpfung mit dem jeweiligen SAP- Objekt, wie etwa einer Bestellung hergestellt werden und auch Anhänge lassen sich mit IBM Common Store für Lotus Domino einfach auf dem zentralen Server ablegen und später per Hyperlink aufrufen. Der IBM Tivoli Storage Manager sorgt für die Langzeitarchivierung. Implementiert wurde die Lösung von IBM Geschäftspartner GIS.

"Papierbasierte Prozesse dominierten lange Zeit unseren Arbeitsalltag.

Jedoch waren diese sehr zeitintensiv und die einzelnen Informationen für Mitarbeiter schwer auffindbar. Daher wollten wir mit Hilfe von IBM Geschäftspartner GIS und der neuen IBM Software unsere Prozesse effizienter gestalten. Dies ist aufgrund der digitalen Integration sämtlicher Buchungsbelege in den bestenden Workflow gelungen. Wir können jetzt Transport- und Liegezeiten minimieren und gleichzeitig die Abrechnungsprozesse beschleunigen", so Bernd Müller, Teammanager Bereich IT- SAP Services, Chemische Fabrik Budenheim.

Wie Unternehmen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit nutzen können - das ist auch Thema des IBM Information Management Forums 2011, das am 23. und 24. Mai in Darmstadt statt findet. In Präsentationen und Breakout-Sessions präsentieren Experten von IBM, Partnern, Analysten und Kunden aktuelle Fragestellungen zu Technologie-Trends, Chancen und Perspektiven und geben Einblick in Praxisprojekte. Erleben Sie als besonderes Highlight auf der Konferenz außerdem den IBM Supercomputer Watson und feiern Sie mit IBM das 100jährige Jubiläum!

Weitere Informationen zum IBM Information Management Forum 2011 unter http://www-05.ibm.com/...

Weitere Informationen zur Chemischen Fabrik Budenheim: www.budenheim.com

Weitere Informationen zu IBM Geschäftspartner GIS: http://www.gish.de/...

Weitere Informationen zu IBM Enterprise Content Management: www-01.ibm.com/software/de/data/ecm

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