Engel & Völkers senkt Kosten mit flexibler Online-Archivlösung

Weniger Platzbedarf dank TMS Archiv
(PresseBox) (Bremen, ) Das weltweit tätige Maklerunternehmen Engel & Völkers (E&V) wird beim Dokumentenmanagement künftig mit Tec Media Services zusammenarbeiten. Das System TMS Archiv wurde bereits während einer mehrmonatigen Pilotphase von zwei E&V-Büros in Berlin und Hamburg getestet. Aufgrund der positiven Erfahrungen stellt der deutsche Marktführer nun allen 200 E&V-Franchise-Partnern in der Bundesrepublik die digitale Archivlösung aus Bremen zur Verfügung.

"Maklergeschäft ist Papiergeschäft", erklärt E&V-Vorstand Kai Enders den Bedarf, "unsere Shops sind voll mit Ordnern". Die Filialen des Unternehmens befinden sich in Innenstadtlagen, sodass die Mieten einen bedeutenden Kostenfaktor darstellen. Statt dort immer mehr Ordner zu lagern, die sich im Laufe der Jahre ansammeln, kann der verfügbare Raum besser für Arbeitsplätze genutzt werden.

Es sei auch nicht effizient, bei der Suche nach älteren Schriftstücken erst einmal in den Keller zu laufen und den richtigen Ordner aufzuspüren, so Enders. "Wenn das Dokument aus Versehen auch noch in den falschen Ordner eingeheftet wurde, findet man es nie wieder." Aus diesen Gründen habe Engel & Völkers sich entschieden, eine digitale Alternative zu erproben.

Das System TMS Archiv von Tec Media Services bietet verschiedene Vorteile: beliebige Aktenstrukturen können eingerichtet werden und die Dokumente sind online von jedem Standort aus abrufbar. Gleichzeitig sind sie rechtssicher hinterlegt - im Falle von Steuerprüfungen stehen die Unterlagen auf Knopfdruck zur Verfügung - und die Datensicherheit ist gewährleistet.

Nicht zuletzt ist das Bezahlmodell gerade für mittelständische Unternehmen attraktiv. "TMS Archiv zeichnet sich durch einen sehr schnellen Return-On-Investment aus, weil keine Software gekauft werden muss, sondern nur eine preiswerte monatliche Gebühr anfällt", erklärt Jürgen Schröder, Geschäftsführer von Tec Media Services. Derartige "Cloud Computing"-Lösungen, die nicht auf der eigenen Hardware laufen, entlasten die Anwender darüber hinaus von den Wartungsarbeiten und ermöglichen eine präzise Planung der Kosten.

Engel & Völkers nutzt einen weiteren Vorteil: "Die Archivlösung ist in unsere Maklersoftware integriert", erläutert Kai Enders. Wenn Dokumente oder Daten erfasst werden, können sie direkt in der Archivlösung abgelegt und dort auch wieder abgerufen werden. Dabei handelt es sich um ein sogenanntes "Single Sign-on": Nutzer müssen sich nur einmal einloggen und können dann sowohl in der Makler- als auch in der Archivsoftware arbeiten.

Enders ist zuversichtlich, dass sich viele Franchisenehmer für TMS Archiv entscheiden. Zwar sei es für Viele erst einmal eine Hürde, "sich von etwas Gegenständlichem wie einem Ordner zu trennen". Zur Sicherheit habe E&V einen IT-Experten gebeten, die Software einer gründlichen Prüfung zu unterziehen - und dieser habe grünes Licht gegeben. "Unsere Daten sind nun sicherer als vorher", betont Enders. Schließlich könne ein Brand in einem Shop alle Ordner vernichten.

Auch für die weitere Zusammenarbeit ist Kai Enders zuversichtlich. "Wir haben Herrn Schröder und Tec Media Services als kompetenten und zuverlässigen Partner kennengelernt, dem wir vertrauen können", berichtet er. "Ich bin sicher, dass TMS Archiv immer auf dem neuesten Stand der Dinge bleiben wird."

Weitere Informationen: www.tec-media-services.de

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