Kann Projektmanagement-Software Projekte retten?

(PresseBox) (Passau, ) Der wirtschaftliche Schaden in Unternehmen durch gescheiterte Projekte ist immens. Bis zu 40 % der Projekte erreichen nicht die geplanten Ziele. Kosten und/oder Zeitbudgets werden nicht eingehalten. Oft wird auch nicht erkannt, dass es sich um ein Projekt handelt. Ursache ist die mangelnde Erkenntnis, dass eine Vielzahl kleinerer zusammen gehörender Aufgaben als Projekt betrachtet und organisiert werden kann. Aber was kennzeichnet ein gutes Projekt?

Laut Definition handelt es sich bei einem Projekt um ein Vorhaben (einmaliges Produkt, Dienstleistung oder Ergebnis), welchem Zeit und Kosten vorgegeben sind, um ein fest definiertes Projekt-Ziel zu erreichen. Wie dieses Ziel allerdings erreicht werden soll, wird oft dem Projektleiter überlassen.

Meist wird zu Projektbeginn ein grober Projektplan entwickelt, welcher bei Vorhandensein einer unterstützenden Software als Projektstrukturplan, Gantt oder ähnliches auf Großformat ausgedruckt und an die Wand gepinnt wird, um zu signalisieren, dass hier echtes Projektmanagement praktiziert wird.

Die weitere Organisation erfolgt häufig mit dezentralen Notbehelfen. Die Ressourcenplanung wird aus dem Bauch heraus entschieden, denn eine genaue Auslastung der Mitarbeiter ist nicht bekannt. Die Beschreibung der Aufgabe erfolgt in getrennten Anweisungen, als Textdokument oder als Mail, nicht selten sogar in Form von handgefertigten Notizen. Die Ausführung durch die Mitarbeiter findet auf ähnliche Weise statt. Läuft ein Projekt ein paar Wochen mit fünf Mitarbeitern oder mehr und es existieren mehrere Projekte parallel, beginnt für den Projektleiter der Stress. Das Management möchte detaillierte Zahlen sehen, die den aktuellen Stand des Projekts wiedergeben. Der Projektleiter beginnt Aufwände der einzelnen Mitarbeiter in Form von "Stundenzetteln" zu sammeln, zu verwalten und in Übersichtstabellen abzubilden, auf Aufgaben-, Teilprojekt- und Projektebene. Je kritischer ein Projekt sich darstellt, desto häufiger wiederholt sich der Zyklus dieser Tätigkeiten. Plötzlich sind Überstunden notwendig um die damit verbundene Verwaltungsarbeit und den Anforderungen im Management gerecht zu werden. Verschiedene Sichtweisen erfordern ein ständiges Umorganisieren. Die Projektleitung reduziert sich auf Verwaltung, statt der eigentlichen Leitung und es wird immer schwieriger einen aktuellen Überblick über das Projekt abzugeben.

Hier zeigt sich der Vorteil einer professionellen Projektmanagement-Software. Die Definition eines Projektes mit allen Teilprojekten und den zugehörigen Aufgaben gehört zum Standard einer PM-Software. Für die Ressourcenplanung ist ein Skill-Management hilfreich, um die richtigen Mitarbeiter zu finden und stets einen aktuellen Überblick über die Auslastung dieser zu haben. Durch die aufgabenbezogene Zeiterfassung fließen Zeiten und Kosten direkt in das Projekt ein. Damit ist der Ist-Zustand abgebildet und stets aktuell abrufbar. Der Projektleiter ist jederzeit über den Stand des Projekts informiert und für Fragen des Managements jeglicher Art gerüstet. Umfangreiche Controlling-Funktionen erleichtern ihm die Arbeit und visualisieren die Ergebnisse in gewünschter Form. Zeitverluste um bei "rot" entgegen zu steuern minimieren sich. Selbst die Abrechnung der Projektzeiten bei Aufträgen kann auf Knopfdruck erledigt werden. Je umfangreicher ein Projekt ist, desto höher ist die Einsparung im Verwaltungsaufwand. Es bleibt mehr Zeit für die notwendige Projektarbeit.

Kontakt

FeRox Management Consulting GmbH
Adolf-Langer-Weg 11a
D-94036 Passau
Social Media