Langenscheidt Verlag entscheidet sich für DocuWare Qualitätsbewusst in allen Bereichen

(PresseBox) () Germering, 10. März 2003 - Um ihren Kundenservice zu verbessern und interne Prozesse effizienter zu gestalten, hat sich die Langenscheidt Verlagsgruppe für den Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare entschieden. Zu den Anforderungen gehörten neben der Daten-Migration aus dem CE-Archiv die Ablösung des alten Jukebox-Systems und eine AS/400-Anbindung.

Mit einem breit gefächerten Programmspektrum in den Bereichen Sprachen, Wissen, Reise und Kartographie gehört die Langenscheidt KG weltweit zu den renommiertesten Verlagshäu-sern. Ein Standbein des Erfolgs ist sicherlich das Qualitätsbewusstsein des traditionsreichen deutschen Familienunternehmens mit Hauptsitz in München. Qualität spielt bei Langenscheidt auch im Vertriebsservice eine wichtige Rolle: Der Einsatz ei-nes Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sorgt schon seit 1997 für den schnellen Zugriff auf benötigte Dokumente, eine höhere Auskunftsbereitschaft, verkürzte Arbeitswege und einen verbesserten Workflow. Ausschlaggebend für den DocuWare-Einsatz im Münchener Verlagshaus war die Entschei-dung, ein neues Dokumentenmanagement-System im Vertriebsservice einzuführen, da das Altsystem nicht weiter betrieben werden sollte. Zu den Anforderungen an das neue DMS gehör-te neben der Daten-Migration aus dem bestehenden CE-Archiv die Ablösung der alten Juke-box. Die revisionssichere Archivierung von Belegen mit Aufbewahrungspflicht war ein weiteres Kriterium des Verlags. Zusätzlich sollte das neue System auf die Auftragsabwicklung ausge-dehnt werden. Die Implementierung und Integration der Windows-Software in eine Citrix-Umgebung mit Oracle-Datenbank und einem Storage Area Network (SAN) auf Basis von Sun Solaris erfolgte ohne Probleme. Zeitaufwändiger war dagegen die korrekte Übernahme alter Datenbestände, da die Datenträger zum Teil nicht konsistent beschrieben waren.

Fachkompetenz als Entscheidungskriterium

Ihre Entscheidung für DocuWare begründeten die IT-Verantwortlichen des Verlagshauses mit den unterstützten Industriestandards, dem günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis und der Fach-kompetenz des DocuWare-Partner Steigauf Daten Systeme (SDS) GmbH aus Vaterstetten. Neben der Basissoftware DocuWare 4.5 werden bei Langenscheidt die Zusatzmodule COLD/READ, RECOGNITION, AUTO INDEX und ACTIVE IMPORT 3 eingesetzt sowie das von SDS entwickelte Modul InnoLink/400 zur Anbindung von DocuWare an die AS/400. In der ersten Projektstufe, die Mitte 2002 startete, wurden alle eingegangenen Bestellungen und Ausgangsrechnungen der Auftragsabteilung archiviert. Heute gelangen täglich etwa 800 Belege aus der Auftragsverwaltung, einer AS/400-Software mit Terminalemulation auf Win-dows-Clients, via DocuWare COLD ins Archiv. Rund 250 Eingangsbelege werden pro Tag mit einem Barcode versehen und per ACTIVE IMPORT automatisch im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Dabei wird automatisch geprüft, ob zu einem gescannten Beleg auch schon ein Auftrag angelegt worden ist. Die Recherchemöglichkeit direkt aus der AS/400-Auftragsverwaltung ist ebenfalls in der ersten Stufe realisiert worden. Die Migration der Altdaten aus dem CE-Archiv ist inzwischen abgeschlossen; sie erfolgte mit einem vom Systemhaus SDS eigens entwickelten Übernahmeprogramm. Seit Ende 2002 läuft das System nun im produkti-ven Betrieb.

Aufbau eines Vertragsarchivs geplant

Auf DocuWare stieß man durch das Bibliographische Institut & F. A. Brockhaus AG (kurz BIFAB genannt), das mehrheitlich zur Langenscheidt Verlagsgruppe gehört. Das Verlagshaus mit Zentrale in Mannheim hat das DMS 1999 eingeführt und den Einsatz sukzessive ausgewei-tet. Heute gibt es bei BIFAB die Archive Dokumentation, historische Verlagsbibliographen, Le-serfragen und Verträge. Das Langenscheidt-Vertragsarchiv, das bisher noch manuell verwaltet wird, befindet sich mo-mentan in der Digitalisierung. Täglich werden in der Vertragsabteilung circa zehn neue Verträ-ge mit Autoren gescannt und mit Suchbegriffen versehen. Geplant ist, den kompletten Bestand an Verträgen einzuscannen. Auch hier werden Papierberge, lange Wege und umständliche

Suchvorgänge dann endgültig der Vergangenheit angehören. "Der Zugriff auf den zentralen Dokumenten-Pool soll von allen involvierten Abteilungen aus möglich sein," sagt IT-Leiter Peter Dittl, der die DocuWare-Einführung bei Langenscheidt betreut hat.

DocuWare AG, Public Relations
Pressebüro Birgit Schuckmann

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