Studie: Kostenfaktor Drucken weit unterschätzt

In der deutschen Führungsebene wird den Druckkosten zu wenig Beachtung geschenkt. Das Einsparungspotenzial, das effiziente Output Management Lösungen erzielen, bleibt bislang ungenutzt.
(PresseBox) (Aschheim/b. München, ) Laut Analysten liegen Kosten, die im Zusammenhang mit dem Drucken entstehen, so genannte Output-Kosten zwischen 1% und 3% des Gesamtumsatzes. Folglich werden oftmals mehrstellige Millionenbeträge für einen „Non-Core-Business-Bereich“ wie Drucken ausgegeben. Die Ergebnisse der von CMP-WEKA research + consulting durchgeführten und von Macro 4 unterstützten Studie zum Thema Output Management überraschen daher. Obwohl Drucken einen erheblichen Ausgabenblock darstellt, beschäftigt sich die Unternehmensführung in fast keinem der befragten Unternehmen mit Output Management. Auch Finance und Controlling sehen sich trotz immer knapperer Budgets nicht veranlasst, sich für effizienteres Drucken einzusetzen. Output Management bleibt IT-Sache.


Mangelnde Informationen über Druckvolumen und –kosten

Fast 50% der befragten Unternehmen konnten keine Angaben zu ihrem Druckaufkommen machen. Da auch nur knapp 13% der 600 Teilnehmer ein System zur genauen Erfassung ihres Druckvolumens einsetzen, ist man in der überwiegenden Zahl der Unternehmen auf Schätzungen angewiesen. Ähnlich ist die Situation bei den Druckkosten. Die Höhe der Output-Kosten konnte nur von rund 20% der Befragten angegeben werden, und das auch nur ungefähr.

Nicht nur geschäftsrelevante Dokumente, wie Rechnungen und Lieferscheine, lassen die Druckkosten steigen. Die Studie zeigt auf, dass Dokumente für rein interne Zwecke in vielen der Unternehmen für mehr als ein Viertel des Druckvolumens verantwortlich sind.

Einsparungspotenziale im Bereich der Druckkosten vermuten hingegen mehr als 75% der Befragten. Der Schlüssel zur konkreten Ausgabenreduktion liegt in zuverlässigen Informationen über das Drucken im Unternehmen wie zum Beispiel über die Entstehungsgründe von Druckvolumen und –kosten. Nur mit diesem Wissen ist es möglich nachhaltig Geld zu sparen.

Für Johannes Penzkofer, Geschäftsführer Macro 4 für Zentraleuropa, ist das Ergebnis der Studie nicht überraschend: „Wir machen immer wieder die Erfahrung, dass Unternehmen keinen Überblick über ihre Output-Infrastruktur und –Prozesse haben. In den meisten Fällen werden Druckvolumen und –kosten und damit das erzielbare Einsparungspotenzial stark unterschätzt. Vor allem der Office Bereich wird vernachlässigt. Dabei verstecken sich genau dort leicht vermeidbare Kosten. Allein durch eine Abrechnung nach dem Verursacher-Prinzip können unnötige Drucke und dadurch Ausgaben vermieden werden. Ein ähnlicher Effekt wurde durch die Einzelabrechnung von Mobiltelefonen erreicht.“

Macro 4, führender Hersteller von Output Management Lösungen, ermöglicht mit Accounting, Planning and Optimisation (APO) die Erschließung des vorhandenen Einsparungspotenzials. Unternehmen sind damit in der Lage, ihre Kosten für den Produktions- und Officedruck dauerhaft zu senken.

Dazu Johannes Penzkofer: „Unsere APO-Lösung stellt Informationen über Druckaufkommen und -kosten zuverlässig zur Verfügung. Unternehmen können durch fortlaufende Kontrolle über alle Druckprozesse nachhaltig 30% der Output-Kosten einsparen.“


Über die Studie

Ein unabhängiges Marktforschungsinstitut befragte im August und September 2005 600 deutsche Unternehmen zum Thema Output Management. Macro 4 trat gemeinsam mit Beta Systems, Compart, LRS und Xerox als Sponsor der Studie auf. Teilgenommen haben Unternehmen aus der Industrie und Produktion, dem Handel, der öffentlichen Verwaltung, dem Dienstleistungssektor sowie Banken und Versicherungen. Alle Unternehmen beschäftigen mehr als 500 Mitarbeiter oder erzielen einen Umsatz von über 50 Millionen Euro.

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