Vereinfachtes Data Sampling für Anwälte und Assistenten mit dem verbesserten Tool der ZyLAB eDiscovery Software

Benutzerfreundliches Tool erlaubt auch ohne tiefgreifende Statistikkenntnisse die rasche Bewertung der Qualität und Angemessenheit von E-Discovery-Produktionen
(PresseBox) (Frankfurt am Main, ) ZyLAB, Lösungsanbieter für E-Discovery und Information Management, hat heute die Verfügbarkeit seines verbesserten Self-Service Data Sampling-Tools bekannt gegeben. Damit lässt sich die Zusammensetzung sehr großer Datenvolumina beurteilen und die Qualität von Sammlungen, Suchstrategien, Kennzeichnungsgenauigkeit, Produktionen und zahlreichen anderen benutzerdefinierten Parametern messen. Der ZyLAB Data Sampler ermöglicht es Fachleuten, basierend auf Echtzeit-Informationen Entscheidungen zu treffen und verschiedene iterative E-Discovery-Prozesse damit zu beschleunigen.

Der ZyLAB Data Sampler bietet eine anpassbare, intuitive und assistentengeführte Oberfläche mit einem im Hintergrund ablaufenden Zufallsalgorithmus. Vordergründig wählen Anwälte, Assistenten oder Litigation Support-Spezialisten einfach die Parameter aus, die sie zu überprüfen wünschen, und lassen anschließend direkt den Zufallsgenerator zur Stichprobengewinnung laufen. Die Stichprobendichte wird im Allgemeinen von Hauptrechtsberatern basierend auf Risikotoleranz, dem Zweck der Stichprobensammlung und Branchen-Benchmarks für verschiedene Szenarien bestimmt.

„E-Discovery kann extrem zeitaufwändig, teuer und komplex sein, doch einfache Applikationen wie der ZyLAB Data Sampler minimieren den Aufwand und erhöhen die Effizienz“, erklärt Mary Mack, Esq., Enterprise Technology Counsel für ZyLAB. „In jeder Phase des E-Discovery können Endanwender von ZyLAB beispielsweise auswerten, ob die Qualität der Vertraulichkeitsregelungen für die Prüfung angemessen ist, die Suchbegriffe auch wirklich zur Reduzierung der Datenmengen beitragen, wie vollständig Offenlegungen und wie genau maschinengestützte Prozesse sind, um dann anschließend sofort Anpassungen für optimale Ergebnisse vorzunehmen.“

Beim ZyLAB Data Sampler müssen Endbenutzer lediglich einem einfachen Schritt-für-Schritt Ablauf folgen:

1. Quelle wählen. Wählen Sie einzubeziehende Datenbestände aus, wie z.B. das komplette Datenuniversum, einen Beispielsatz von Backup-Bändern, eine komplexe Suchanfrage oder als vertraulich markierte Dokumente.
2. Messen. Führen Sie eine Basisanfrage durch, um die Größe des Datenbestands zu bestimmen.
3. Parameter definieren. Bestimmen Sie den gewünschten Stichprobenumfang, wie z.B. 5% oder eine bestimmte Dokumentanzahl, basierend auf den vom Rechtsberater festgelegten Schwellenwerten für Fehler, Vertraulichkeitsebenen und Testumfang.
4. Sampler laufen lassen. Die Zufallsstichprobe wird von der ZyLAB Software in einem einfachen, optimierten und übersichtlichen Prüftool generiert und angezeigt.
5. Analysieren. Wählen Sie die Eigenschaft, die geprüft werden soll, wie Schlüsselwörter, Relevanz, Kodierungen, oder Informationsträger.
6. Validieren & Berichten. Prüfer ordnen die Testdokumente zu Auswertungszwecken nach korrekt/unkorrekt oder ja/nein, so dass das System den Fortschritt verfolgen und umfassende Berichte generieren kann.

Es kann beispielsweise sein, dass ein Rechtsteam verifizieren möchte, ob ein für die automatische Schwärzung von Sozialversicherungsnummern und Kontonummern eingesetztes Muster korrekt funktioniert und nicht versehentlich relevantes Material zensiert wurde. Aus der Gruppe geschwärzter Dokumente würde dafür eine Stichprobe ausgewählt werden, die anschließend von einem Prüfer rasch durchgeblättert wird. Die Ergebnisse würden dann angezeigt und – für den Fall, dass sie Verteidigungszwecken dienen sollen – exportiert werden, um sie z.B. in eidesstattliche oder sonstige Erklärungen aufzunehmen. Wurde die Stichprobe nur für interne Zwecke benötigt, müssen die Schritte nicht komplett durchlaufen werden.

Der ZyLAB Data Sampler zeichnet automatisch die Parameter und Ergebnisse jeder Stichprobe auf, um für vollständige Transparenz, Reproduzierbarkeit und Rechtssicherheit zu sorgen. Die Berichte erfassen Elemente wie „was wurde gesammelt“, „wer war von der Stichprobe betroffen“ sowie Durchführungsdatum, Umfang der Stichprobe, wie viele waren korrekt, wie viele nicht und die jeweiligen prozentualen Anteile. Diese Informationen können zur Unterstreichung der Rechtssicherheit von Suchbegriffen genutzt werden, sollte keine Vereinbarung getroffen werden, sowie als Nachweis der Sorgfalt bei der Vertraulichkeitscodierung. Der Data Sampler lässt sich auch für die Qualitätskontrolle bei Prüfern oder bei Produktionen verwenden und für Aufwand/Nutzen-Argumentationen einsetzen.

„Die Branche hat nach einem einfachen Knopfdruckmechanismus für das Stichprobenverfahren bei der Datensammlung gesucht, und hier ist es“, ergänzt Mack. „Diese Technologie zerstreut Zweifel und beseitigt Unsicherheiten in Bezug auf die rechnergestützte Prüfung. Mit ihrer Hilfe kann die Rechtsbranche die Fundiertheit ihrer Ergebnisse belegen und damit auch die Angemessenheit von Aktivitäten, sowie ihre Sorgfalt nachweisen bei der Unterzeichnung von 26(g) Zertifizierungen gemäß dem FRCP. Zusätzlich muss das Data Sampling nicht an Administratoren oder Statistiker delegiert werden, denn Rechtsteams können diese Stichproben spontan selbst erheben und damit Bearbeitungszeiten verkürzen. So tragen sie letztlich auch dazu bei, bessere Ergebnisse für die Mandanten zu erzielen.“

Das ZyLAB eDiscovery & Production System sowie das Data Sampling Tool werden in Übereinstimmung mit den Empfehlungen des EDRM, The Sedona Conference, und TREC angeboten. Weitere Informationen über den ZyLAB Data Sampler und die gesamte E-Discovery-Suite sowie Litigation-Support-Services sind unter www.zylab.com erhältlich.

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