Automatische Belegverarbeitung mit [accantum]

Dokumente automatisch verarbeiten und archivieren im Einsatz bei: Franz Aircraft Engines Vertriebs GmbH
(PresseBox) (Rosenheim, ) Die Franz Aircraft Engines Vertriebs GmbH übernimmt den Vertrieb und die Wartung von ROTAX Flugmotoren, die insbesondere im Segment der Ultralight Flugzeuge in Europa die Marktführung inne hat.Die FRANZ Gruppe besteht aus vier Firmen, die in einem gemeinsamen DMS System verwaltet werden. Die Mitarbeiter haben Zugriff auf unterschiedliche bzw. getrennte Bereiche der vier Firmen - dies muss durch eine leistungsstarke Rechte- und Zugriffsverwaltung gewährleistet werden.

Anforderung/Zielsetzung

In erster Linie ist es für die Franz Gruppe wichtig, ihre im ERPSystem "CSB" erzeugten auftragsbezogenen Belege wie Lieferscheine, Rechnungen Gutschriften etc. zu archivieren. Weitere "Bereiche" sind das Einscannen und Ablegen kompletter Arbeitsberichte mit allen dazugehörigen Unterlagen, die Erfassung der Lieferanten Eingangsbelege wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine sowie die Ablage kundenspezifischen Schriftverkehrs und Informationen.Nicht zu vergessen die automatische Archivierung der Emails.

Lösung

Nach eingehender Analyse der Dokumente und Dokumentenflüsse wurde im ersten Schritt die Archivierung der CSB-Ausgangsbelege realisiert; dabei werden die Ausgangsbelege als PDF erzeugt und automatisch nach Dateinamen in [accantum] abgelegt, die Zuordnung im CSB geschieht dabei ebenfalls über den im CSB hinterlegten Dokumentnamen. Im weiteren Schritt wurde die Archivierung der Arbeitsberichts-Mappen im Kundendienst umgesetzt; die fertigen bzw. abgeschlossenen Aufträge werden über einen Netzwerkscanner eingescannt und dann über den entsprechenden Archiv- Posteingang dem entsprechenden Projektordner zugewiesen. Über den [accantum] Archiver wurden die "Altbestände" der Arbeitsberichte der letzten Jahre ins Archiv übernommen. Die Lieferanten Eingangsbelege werden an einem Scan-Arbeitsplatz sofort eingescannt und nach Überprüfung der Positionen im entsprechenden Lieferanten- bzw. Kundenordner abgelegt, ebenso wird mit den Kundenkorrespondenzen vorgegangen. Die ein- und ausgehenden Emails werden am Emailserver (Microsoft Exchange) abgegriffen und automatisch nach definierten Mail-Regeln im Emailarchiv abgelegt.Für jede Firma besteht ein eigener geschützter Ablageort; der Zugriff darauf wird per Gruppen- und Benutzerberechtigungen gesteuert.

Nutzen

- Optimierte Belegverarbeitung und schnelle Recherche von Dokumenten
- Schnelle Belegprozesse und revisionssichere Archivierung der Belege und Emails
- Vorgänge sind in ihrer Gesamtheit per Mausklick erreichbar
- Große Einsparungen im Bereich des "Papier-Archives"
- Zentrale, geschützte Ablage aller relevanten Dokumente

Kontakt

Accantum GmbH
Äußere Oberaustr. 36/4
D-83026 Rosenheim
Hans Lemke
Geschäftsführer
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