Papierlose Verwaltung bei der SIXT AG – Mobilitätsdienstleister digitalisiert Posteingang mit Lösungen von ITESOFT

Kampf der Papierflut: SIXT startet in der Pullacher Zentrale das Projekt Digitale Poststelle. Jedes einzelne von täglich über 2.000 Dokumenten wird mit Software von ITESOFT automatisch erfasst und klassifiziert. (PresseBox) (Hamburg, ) ITESOFT, Spezialist für die automatisierte Dokumentenerfassung, meldet den erfolgreichen Start des Projekts zur Digitalisierung des Posteingangs bei der SIXT AG. Der größte deutsche Autovermieter und einer der führenden europäischen Mobilitätsdienstleister strebt mit der ITESOFT-Lösung FreeMind die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von monatlich über 50.000 Dokumenten mit jeweils bis zu 20 Seiten Umfang an. FreeMind wird jede einzelne Seite erfassen, die nötigen Angaben auslesen und die Daten an nachgeordnete Systeme wie etwa Finanzbuchhaltung oder GDPdU-konforme Archivierung im Rahmen eines Workflowsystems liefern. Das Spektrum der Dokumente wird den kompletten Posteingang umfassen und reicht von Kreditoren-, Fahrzeug- und Transportrechnung über Gutachten und Kfz-Steuerbescheide bis zum handschriftlichen Beschwerdebrief. Aufgrund der digitalen Erfassung sofort nach Eingang per Post, E-Mail oder Fax kann SIXT die Verwaltungsprozesse zukünftig sicherer, transparenter, effizienter und vor allem schneller als bisher gestalten.

"Die SIXT AG arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung ihrer Servicequalität und Produktivität. Nicht ohne Grund sind wir der Vorreiter in der Nutzung innovativer Technologien wie etwa der Online-Abwicklung von Vermiet- und Leasingvorgängen oder der biometrischen Unterschriftserkennung, und arbeiten weitgehend papierlos. Mit täglich bis zu 3.500 Seiten Papier allein am Firmensitz in Pullach bietet die Verarbeitung des Posteingangs Raum für Optimierung. Mit ITESOFT haben wir uns für den richtigen Partner entschieden. Auch sehr spezielle Anforderungen wurden äußerst flexibel und schnell gelöst", sagte Michael Schwarz, Leiter des Projekts Digitale Poststelle bei SIXT.

Für ITESOFT FreeMind sprachen in erster Linie hohe Erkennungsraten, schnelle Verarbeitung, Positionsdatenauslesung und das Preisleistungsverhältnis. Darüber hinaus überzeugte SIXT der gute Support durch Vertrieb und Entwicklung sowie die hohe Flexibilität. Ein weiterer Pluspunkt ist die Mehrsprachigkeit der Lösung: SIXT will nach dem Start in der Zentrale nicht nur alle weitere deutsche Standorte in die Digitale Poststelle integrieren, sondern auch die SIXT-Standorte im Ausland.

SIXT profitiert von mehr Sicherheit, Transparenz, Effizienz und Schnelligkeit. Die sofortige Digitalisierung vor Ort vermeidet nicht nur Verlust und Wiederbeschaffung von Papierdokumenten, sondern gibt den Berechtigten sofort Zugriff auf die Daten. Der aktuelle Bearbeitungsstatus ist auf dem Bildschirm sofort abrufbar. Dies bedeutet Transparenz ebenso wie Sicherheit, da jeder Schritt nachvollziehbar ist. Routinearbeiten wie das Prüfen einer Rechnung auf korrekte Ausstellung bis hin zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen erledigt FreeMind effizient und entlastet hoch qualifiziertes Personal.

Die schnelle Abwicklung übersetzt sich direkt in finanzielle Vorteile, da Skonti realisiert und Mahnkosten verhindert werden.

ITESOFT FreeMind ist eine Säule des Projekts Digitale Poststelle bei SIXT. Weitere Komponenten sind das Workflow- und Prozeßmanagementsystem der Firma Icodex, ein Bestellsystem der proConIT und ein biometrisches Authentisierungssystem von StepOver.

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