Business Process Outsourcing im Bewerbermanagement

bei Wüstenrot und Württembergische
(PresseBox) (Hamburg, ) Durch den Zusammenschluß von Wüstenrot und Württembergische ist 1999 ein breit aufgestellter und unabhängiger Finanzdienstleistungskonzern mit Sitz in Stuttgart entstanden. Aktuell steht die Eindung der Karlsruher Versicherungsgruppe in den Konzern an. Neue Strukturen und Aufgabenfelder entstehen, die Anforderungen an die Mitarbeiter des Konzerns verändern sich und damit auch die Herausforderungen für eine professionelle Personalarbeit.

Schnell war klar, daß der Rekrutierungsprozess umzugestaltet werden mußte um den neuen Herausforderungen gerecht zu werden. Dazu war in erster Linie die konzernweite Vereinheitlichung der internen und externen Besetzungsabläufe notwendig. Angestrebt war eine einheitliche und durchgängige IT-Plattform für alle am Bewerbungsprozess beteiligten Stellen.

Personaler und IT-Fachleute des Konzerns wurden Anfang 2005 mit der Recherche nach einer Lösung für die effiziente Umsetzung der konzerneinheitlichen Besetzungsprozesse beauftragt. Gesucht wurde ein Anbieter, der nicht nur die Software und das Customizing liefert, sondern auch die IT-Systeme betreibt, Verfügbarkeit und Support sicherstellt und einzelne Geschäftsprozesse übernimmt. Qualitätsverbesserungen, schnelle Umsetzung und Kostensenkung standen bei der Entscheidung für einen externen Anbieter im Vordergrund. Fündig wurde die W&W bei den Hamburger Recruitment Spezialisten epharmexx. „Mit dem rexx Recruitment der epharmexx werden unsere Prozesse optimal unterstützt. Unsere hohen Erwartungen wurden sogar übertroffen.“, freut sich Thomas Wildermuth von der Wüstenrot AG.

Das ausgelagerte Bewerbermanagement bringt beträchtliche finanzielle Einsparungen, bietet vor allem aber einen deutlich besseren Service für interne und externe Bewerber. Hierzu gehören unter anderem schnelle Reaktionszeiten der HR-Abteilungen, qualifizierte Statusrückmeldungen für Bewerber und das Angebot einer übersichtlichen Job-Recherche im rexx Jobportal; und das rund um die Uhr. Das schafft Transparenz und sichert so die Akzeptanz der Personalarbeit in Zeiten der Veränderung.

„Unser Ziel war die elektronische Unterstützung aller relevanten workflows – hinein bis in die Fachabteilungen“, so Bernd Seybold von der Württembergischen Versicherung. Dies wird ermöglicht durch die rexx workflow engine und das Micromodulkonzept der eingesetzten Software. In einem gemeinsamen Projektteam bestehend aus Dienstleister und Anwender wurden die Prozesse und Masken anhand eines Prototypen modelliert. „Das rapid Prototyping hilft im Dialog mit den Anwendern die Vorstellungen zu fokussieren und Ideen am konkreten Beispiel aufzuzeigen.“, so Jens Brüggemann, Projektleiter der epharmexx.

Wichtige Voraussetzung für einen workflow ohne Medienbrüche ist die vollständige Digitalisierung aller Informationen rund um den Bewerber. Ebenso ist es für beteiligten Institutionen notwendig, schnell einheitliche Informationen über Bewerbungsstand, Bewerberdaten oder offene Positionen zu erhalten. Dabei leisten die Bewerber durch den self service bei der Online-Bewerbung die elektronische Aufbereitung der Daten selbst. Papierbewerbungen werden durch das ausgelagerte Eingangscenter erfasst und digitalisiert, das vom Dienstleister epharmexx betrieben wird.

Das rexx Recruitment ist seit August diesen Jahres konzernweit produktiv. Schon heute zeigt sich eine deutliche Beschleunigung im Rekrutierungsprozess, die Rückmeldungen der Bewerber hinsichtlich Qualität und Transparenz des Prozesses, aber auch hinsichtlich der Außenwirkung des Konzerns sind durchweg positiv.

„Die Entscheidung zugunsten von epharmexx war genau die richtige“, so Thomas Wildermuth von der Wüstenrot und Bernd Seybold von der Württembergischen. „Mit einem hervorragenden Preis-Leistungsverhältnis bietet das rexx Recruitment einen hohen Anwenderkomfort. Zudem konnten wir mit dem Anbieter epharmexx sehr partnerschaftlich zusammenarbeiten und bekamen die Möglichkeit, das System genau auf unsere Anforderungen zuzuschneiden.“

Ansprechpartner Wüstenrot & Würrtembergische
Herr Thomas Wildermuth
Personalmanagement
Hohenzollernstr. 46
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