Einfuehrung einer Intelligenten Dokumenten-Management-Plattform

York International erstellt Formulare jetzt effizienter
(PresseBox) (München, ) York International nutzt für interne Prozesse eine integrierte Loesung, die auf der EMC Documentum Enterprise Content Management (ECM)-Plattform und der Intelligent Document-Platform von Adobe basiert. York International ist ein weltweit fuehrender Anbieter für Kaelte- und Klimatechnik. Die Loesung ersetzt ineffiziente, papiergebundene Arbeitsablaeufe durch automatisierte, intelligente Formulare. Diese sichern weltweit einheitliche Arbeitsablaeufe und bieten erhoehte Sicherheit und Zuverlaessigkeit, um den behoerdlichen Anforderungen zu entsprechen.

Die Documentum Plattform bietet integrierte Sicherheitsfunktionen, Versionierung, Workflow und Lifecycle-Management, von der Herstellung bis zur Archivierung, für alle Arten von unstrukturierten Inhalten des gesamten Unternehmens. Zudem koennen die Mitarbeiter mit der Intelligent Document-Platform von Adobe einfach XML-basierte Formulare erstellen. So haben sie jederzeit die korrekten Informationen und alle Rechte und Richtlinien verfuegbar. Nach der UEbermittelung eines Formulars, wird dieses automatisch im Documentum-Repository gespeichert und die Dateien auf den Documentum Objekt-Attributen abgebildet. Dies beschleunigt Arbeitsprozesse wie das Weiterleiten von Informationen an den zustaendigen Manager und Abteilungen erheblich.


Mit einem Preis geehrt
“Dank der intelligenten Formular-Erstellungs-Lösung von EMC Documentum und Adobe konnten wir die durchschnittliche Bearbeitungszeit unserer Formulare von 160 auf zwei Stunden reduzieren.³, erklaert Tim Fives, Manager Global Content Solutions bei York International. Diese Erfolge honorierte kürzlich die InfoWorld, eine fuehrende US-IT-Fachpublikation. Sie ehrte York mit dem jaehrlichen “Info World 100 Award³ als eines der besten Beispiele, wie Technik für die Erreichung von Geschaeftszielen genutzt werden kann.

“Zusaetzlich hat uns die Documentum-Adobe Loesung geholfen, bessere Kontrolle ueber unsere weltweiten Geschaeftsprozesse zu erlangen. Unsere zentrale IT-Abteilung kann nun den regionalen Niederlassungen helfen, intelligente elektronische Formularprozesse für die Rationalisierung ihres Geschaeftsbetriebs zu erstellen³, sagt Fives. “Auch die allgemeine Verlaesslichkeit von Informationen hat sich verbessert, indem die Papier-Dokumente durch Online-Arbeitsablaeufe ersetzt wurden. Denn diese koennen verloren gehen oder verweilen ungenutzt auf den Schreibtischen von Mitarbeitern.³

Vor der Umstellung gestaltete sich die Verwaltung der uneinheitlichen Prozesse sehr aufwaendig. Denn die zahlreichen papiergebundenen- und Online-Formulare mussten stets vom Management genehmigt und freigegeben werden. “Die fehlenden Moeglichkeiten maßgeschneiderte Antraege zu standardisieren erschwerte es sehr, die Geschaeftsprozesse zu verfolgen und den behoerdlichen Anforderungen zu entsprechen³, sagte Fives.

Zu InfoWorld and InfoWorld 100 Awards
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