DOKU@WEB kanzlei revolutioniert Arbeitsprozesse von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern

(PresseBox) () Mit der ASP-Branchenlösung lässt sich Zeit und Kosten sparen

Siegen, 26. März 2003. Der elektronische Zugriff auf Buchhaltungsbelege steigert die Effizienz von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern: DOKU@WEB kanzlei ist als Branchenlösung des ASP-basierten (ASP = Application Service Providing) digitalen Archivs von Datasec konzipiert. Mit der ASP-Software kann diese Anwendergruppe Kosten senken und Zeit bei der Erfassung von Mandantenbelegen sparen, weil sich Arbeitsschritte deutlich verkürzen lassen. Der Zeitaufwand konnte in der Praxis nachweislich nahezu halbiert werden. Die Belege eines Mandanten wie Eingangs- und Ausgangs-Rechnungen, Kassenbelege, Reisekostenabrechnungen und Kontoauszüge werden eingescannt und im Nachtlauf in das elektronische Archiv von DOKU@WEB kanzlei eingespeist. Die Buchhaltungsabteilung des Steuerberaters kann online auf die Belege zugreifen und die relevanten Buchungsfelder wie die Kostenstelle in einem Index ausfüllen. Per ASCII-Export werden die Daten dann aus dem digitalen Archiv in die Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV, KHK, Varial) übertragen. So ist keine manuelle Erfassung von Belegen mehr notwendig. Der Vorteil: Sowohl der Mandant auch als sein Berater kann jeweils über die aktuellen Belege verfügen. So werden Wege- und Wartezeiten bei der regelmäßigen Belegübergabe sowie mühselige Recherchen zwischen vergilbten Belegen gespart. Auch Nachfragen zu bestimmten Informationen können jetzt ohne Zeitverlust an den Mandanten geschickt werden: Die Software verfügt über einen Postkorb, mit dem sich Nachrichten inklusive Anhänge per E-Mail versenden lassen.

"DOKU@WEB kanzlei revolutioniert die Zusammenarbeit zwischen Berater und Mandant", ist Datasec-Geschäftsführer Gerhard Weber überzeugt. "Insbesondere wird die zwischenzeitlich veraltete Kommunikation per Fax und Post abgelöst, wie sie bei diesem Branchenzweig noch sehr üblich ist." Die Lösung wurde auf Kundenanforderung gemeinsam mit einem Steuerberater- und Wirtschaftsprüfungsbüro sehr praxisnah entwickelt und getestet. Die Grundlage ist das ASP-basierte digitale Archiv DOKU@WEB, dass im Rechenzentrum von Datasec in Siegen gehostet wird. Hier werden die Mandantenbelege revisionssicher, das heißt unveränderbar gespeichert. Zahlreiche physische und digitale Schutzmechanismen sorgen dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die vertraulichen Daten haben. Sichere Leitungen (hier wird ein Virtual Private Network exklusiv genutzt) und die Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und Archivierung haben auch bereits Anwender aus anderen hoch sensiblen Bereichen wie z.B. Banken überzeugt.

Die Lösung bietet nicht nur eine Zeitersparnis durch die simultane Erfassung, Schlüsselvergabe und Archivierung der Belege, viele potenzielle Fehlerquellen sind durch die veränderten Prozesse von vorneherein vermieden. Einfache und umfassende Suchmechanismen erhöhen gleichzeitig die Qualität der Arbeit und die Service-Bereitschaft des Beraters. Der Zugriff auf das ASP-Archiv ist überdies völlig unabhängig von Ort und Zeit. Die Daten stehen rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche zur Verfügung. Daher lassen sich mit DOKU@WEB kanzlei auch Homeoffice-Konzepte unkompliziert realisieren.



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