ASP-Lösung DOKU@WEB der Datasec GmbH hat sich in unterschiedlichsten Bereichen durchgesetzt

(PresseBox) () Welcher Sachbearbeiter kennt die hektische Suche nach einer wichtigen Rechnung nicht, die "just in time" dringend benötigt wird. Zudem platzt das Aktenarchiv ohnehin aus allen Nähten, und die Anschaffung zusätzlicher Regale zum Verstauen aktueller Lieferscheine und Belege ist längst überfällig.

Um diesen und ähnlichen Problemen aus dem Weg zu gehen, entscheiden sich immer mehr Unternehmen zur Effizienzsteigerung für ein Dokumenten-Management-System (DMS). Die webbasierte ASP-Software DOKU@WEB (ASP = Application Service Providing) der Datasec GmbH bietet darüber hinaus noch den Vorteil überschaubarer monatlicher Kosten und hat sich bereits in den unterschiedlichsten Branchen durchgesetzt.

Im Rechenzentrum des Siegener Unternehmens werden beispielsweise alle Frachtdokumente von Capitol International, einer unabhängigen Frachtorganisation von Fluggesellschaften, mit der Branchenlösung DOKU@WEB logistik revisionssicher gespeichert. Das Cargo-Unternehmen am Frankfurter Flughafen profitiert unter anderem von der bequemen Online-Recherche über das Virtual Private Network (VPN), welches die sensiblen Daten vor äußeren Zugriffen schützt. "Die Lösung vereinfacht tägliche Arbeitsprozesse und ist darüber hinaus so unkompliziert in der Handhabung, dass keinerlei Anwenderschulungen nötig waren", bestätigt Ingo Rössler, Marketing-Leiter bei Capitol International.

Aber nicht nur die Wirtschaftlichkeit bei der Einführung und Anwendung, sondern auch die Möglichkeit zur unkomplizierten Übertragung der Daten von einem alten System in ein neues, können bei der Suche nach der optimalen Software eine Rolle spielen. Vor diesem Problem stand die Krombacher Brauerei Ende letzten Jahres nach Insolvenz ihres DMS-Anbieters Ceyoniq. Mit Hilfe eines von Datasec entwickelten Migrationstools konnten die Dokumente mit geringem Zeitaufwand vom Altsystem in DOKU@WEB übertragen werden. Die Software verwaltet nun alle Kundenakten der Brauerei. Neben der Dokumentenverwaltung und Archivierung unterstützt die Lösung auch Workflow-Prozesse. Zur Digitalisierung der Belege nutzt Krombacher die Scan-Dienstleistung, welche der ASP-Spezialist ebenfalls anbietet.

Auch Steuerberater und deren Mandanten können in Zukunft die Vorteile der Miet-Software genießen. Die Branchenlösung DOKU@WEB kanzlei wurde gemeinsam mit einem Steuerberater- und Wirtschaftsprüfungsbüro praxisnah entwickelt und getestet. Im Gegensatz zur konventionellen papiergestützten Belegbearbeitung kann künftig auch der Mandant durch eine Benutzer-ID stets über seine Dokumente verfügen. Per Mausklick erhält er Einblick in seine Reisekostenabrechnungen und Kontoauszüge. Mit Hilfe eines digitalen Postkorbes kann der Steuerberater auf Anfragen seitens des Klienten effizient reagieren und Belege aus dem System anhängen. Für eine sichere Archivierung der vertraulichen Daten sorgt das Siegener Unternehmen mit zahlreichen digitalen und physischen Schutzmechanismen. "DOKU@WEB kanzlei optimiert die Zusammenarbeit zwischen Berater und Mandant", ist Gerhard Weber, Geschäftsführer von Datasec, überzeugt.

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