50 Mitarbeiter, 800 Bewerbungen

Stiftung Lesen organisiert Bewerbermanagement mit Software von Haufe.umantis
(PresseBox) (Freiburg, ) Die 50 Mitarbeiter der Stiftung Lesen tun das, was viele Akademiker gerne tun würden: Lesefreude wecken! Die gemeinnützige Organisation, die bundesweit äußerst aufmerksamkeitsstark agiert, wird jährlich von 800 Bewerbungen und mehr "überschwemmt". Diese Menge an Zuschriften bewältigt die Stiftung jetzt mit Hilfe der Bewerbermanagement-Software von Haufe.umantis. Das Besondere daran: Keine Personalabteilung, sondern die Teamleiter selbst und das Sekretariat arbeiten mit der Software und sorgen dafür, dass jeder Bewerber innerhalb von drei Wochen eine Zu- oder Absage erhält.

Die Stiftung Lesen mit Sitz in Mainz entwickelt seit 1988 zahlreiche Projekte, um das Interesse am Lesen zu wecken. Die gemeinnützige Organisation, die unter der Schirmherrschaft des Bundespräsidenten steht, hat die Förderung von Lesefreude und Lesekompetenz in allen Bevölkerungskreisen zur Zielsetzung. Der Schwerpunkt liegt auf breitenwirksamen Maßnahmen in Kindergärten, Schulen, Bibliotheken, Buchhandlungen und Medien.

Da die Stiftung keine eigene Personalabteilung hat, liegt die Verantwortung für das Recruiting bei den Teamleitern und der Assistenz der Geschäftsführung. Diese acht Personen bewerten die Bewerbungen, kommunizieren mit den Bewerbern und laden sie zum Vorstellungsgespräch ein oder senden ihnen eine Absage. Die finale Einstellungsentscheidung übernimmt die Geschäftsführung. Mit der Einführung der Software verfolgt die Stiftung Lesen das Ziel, die Mitarbeiterinnen im Sekretariat zu entlasten und mehr Übersichtlichkeit und Struktur in das Bewerbermanagement zu bringen. Außerdem sollen über das System Online-Bewerbungen ermöglicht und gefördert werden. Das Sekretariat stößt den Prozess an, wenn ein Bewerbungsschreiben eingeht, und hat den gesamten Vorgang im Blick. Die Zeit vom Eingang der Unterlagen bis hin zur Zu- oder Absage soll auf maximal drei Wochen beschleunigt werden. Damit das funktioniert, können die Teamleiter, die meist mehrere Tage pro Woche auf Dienstreise sind, auch von unterwegs auf die Bewerbungen zugreifen.

Bei der Auswahl der Software war entscheidend, dass sich die Prozesse und Rollen im System frei gestalten lassen und die Oberfläche intuitiv zu bedienen ist. Auch war es wichtig, dass die Lösung als Software-as-a-Service zur Verfügung steht, damit der Aufwand für die IT-Abteilung, die lediglich mit zwei Personen besetzt ist, möglichst gering ist. "Mit 'Haufe Bewerber Management' haben wir eine Lösung, die wir optimal an unsere Bedürfnisse anpassen können und bei deren Gestaltung wir in gewisser Weise auch freie Hand haben. Insbesondere der modulare Aufbau und die Möglichkeit, weitere Module, zum Beispiel für Zielvereinbarungen, nach und nach einzusetzen, haben uns überzeugt", erklärt Marco Schröder, IT-Manager bei der Stiftung Lesen, die Beweggründe.

"Haufe Bewerber Management" ist eines der Module der Gesamtlösung "Haufe Talent Management". Die modular aufgebaute Software umfasst die Module Bewerber Management, Entwicklung, Zielvereinbarung, Nachfolge, Veranstaltungen, Vergütung und Netzwerk. Sie bildet HR-Abläufe einfach und verständlich ab und erleichtert so das Zusammenspiel von Personalabteilung, Führungskräften und Mitarbeitern.

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