SEPA: Unternehmen müssen Kunden vorab informieren

Swiss Post Solutions entwickelt Lösungspaket
(PresseBox) (Bamberg, ) Unternehmen sollten sich bereits heute auf die neue Vorab-Informationspflicht des SEPA-Verfahrens einstellen. Mit der Einführung des europaweit einheitlichen Zahlungssystems zum 1. Februar 2014 müssen Kunden und Geschäftspartner fristgerecht über die SEPA-Umstellung informiert werden. Dafür hat Swiss Post Solutions (SPS) jetzt ein Lösungspaket entwickelt, mit dem Unternehmen ihre Informationspflichten optimal erfüllen können.

"Wir machen derzeit die Erfahrung, dass viele Unternehmen zwar von der SEPA-Umstellung sprechen und erste Vorbereitungen treffen, die neuen Bestimmungen zur Vorab-Informationspflicht bisher aber kaum im Fokus haben", sagt SPS Geschäftsführer Frank-Michael Pácser. Vor allem die neue Informationspflicht für SEPA-Lastschriften sei weitgehend unbekannt. Demnach müssen Unternehmen Zahlungspflichtige rechtzeitig vor einer Abbuchung informieren, damit sich der Kunde auf die Zahlung einstellen kann. Diese so genannte Pre-Notification kann beispielsweise in Form einer Rechnung, einer Police oder eines Vertrages erfolgen und muss den Betrag, das Fälligkeitsdatum, die Kontoverbindung und die Gläubiger-Identifikationsnummer enthalten. Welche Form sich dabei am besten zur Kundeninformation eignet, stimmt Swiss Post Solutions jeweils individuell mit dem Auftraggeber ab.

SPS managt Dokumenten-Prozesse

Unternehmen wie der Deutsche Genossenschafts-Verlag nutzen bereits heute die Kommunikationslösungen von SPS, um ihre Kunden rechtzeitig über Änderungen auf dem Laufenden zu halten. "Mit unserem Document Output Center in Dettingen können wir personalisierte Dokumente und Kunden-Anschreiben in großer Stückzahl zuverlässig erstellen, kuvertieren und versenden", sagt Pácser. "Die Daten werden sofort für den Transaktionsdruck aufbereitet, um den Zahlungspflichtigen schnell über die bevorstehende Umstellung auf das SEPA-Verfahren zu informieren." Hinzu komme eine sichere Archivierung der Unterlagen und das Management des gesamten Kommunikationsprozesses auf höchstem Datenschutz- und Sicherheitsniveau. So sind die Dokumenten-Managementprozesse zum Beispiel nach PCI und ISO 27001 zertifiziert.

Customer Contact Management auf allen Kanälen

Als Outsourcing-Dienstleister übernimmt Swiss Post Solutions im Customer Contact Management im Rahmen des SEPA-Lösungspaketes auch die komplette Kommunikation. Rückfragen von Kunden zur Umstellung auf das neue Zahlungssystem werden telefonisch, per E-Mail oder per Post bearbeitet und beantwortet. Dabei können die Antwortbriefe direkt im hauseigenen Document Output Center erstellt und von dort versendet werden. "Unser Kommunikations-Package rechnet sich deshalb auch für Unternehmen, die die Einführung des neuen Zahlungssystems bereits geplant haben", so Pácser. "Sie sparen eigene Ressourcen, da die Einarbeitung der Mitarbeiter in das Thema entfällt und profitieren gleichzeitig von den Synergieeffekten bei SPS."

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