Carbon-Spezialist setzt weltweit auf Electronic Invoice Management (EIM) der Schätzl-Gruppe

(PresseBox) (Donauwörth, ) Die Vereinheitlichung und Optimierung von Geschäftsprozessen stellt für international tätige Unternehmensstrukturen - egal in welcher Industriesparte sie tätig sind - einen essenziellen Schritt in Richtung operativer Effizienzsteigerung dar.

Die Schätzl-Gruppe mit Sitz im bayerischen Donauwörth, Spezialist für digitalisiertes Datenmanagement und Workflow-Lösungen, hat die Kapazitätsprobleme vieler Branchen im Bereich Rechnungsverarbeitung früh antizipiert und umfassende Industrielösungen für diese Aufgabenstellung entwickelt.

Jüngst hat Schätzl für den Kunden SGL Carbon Group, dem führenden Hersteller von Produkten aus Carbon (Kohlenstoff), die weltweite Einführung eines einheitlichen Electronic Invoice Managements (EIM) realisiert. Nach Einführung der Schätzl-Lösung in den SGL-Standorten in Deutschland, Spanien, Frankreich und Schottland fand 2012 auch der Rollout in den USA statt.

Weltweit einheitlicher Rechnungsprüfungsworkflow

Mit 48 Produktionsstandorten, davon 27 in Europa, 12 in Nordamerika und 9 in Asien sowie einem Service-Netz in über 100 Ländern ist die SGL Group global aufgestellt. Die Vielzahl an Standorten machte für das Unternehmen die Implementierung eines weltweit einheitlichen Rechnungsprüfungsworkflows erforderlich.

Die Aufgabenstellung umfasste zwei Bereiche. Zum einen das Digitalisieren und Extrahieren von Informationen aus gelieferten Kundenbelegen und zum anderen die Integration bzw. Anbindung der gewonnenen Informationen an das hauseigene SAP-System mit workflow-gesteuerter Rechnungsprüfung. Die Entscheidung bei der Wahl des dafür geeigneten Spezialisten fiel auf Schätzl.

Im Februar 2010 - mit der Einführung eines Electronic Invoice Managements (EIM) - wurde die Schätzl-Gruppe mit ihren spezialisierten IT-Profis zum "Business Process Outsourcing Partner" der SGL Shared Service Accounting in Meitingen.

Geglückter Startschuss in Deutschland

Von 2010 bis 2012 wurden zunächst alle deutschen Buchungskreise der SGL Carbon Group reibungslos an das System angebunden. Sukzessive geschah dies anschließend auch an den europäischen SGL Standorten in Spanien, Frankreich und Schottland. 2012 wagte man gemeinsam den Sprung über den Atlantik und meisterte eine parallele Einführung des Systems an 15 Standorten, die über ganz USA verteilt sind.

Der Rollout, der ohne Probleme und im vereinbarten Zeit- und Kostenrahmen erfolgte, überzeugte Werner Kapaun , Head of Finance and Accounting SGL Germany ebenso wie Michael Beck, Head of General Accounting SGL Germany. "Das Projekt EIM SGL, in Verbindung mit unserem Service Center Finance und mit Schätzl als Partner, war von Beginn an auf Erfolg ausgerichtet und ist ein Referenzprojekt innerhalb der SGL Carbon Group", so Beck. "Auch der sehr anspruchsvolle Rollout in den USA ist Dank aller Beteiligten zur Success Story im gesamten Unternehmen geworden. Wir setzen auch für die Zukunft auf das Know-how und die Innovationsfähigkeit von Schätzl in der Weiterentwicklung elektronischer Geschäftsprozesse", erläutert Kapaun.

Bearbeitung von über 100.000 Rechnungsvorgängen pro Jahr

Insgesamt bearbeitet Schätzl für die SGL Carbon Group damit jährlich weit über 100.000 Rechnungen mit steigender Tendenz. Dazu erfolgt die tägliche Abholung der Post bei der SGL Group in Meitingen durch Schätzl. Die Post wird gescannt und OCR*-gelesen. D.h.: Das System liest wichtige Daten automatisch aus, validiert und übergibt diese anschließend zur Weiterbearbeitung an das SAP-System der SGL Group. Dort werden die Rechnungen vorerfasst und per Workflow zur Prüfung an die jeweils zuständige Fachabteilung weitergeleitet. Bei Preisabweichungen außerhalb der hinterlegten Toleranzbereiche werden die Rechnungen automatisch zur Klärung an die zuständige Einkaufsabteilung weitergeleitet. Danach erfolgen Freigabe, Buchung und Zahlung.

In Kürze soll die e-Invoicing-Lösung in den SGL-Standorten in Asien und Nordamerika implementiert werden. "Wir freuen uns darauf", meint Ulrich Schätzl, Geschäftsführer der Schätzl Gruppe, "wir sind technologisch und als Serviceorganisation gut aufgestellt und unser Produkt überzeugt, egal, in welchem Land es zum Einsatz kommt".

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