Docuwork optimiert seine Scanprozesse mit DocYard

Einer der erfolgreichsten Scandienstleister und DMS-Beratungsunternehmen in Holland unterstützt Banken bei der Bearbeitung notleidender Kredite
Jan Ite Muller, Geschäftsführer bei Docuwork (PresseBox) (Berlin, ) Die LuraTech Europe GmbH setzt mit DocYard seine Erfolgsgeschichte fort. Denn vor kurzem hat sich mit Docuwork ein namhaftes Unternehmen mit Sitz in Holland für den Einsatz der Produktionsplattform für Scandienstleister entschieden. Bereits nach kurzer Zeit konnten Prozesse rund um die Bearbeitung notleidender Kredite optimiert, manuelle Tätigkeiten reduziert und Kosten gespart werden.

Die Stadsbank Oost Nederland unterstützt ihre Kunden, die aufgrund der Immobilienkrise in finanzielle Probleme geraten sind, durch Beratung und Budgetmanagement. Die derzeit schlechte Konjunkturlage in den Niederlanden führt zu einem massiven Anstieg von Privatpersonen, die sich in der Schuldenfalle befinden. Deshalb ist die Stadsbank Oost Nederland damit konfrontiert, ihre Prozesse im Kreditbereich zu optimieren. Mit dieser Aufgabenstellung ist sie auch an Docuwork herangetreten. Das Dienstleistungsunternehmen berät rund um die digitale Dokumentenverarbeitung. Zusätzlich digitalisiert, klassifiziert und verarbeitet es Dokumente für seine Kunden. So scannt das Unternehmen an seinen beiden Standorten in Assen und Enschede mehrere Millionen Dokumente pro Jahr. Dazu gehören vor allem Akten von Kommunen, Bau- und Personalakten sowie der Posteingang von Unternehmen bzw. Banken.

In dem konkreten Fall geht es um ein jährlich zu verarbeitendes Volumen von etwa 125.000 Dokumenten, die sich in über 100 unterschiedliche Typen, wie beispielsweise Antragsformulare, Kontoauszüge oder Gehaltsabrechnungen kategorisieren lassen. Bisher musste Docuwork dazu viel Handarbeit anlegen. Die eingehenden Dokumente wurden per Hand nach Typ sortiert. Die daraus entstandenen Stapel wurden über Barcodeblätter voneinander getrennt und dann gescannt. Anschließend wurden sie an das Dokumenten-Management-System Decos überführt und die Mitarbeiter von Docuwork haben die Dokumente händisch um Metadaten ergänzt.

„Dieses Vorgehen ist natürlich nicht sehr effizient“, so Jan Ite Muller, Geschäftsführer bei Docuwork. „Wir wollten erreichen, dass mit dem Einsatz einer geeigneten Software die Dokumente automatisch klassifiziert werden und wir den Prozess eigenständig steuern können“.

Das Team um Jan Ite Muller nahm bei der Marktsondierung die Produkte DocYard, Prosar Aida und xbound in die nähere Betrachtung. DocYard überzeugte schließlich durch die leichte Integrierbarkeit und die umfassenden Funktionen, die weit über die Dokumentenklassifizierung hinausgehen. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, Prozesse schnell aufzusetzen. „Das war für uns entscheidend. Denn wir wollen noch für mehrere Kunden Prozesse für die automatische Dokumentenklassifizierung einsetzen. Und da jedes Projekt nun mal unterschiedliche Anforderungen beinhaltet, müssen sie individuell eingerichtet werden. Um einen schnellen ROI zu erreichen, ist es wichtig, dass die dafür erforderliche Rüstzeit möglichst kurz ist. DocYard als Plattform erfüllt mit seinem flexiblen Formulardesigner und seinen benutzerfreundlichen Funktionen die dafür notwendigen Voraussetzungen.“

Nachdem die Entscheidung für DocYard getroffen war, ging es zügig in die Implementierung. Im Dezember 2012 erfolgte die Installation der Software sowie eine Vor-Ort-Schulung. Anschließend wurde mit Unterstützung der LuraTech-Spezialisten der Workflow eingerichtet und die Dokumentenklassifikation konfiguriert. Dabei wurden zwölf Dokumententypen eingerichtet, mit denen Docuwork 60 % der eingehenden Dokumente automatisch verarbeiten kann. Alle weiteren kommen sukzessiv hinzu. Doch nicht nur das manuelle Klassifizieren entfällt mit DocYard: Dadurch, dass alle Dokumente samt Metadaten in Form von XML-Datensätzen automatisiert in das DMS übertragen werden, ist auch deren manuelle Eingabe hinfällig.

Eine weitere Arbeitserleichterung ergibt sich für Docuwork im Berichtswesen. Zuvor wurden sämtliche Tätigkeiten, die innerhalb eines Auftrages anfielen, mit einem separaten Programm erfasst. „Mit den Tracking- und Reporting-Funktionen von DocYard konnten wir die Transparenz in der Produktion signifikant erhöhen und gleichzeitig die Kundenabrechnungen wesentlich erleichtern“, so Muller.

Aufgrund der nachweislichen Prozessoptimierung und der damit einhergehenden Kostenersparnis konnte Docuwork bereits ein weiteres Finanzinstitut als Kunden gewinnen. Das zu verarbeitende Volumen rund um die Verarbeitung notleidender Kredite ist hier sogar doppelt so hoch wie beim Pilotprojekt.

Helmut Schünemann, Vertriebsleiter der LuraTech Europe GmbH, fasst zusammen: „Dass DocYard speziell für Scandienstleister entwickelt wurde, beweist der Einsatz bei Docuwork. Das Unternehmen ist jetzt in der Lage, sehr schnell Projekte aufzusetzen, und profitiert dabei von der Flexibilität der Software.“

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