Migration auf SAP Business Planning and Consolidation 10.0 – Teil 4: Optimierte Prozesssteuerung und –kontrolle via Business Process Flows

(PresseBox) (Bremen, ) Aufgrund der teilweise sehr hohen Komplexität der Datenmodelle bei SAP Business Planning and Consolidation ist es notwendig, dem User über Berichte die Möglichkeit zu geben, ohne Kenntnis des zugrunde liegenden Datenmodells eine Dateneingabe bzw. –analyse für seinen Tätigkeitsbereich durchzuführen. Um jedoch einen Berichtsprozess optimal gestalten zu können, werden Steuerungsmöglichkeiten benötigt, die es dem Endanwender ermöglichen, Aufgaben innerhalb eines zuvor abgegrenzten Bereiches abzuarbeiten. Dieser zunehmenden Prozessorientierung und Anwendersteuerung wird SAP Business Planning and Consolidation bereits in den Vorgängerversionen mit Business Process Flows gerecht, trotz alledem haben sich mit der aktuellen Version 10.0 auch in diesem Bereich wiederum Veränderungen ergeben. Der vorliegende Artikel trägt diesem Sachverhalt Rechnung und veranschaulicht die Neuerungen in den Business Process Flows.

Planning and Consolidation bietet bei der jetzt übersichtlicheren Erstellung des Templates, also der Grundlage für wiederkehrende Aufgaben, grundsätzlich zunächst alle Einstellungsmöglichkeiten, die der Anwender bereits aus Version 7.5 kennt. So lassen sich die Process Settings mit dem BPF Setup aus Version 7.5 vergleichen, mit der Ausnahme, dass sie nun, aufgrund der geänderten Terminologie, keine Application, sondern ein Model auswählen. Bei der Auswahl der User bzw. Teams wird an dieser Stelle ergänzend erwähnt, dass hier eingeschlossene Nutzer während des später laufenden Prozesses eine Kontrollmöglichkeit haben. Dies ermöglicht der Process Monitor im Web-Client.

Auch im Bereich der Activities, zuvor als Steps bekannt, hat sich in der eigentlichen Form noch nicht sonderlich viel geändert. Wer bereits mit der Vorgängerversion BPF´s erstellt hat, wird sich in der Regel schnell und einfach zurechtfinden. Lediglich die Sub-Steps wurden entfernt, da nun mehrere Schritte innerhalb einer Activity erstellbar sind.

Die eigentliche Neuerung liegt im Bereich der Workspaces, einem Bereich, der wie ein Ordner für Aufgaben und Dokumente fungiert und eine für alle Inhalte übergeordnete Filterfunktion besitzt. Diese Workspaces können für den Performer (und alternativ den Reviewer) der Activity gleich gewählt werden oder es können auf gleicher Ebene unterschiedliche Aufgaben und Dokumente für die beiden Gruppen bereitgestellt werden. Es besteht nun innerhalb eines Workspaces die Möglichkeit, ähnlich wie in Version 7.5, Berichte und Tätigkeiten zu hinterlegen und diese mit dem passenden Kontext zu versehen, vorher besser bekannt als Current View. Dennoch unterscheidet sich die Erstellung nicht nur durch die Möglichkeit, mehrere Tätigkeiten direkt einer Prozessstufe zuzuordnen, auch der Umfang der Tätigkeiten hat sich erweitert. Waren noch in der Vorgängerversion lediglich die Einbindung von Excel-Formularen, der Zugriff auf den Data Manager und das Aufrufen von Journalen möglich, steht heute die komplette Palette an Funktionen offen; so kann eine Vielzahl von Tätigkeiten zentral ausgewählt werden, darunter Kommentierungen, Zugriffe auf Teilbereiche des Web-Frontends in SAP Business Planning and Consolidation, Setzen eines Workstatus oder die direkte Ansteuerung einzelner Packages des Data Managers.

Der Endanwender erhält folglich einen Arbeitsprozess, in dem es ihm ermöglicht wird, alle Tätigkeiten gemäß zentraler Vorgabe zu erledigen. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, dass es somit möglich ist, innerhalb eines einzigen BPF einen kompletten Konsolidierungsprozess mit alternativen Möglichkeiten der Dateneingabe und der Kontrolle umsetzen können. Schnell und einfach lassen sich mehrere Eingabe- bzw. Ausgabeberichte sowie darauf aufbauende Berechnungsregeln via Script Logic einbinden und es besteht die Möglichkeit, eine generelle Kommentarfunktion für den jeweiligen Reviewer einzubauen. Nach Aufbau dieses BPF mit lediglich sechs Aktivitäten war es dem Anwender möglich, den kompletten Berichtsprozess über alle Stufen hinweg zu begleiten und auch zentrale Tätigkeiten, wie die Pflege von Währungskursen oder Besitzanteilen, aufgabenorientiert zu erledigen.
Das erstellte Template dient somit jederzeit als Vorlage für Arbeitsprozesse, die z.B. jährlich oder monatlich anfallen und kann durch Versionierung immer weiter angepasst werden. Der Endanwender erhält hier lediglich seine Aufgaben im Web-Frontend unter Activities zugewiesen und ist somit für deren Bewältigung verantwortlich. Eine kleine Besonderheit zur Vorgängerversion ist die Tatsache, dass der laufende Prozess kurzfristig angehalten und Verantwortlichkeiten innerhalb des Prozesses neu vergeben werden können, ohne den gesamten Prozess erneut von vorn beginnen lassen zu müssen.

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