Sparkasse Paderborn-Detmold stellt interne Prozesse mit SPARTACUS Facility Management® sicher

Sparkasse Paderborn-Detmold setzt für das Management ihrer Standorte auf eine zentrale Lösung in Form eines CAFM-Systems
(PresseBox) (Meerane, ) Mit einer Bilanzsumme von circa 6,6 Milliarden Euro, 1.400 Beschäftigten und etwa 90 Filialen ist die Sparkasse Paderborn-Detmold das drittgrößte Institut im Gebiet des Sparkassenverbandes Westfalen-Lippe (SVWL). Die Sparkasse, die Anfang 2012 mit ihren Stammhäusern in Paderborn und Detmold fusionierte, setzt für das Management ihrer Standorte auf eine zentrale Lösung in Form eines CAFM-Systems.

„SPARTACUS Facility Management® ist das OSPlus unseres Bereiches Organisation mit den Abteilungen Gebäudemanagement, Betriebs- und IT-Organisation sowie Verwaltung zur Sicherstellung unserer internen Prozesse.“ (Oliver Grimme, Betriebsorganisation, Sparkasse Paderborn-Detmold)

Herausforderungen und Zielstellung
Bereits im Jahr 2010 stand das Sparkasseninstitut, damals noch die eigenständige Sparkasse Paderborn, vor der Notwendigkeit, ein System einzuführen, welches unterschiedliche Datenstrukturen auf der Basis „Gebäude“ vereinheitlicht und standortbezogene Informationen bereichsübergreifend und transparent zur Verfügung stellt.

Ziel der Beteiligten war es, die Prozesse des Gebäudemanagements noch effizienter zu gestalten und dadurch langfristig Sach- und Personalkosten einzusparen. Die einheitliche Software-Plattform, welche die in der Vergangenheit genutzte Vielzahl individueller Softwarelösungen ablösen sollte, soll die Anwender dabei auf ganzheitliche Weise unterstützen und gezielte Abfragen auf Knopfdruck ermöglichen.

Vielfältige Datenbestände, die zum Teil ausschließlich in Papierform vorlagen, sollen unter Vermeidung von Redundanzen zentral zusammengeführt werden und für alle involvierten Fachbereiche zugriffsbereit sein.

Die Beteiligten aus den einzelnen Bereichen, welche ein vernetztes Arbeiten über alle FM-Prozesse hinweg anstrebten, führten ihre Anforderungen zusammen und waren sich schnell bewusst, dass nur ein FM-System die vielfältigen Informationen gesamthaft abbilden kann.

IT-Lösung
Um sich einen Überblick zu markterprobten Lösungen zu verschaffen, nutzten die Verantwortlichen aktuelle Marktübersichten. Auf Grundlage des erstellten Pflichtenheftes wurde eine erste Vorauswahl geeigneter CAFM-Systeme getroffen.

Im nächsten Schritt wurden die relevanten Anbieter zu Workshops eingeladen, in denen sie unter Beweis stellen konnten, ob und wie sie die im Anforderungskatalog beschriebenen Hauptprozesse abbilden und umsetzen können. In Form einer geleiteten Schulung konnten die zukünftigen Key-User die verschiedenen Systeme erproben.

Die Sparkasse Paderborn entschied sich schließlich für SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS) das CAFM-System der N+P Informationssysteme GmbH (N+P). Der praxisnahe Einblick zeigte, dass mit Hilfe dieser CAFM-Lösung die geforderten Prozesse durchgängig und intuitiv bearbeitet und dokumentiert werden können.

Weiterer Pluspunkt war zudem der modulare Aufbau der Software, welcher durch das problemlose Ineinandergreifen der einzelnen Module die schrittweise Einführung des Systems ermöglicht.

Das SPARTACUS-Team, so sind sich alle Beteiligten einig, ist ein Partner, der die Sprache der Sparkasse spricht. „Das komplette Know-how aus einer Hand – vom Vertrieb über die Analyse und Konzeption sowie die Systemintegration bis hin zum Support überzeugte uns.“, fasst Heiko Volke, IT-Organisation, zusammen.

Umsetzung
Zu Projektbeginn wurde der Grundstein für das weitere Vorgehen gelegt. Gemeinsam setzte man Schwerpunkte für die Einführung. Ein Kernthema, welches bereits heute durch das FM-System abgedeckt wird, ist das IT-Hardwaremanagement. Nach einem Auftaktworkshop erfolgten zunächst die Übernahme der Hardware-Datenbestände aus dem bisher genutzten System sowie die sukzessive Umstellung auf die neue Software. Mit Hilfe des neuen CAFM-Werkzeugs kann somit heute vom Einkauf der Hardware, über den Umzug eines Mitarbeiters mit dieser Hardware bis hin zu auftretenden Störungen alles dokumentiert werden. Mittlerweile läuft das gesamte Hardware-Störungsmanagement der circa 2200 PCs und Notebooks, 1800 Monitore, 350 SB-Kundenterminals sowie circa 500 sicherheits- und banktechnischen Anlagen mit CAFM-Unterstützung ab. „Sehr gut gefällt uns auch, dass SPARTACUS über ein Ticketsystem verfügt“, ergänzt Heiko Volke.

Um eine eindeutige Standortidentifikation der Geräte zu gewährleisten, kann die grafische Darstellung der Position im System erfolgen. Dies bietet sich vor allem in großen Kassenräumen bzw. in den SB-Bereichen an. Hierzu mussten zunächst die vorhandenen Papierpläne in ein CAD-System übertragen werden. Die N+P trat hier als Dienstleister auf und ließ die Pläne sowohl digitalisieren als auch aktualisieren (eigenes Angebot der N+P: Paper to CAD). Die enthaltenen Informationen konnten somit im CAFM-Werkzeug nutzbar gemacht werden.

Auf Grundlage der geschaffenen Grundstruktur im System, welche alle klassifizierten Gebäude sowie die zugehörigen Räume und Flächen enthält, können auch andere FM-Prozesse bearbeitet werden. Zum Beispiel das Schlüsselmanagement. Auch hier erfolgte der Import der Altdatenbestände aus der vorhandenen Datenbank. Die FM-Software bietet unter anderem eine Kopplung zur Personalplanungssoftware PARIS. Dadurch stehen sämtliche Mitarbeiter in SPARTACUS zur Verfügung und der Rückgriff auf die Personaldaten ist bei der Schlüsselausgabe möglich.

Im Zuge der Fusion der Sparkassen Paderborn und Detmold mussten sich beide Häuser für ein einheitliches CAFM-Werkzeug entscheiden. Die Wahl der Verantwortlichen fiel damals auf das System SPARTACUS, da dieses in der Vergangenheit seine Leistungsfähigkeit bewiesen hat. Anschließend erfolgte die Zusammenführung beider Datenbestände und die Migration der Detmolder Daten in das System.

Heute ist SPARTACUS nicht nur Dokumentations-, sondern vielmehr tägliches Arbeitswerkzeug für die Mitarbeiter der Sparkasse Paderborn-Detmold. Zeitnah soll auch die gesamte Mietverwaltung inklusive Betriebskostenabrechnung sowie das IT-Softwaremanagement in das System überführt werden. Langfristig sind u. a. folgende Themen geplant: Energiemanagement, Wartungsmanagement, Reinigungsmanagement, Vertragsmanagement, Angebots- und Auftragsmanagement, Budgetüberwachung und Kopplung zu KORE.

Über Web-Funktionalitäten sollen die Mitarbeiter der 90 Geschäftsstellen in die Prozesse einbezogen werden. Zum Beispiel bei der Störungserfassung oder der Schlüsselverwaltung.

Über N+P Informationssysteme GmbH
Im Jahr 1990 gegründet, arbeiten heute über 100 Mitarbeiter in dem inhabergeführten Unternehmen – im Stammhaus in Meerane sowie in den Geschäftsstellen in Dresden und Nürnberg. Die Grundpfeiler des Unternehmensportfolios sind Beratung, IT-Systemintegration, Softwareentwicklung und IT-Services. Verknüpft mit langjähriger Erfahrung und dem Wissen des N+P-Teams bilden sie die Basis für die Umsetzung komplexer Projekte in den Bereichen Konstruktion, Fertigung (CAD/CAM/PDM), Architektur, Ingenieur-, Bauwesen (AEC), betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung (ERP), Anlagen-, Gebäudebewirtschaftung (CAFM) und IT-Service-Management. Mit eigen entwickelten Integrationsbausteinen verbindet N+P Best-Of-Class-Produkte der einzelnen Bereiche zu übergreifenden, kundenoptimierten IT-Landschaften.

Kontakt

SPARTACUS Facility Management® - Ein Produkt der N+P Informationssysteme GmbH
An der Hohen Str. 1
D-08393 Meerane
Jens Hertwig
Geschäftsführender Gesellschafter
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