Darf das Finanzamt E-Mails durchsuchen?

Verhindern Sie einen Vollzugriff des Finanzamtes auf ihren gesamten E-Mail-Datenbestand
SX-MailArchive dreier (PresseBox) (Herrenberg, ) Bilanz- und steuerrelevante E-Mails müssen nach den gesetzlichen Bestimmungen ebenso aufbewahrt werden wie steuerrelevanter Briefverkehr.

Unternehmen, die diese E-Mails nicht separiert archivieren, müssen bei einer Prüfung den gesamten E-Mail Bestand offenlegen.

Prüfer, die freiwillig oder versehentlich „vorgelegte“ E-Mail-Korrespondenz von nicht geschäftsrelevanter Information zugänglich gemacht bekommen, haben nach dem Fragen- und Antwortkatalog des Bundesministeriums der Finanzen volles Verwertungsrecht.

Neben den bereits bestehenden Regelungen zur Archivierung drohen nachlässigen Unternehmen weitere fiskalische Konsequenzen. Während bislang bei einer Nichtbeachtung der Aufbewahrungspflichten lediglich Androhungen und Festsetzungen von Zwangsgeldern in Betracht kamen, sieht die Abgabenverordnung (§146 Abs. 2b AO) derzeit ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis zu 250.000 EURO vor, sofern vom Prüfer angeforderte Datenbestände nicht vorgelegt werden können.

Mit SX-MailArchive, der E-Mail-Archivierungslösung von XnetSolutions, sind sie in der Lage eine Trennung steuerlich relevanter E-Mails von anderem betrieblichem oder gar privatem E-Mail Verkehr vorzunehmen. Dies erfolgt automatisch im laufenden Geschäftsbetrieb.

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Annemarie Richter
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