Vom Produktdossier über Formulare und Investitionsanträge: Einsatzbereiche des DMS roXtra bei der dalli-group

Gelenktes Formular in roXtra (PresseBox) (Göppingen, ) Seit 2005 werden bei der dalli-group in roXtra Dokumente aus den verschiedensten Geschäftsbereichen gelenkt. Zählt man die Revisions- und Archivstände hinzu, werden mittlerweile über eine halbe Million Dokumente von knapp 700 personalisierten Benutzern im System verwaltet.

Durch Workflows und Schnittstellen ist roXtra optimal in die Systemlandschaft integriert

„Abgebildet wird in roXtra hauptsächlich ein integriertes Managementsystem, welches aus den Komponenten Qualität, Arbeitssicherheit, Umwelt, Energie, Anlagensicherheit nach Störfallverordnung und Risikomanagement besteht. Darüber hinaus werden Aufzeichnungen, Formulare und Dokumente aus verschiedenen Bereichen wie Finanzen, IT, Personal oder Controlling gesteuert und dokumentiert.“, so Roland Schürmann, Qualitätsmanager TQM der dalli-group. „Die Plattform bietet eine sehr gute Möglichkeit, Managementsysteme inklusive normgerechter Dokumentation abzubilden. Ein großer Mehrwert ist auch die integrierte Workflowfunktionalität, die einem verschiedenste Einsatzmöglichkeiten eröffnet.“

Aus diesem Grund wurde der Anwendungsbereich in roXtra nach der Einführung sehr schnell ausgeweitet. Neben dem Einsatz zur reinen Dokumentenverwaltung und Dokumentation wurden Geschäftsprozesse mit workflowbasierten Formularen unterstützt. Hierzu gehören zum Beispiel Investitionsanträge, Analyseaufträge an interne Laboratorien oder Lieferantenbewertungen.

Da es sich bei roXtra um ein webbasiertes System handelt, existieren außerdem zahlreiche Schnittstellen in Form von Hyperlinkverknüpfungen zu ERP-Systemen, Rezepturdatenbanken oder auch Stoffdatenbanken.

Produktdossiers entstehen systemgestützt in roXtra

Die komplexe Dokumentation der Produktdossiers wird von verschiedenen Abteilungen aufgebaut und in roXtra abgelegt. Zum großen Teil entstehen diese Dokumente systemgestützt. Dabei wird nicht nur die reine Dokumentation des Dossiers in roXtra umgesetzt, sondern ebenfalls die Prozesse zur Erstellung der Dokumentation mit der Workflowfunktionalität unterstützt.

roXtra spart Zeit und sorgt für Transparenz bei der Arbeit mit Formularen

Formulare werden bei der dalli-group in roXtra bereitgestellt. Formulare, welche abteilungs- bzw. standortübergreifend genutzt werden, werden mit Hilfe von elektronischen Workflows abgearbeitet. „Durch die Wegnahme des Postweges können wir erhebliche Zeiteinsparungen realisieren. Zusätzlich profitieren wir von der transparenten und nachvollziehbaren Darstellung des jeweils aktuellen Status der Bearbeitung.“, berichtet Maria Palma, Sachbearbeiterin TQM der dalli-group.

Aus diesem Grund werden auch Investitionsanträge in roXtra eingepflegt, gesteuert und über elektronische Workflows gelenkt. Als Formular wird ein interaktives dynamisches PDF Dokument genutzt, welches auf Eingaben der User individuell reagiert und den User anleitet.

Über die dalli-group

Das über 165 Jahre alte Traditionsunternehmen dalli hat sich in den letzten Jahrzehnten als Handelsmarkenspezialist etabliert. Als Full-Service Partner entwickelt dallli alle Produkte anforderungsgerecht und kundenspezifisch und produziert diese an einem der ingesamt sieben Produktionsstandorte in ganz Europa. Einen hohen Qualitätsstandard gewährleistet dalli u.a. durch eine Vielzahl an Untersuchungen, regelmäßige Inprozesskontrollen und eine lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte, vom Wareneingang der Einsatzmaterialien bis zur Auslieferung der Fertigwaren.

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