Mit E-Mail-Erfassung Zeit und Kosten sparen

(PresseBox) () Neu-Isenburg, 14. August 2002. Die ReadSoft GmbH, Neu-Isenburg, bietet mit dem eMail Option Pack eine wesentliche Erweiterung der bewährten Lösungen FORMS zur Formular- und INVOICES zur Rechnungserfassung. Die Lösung ist interessant für Unternehmen, die zahlreiche elektronische Formulare, Rechnungen oder sonstige gleichartige Dokumente per E-Mail empfangen. Mit dem Option Pack lassen sich die Informationen aus den eingehenden E-Mails und deren Anhängen automatisch auslesen und an nachgeordnete Systeme übergeben. Der Vorteil: E-Mail-Anhänge müssen nicht mehr ausgedruckt und anschließend gescannt werden, um sie weiter bearbeiten zu können. Damit ist ein gravierender Medienbruch bei der Verarbeitung digitaler Informationen beseitigt. Viele Unternehmen beschäftigen derzeit feste Mitarbeiter und Aushilfskräfte, die solche Daten manuell in Datenbanken erfassen. Bei der Bearbeitung eines großen E-Mail-Volumens können durch den Einsatz des eMail Option Packs viel Zeit gespart und Kosten gesenkt werden.

Das eMail Option Pack sortiert E-Mails automatisch und erfasst alle relevanten Anhänge wie Text-, PDF-, XML- und TIFF-Dateien. Diese werden im einheitlichen XML-Format in die ReadSoft-Hauptanwendungen eingebunden. Der Vorgang erfolgt in zwei Schritten: Das eMail Option Pack extrahiert E-Mails aus dem Postfach und entfernt sie vom Mailserver, so dass es zu keiner Überlastung durch ein hohes Posteingangs-Volumen kommen kann. Darüber hinaus werden alle Aktivitäten in der Kopplung mit dem Mailserver und dem eMail Option Pack protokolliert.
Durch den Einsatz des eMail Option Packs wird die Verarbeitung von eingehenden Informationen in FORMS und INVOICES wahlfrei in der Art der Medien. Neben Papier-Dokumenten können somit auch digital vorliegende Informationen automatisch ausgewertet werden. Die Software arbeitet dabei im Hintergrund. Alle an E-Mails anhängenden Formulare und Rechnungen werden direkt als solche erkannt. Alle ausgelesenen Daten transportiert das Option Pack sofort an FORMS oder INVOICES. Die Sortierung der E-Mails kann nach verschiedenen Kriterien erfolgen, beispielsweise über den Absender oder bestimmte Schlüsselwörter. So bleibt die Lösung flexibel für unterschiedlichste Anforderungen.

Je nach Einstellung können eingehende Anhänge innerhalb von Sekunden akzeptiert werden. Der Anwender hat die Möglichkeit, alle Absenderdaten zu speichern. Zur Sicherheit wird aber auch jedes wichtige Ereignis in Mails und Dateien mit protokolliert.

Über ReadSoft:
ReadSoft ist marktführender Anbieter von Software für die automatische Datenerfassung. Hauptsitz der Gruppe ist Schweden, wo das Unternehmen auch an der Börse notiert ist. Weltweit sind bei ReadSoft rund 310 Mitarbeiter beschäftigt. Insgesamt gibt es mehr als 2.500 Eyes & Hands Installationen. In Deutschland ist die ReadSoft GmbH seit 1996 am Markt. Zu den deutschen Referenzkunden zählen u.a. Audi, Bertelsmann, BMW, GfK, Infratest Burke, Procter & Gamble, Wella und Avon sowie Installationen in der Öffentlichen Verwaltung.

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