Serviceplan integriert 60 Agenturen in digitaler Personalakte von IQDoQ

IQAkte Personal sorgt für reibungslose HR-Prozesse bei Europas größter inhabergeführten Agenturgruppe
(PresseBox) (Bad Vilbel, ) IQDoQ, das auf Software zum Dokumentenmanagement spezialisierte Tochterunternehmen der MATERNA-Gruppe, hat Serviceplan als Kunden für seine digitale Personalakte IQAkte Personal gewonnen. Seit dem Jahreswechsel 2013/2014 läuft die Softwarelösung bei Europas größter inhabergeführten Agenturgruppe produktiv. Damit profitieren die 30 Mitarbeiter der Personalabteilung erstmals von durchgängigen HR-Prozessen für die insgesamt 60 zur Gruppe gehörigen Agenturen in ganz Deutschland. Ab Juli bringen dedizierte Selfservice-Portale zusätzliche Arbeitserleichterungen für Mitarbeiter und Führungskräfte.

"Wir haben die erste Zeit gebraucht, um uns an das neue System zu gewöhnen und seine Funktionalitäten an unsere Bedürfnisse anzupassen", berichtet der Projektleiter bei Serviceplan Markus Wagner. So verfügt die Software über ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem für die Agenturgruppe, das sich im Detail noch während der schrittweisen Einführung an den verschiedenen Standorten entwickelt hat. Die rund 1.600 aktiven Bestandsakten werden nach und nach von den HR-Mitarbeitern eingescannt und in die Software übernommen. "Bald sind die Zeiten vergessen, in denen wir noch Unterlagen auf dem Postweg oder per Fax hin- und herschicken mussten", betont Wagner.

Über eine Schnittstelle zum externen Dienstleister für die Entgeltabrechnung ADP werden auch alle Abrechnungsdokumente in die digitale Personalakte übernommen. Diese bilden die Grundlage eines Selfservice-Portals für Mitarbeiter, das ab August den postalischen Versand der Abrechnungen ersetzen wird. "Allein die Portokosten hierfür betragen jährlich um die 15.000 Euro, die wir dann zum größten Teil einsparen können", freut sich Wagner und betont darüber hinaus den ökologischen Aspekt. Zusätzlich können berechtigte Führungskräfte über das Selfservice-Portal auch Zugriff auf Mitarbeiter-Akten erhalten.

In dem integrierten Analysemodul IQAkte Analytics können die aus der Entgeltabrechnung übernommenen Lohndaten zusammen mit weiteren Mitarbeiterdaten wie Alter, Geschlecht oder Beschäftigungsdauer kombiniert und zu aussagekräftigen Auswertungen zusammengestellt werden. Solche Statistiken dienen etwa der Personalplanung oder der Information des Managements und geben bezogen auf einzelne Kundenprojekte wichtiges Feedback für das Business Development. Hier ist vorgesehen, sobald als möglich auch die Daten der internationalen Agenturen von Serviceplan einzubeziehen.

"Wir freuen uns sehr, dass die IQAkte Personal bei Serviceplan nicht nur für mehr Effizienz und Kostensenkung sorgt, sondern vor allem auch die Rolle der HR als Business Partner im Unternehmen weiter stärkt", erklärt Frank Rüttger, Leiter des Geschäftsfeldes IQAkten bei IQDoQ. "All das steckt für uns im Produktkonzept unserer IQAkten 'Einfach. Schnell. Sicher.', das sich hier wieder einmal glänzend bewährt hat."

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Über Serviceplan

Die Serviceplan-Gruppe ist die größte inhabergeführte, partnergeführte und am breitesten aufgestellte Agenturgruppe Europas. Im Jahr 1970 als klassische Werbeagentur gegründet, entwickelte Serviceplan rasch das Konzept vom „Haus der Kommunikation“ – das bis heute einzige komplett integriert aufgestellte Agenturmodell in Deutschland, das alle Kommunikationsdisziplinen unter einem Dach vereint: Ob Markenstrategen, Kreative, Media- oder Onlinespezialisten, Webdesigner, Dialog- oder CRM-Experten, Marktforscher, PR-Berater oder Sales-Profis – bei Serviceplan ziehen alle an einem Strang, inzwischen an mehr als 30 Standorten weltweit.

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