Neue Version: DocuWare 4.5b verfügbar

Digitale Signatur im Standard
(PresseBox) (Germering, ) Das Dokumentenmanagement-System (DMS) DocuWa-re unterstützt sowohl einfache als auch qualifizierte elektronische Unterschriften. Ein Stempel, der den gesetzlichen Bestimmungen entspricht und die einfache digitale Signatur ermöglicht, ist jetzt im Standard der aktuellen Version 4.5b ent-halten.

Persönliche Stempel, die der DocuWare-User individuell erstellen kann, lassen sich im neuen Release 4.5b als Signaturstempel definieren. Diese können eine gescannte Unterschrift enthal-ten und mit Benutzername, Erstellungsdatum und -uhrzeit auf einem Dokument abgebildet wer-den. Anschließend lassen sich gescannte Dokumente nicht mehr vorändern; es sind lediglich zusätzliche Signaturstempel erlaubt.


Schnellerer Workflow möglich:
Interne Prozesse können schneller und sicherer per Dokumenten-Workflow mit elektronischer Unterschrift abgewickelt werden. Die Anforderungen mittelständischer Unternehmen lassen sich dabei in der Regel durch die einfache digitale Signatur abdecken. Dies haben zahlreiche Um-fragen und Kundenbesuche ergeben, die das Germeringer Softwarehaus in 2002 durchgeführt hat. Wie bei allen DocuWare-Produkten stand auch bei der Entwicklung der neuen Funktion die einfache Bedienung durch den Anwender im Vordergrund.

Mit der elektronischen Unterschrift in Form eines Stempels lassen sich nun Indexfelder eines Archivs definieren, die das Dokumentenmanagement-System DocuWare beim Setzen des Sig-naturstempels automatisch füllt. Sowohl frei wählbare Begriffe, beispielsweise "Freigegeben" oder "Zur Zahlung", als auch Systemvariablen wie Benutzername, Erstellungsdatum und -uhrzeit sind hier erlaubt. Setzt man die neue Funktion mit dem DocuWare CONTENT-FOLDER ein (Zusatzmodul, das den Zugriff und die Verteilung auf im Tagesgeschäft benötigte


Informationen verbessert; siehe Pressemitteilung vom 14.10.2002), so wird eine am Arbeitsplatz geöffnete Mappe nach dem Setzen der Signatur sofort aktualisiert. Der Workflow wird qualitativ hochwertiger, da nach erfolgter Freigabe keine Änderung mehr möglich ist. Es lässt sich jeder-zeit nachprüfen, durch wen der Vorgang freigegeben wurde.


Qualifizierte digitale Signatur in der Praxis:
DMS-Spezialist DocuWare deckt mit seiner gleichnamigen Lösung den gesamten Bereich von der einfachen über die fortschrittliche bis hin zur qualifizierten digitalen Signatur ab. So archi-viert beispielsweise seit Anfang 2003 die BKK MOBIL OIL als erste deutsche Krankenkasse ihre Dokumente mit DocuWare und der qualifizierten Signatur gemäß dem Signaturgesetz (SigG). Die Betriebskrankenkasse setzt hier auf eine Lösung des Lübecker DocuWare-Partners miroda-ta. Als Trustcenter, das die Signaturkarten ausstellt und beglaubigt, wählte die BKK Telesec, eine Einrichtung der Deutschen Telekom. Aus dem Dokumentenmanagement-System heraus werden über einen entsprechenden Button die für die Signierung notwendigen externen Pro-gramme gestartet. (Siehe Pressemitteilung vom 10.02.2003).


Wertvolle Hilfen im Alltag:
Auch weitere Ergebnisse der im vergangenen Jahr bundesweit durchgeführten Kundenbesuche sind bereits in DocuWare 4.5b eingeflossen. Dazu gehört zum Beispiel eine bessere Bild-schirmanzeige, denn die meisten Netzwerk- oder Notebook-Anwender arbeiten noch mit Auflö-sungen von 800 x 600 (SVGA) oder von 1024 x 768 (XGA) Pixel. Die vollständig neu entwickel-te Scale-to-Grey-Technik erhöht die Lesbarkeit von Dokumenten deutlich, die per Scanner oder mit TIFFMAKER erfasst wurden. Das Arbeiten wird wesentlich angenehmer und der Ausdruck an Dokumenten erheblich reduziert.


DocuWare AG (www.docuware.de): Die DocuWare AG mit Hauptsitz in Germering bei München ist ein Pionier in der elektronischen Archivierung. Das 1988 gegründete Unternehmen ist mit mehr als 5.500 Installationen der Produktreihe DocuWare einer der weltweit führenden Anbieter von Lösungen für Dokumenten-Management. Kernprodukt der DocuWare AG ist DocuWare 4.5, eine modular aufgebaute Standardsoftware mit großem Funktionsumfang schon in der Basisversion, die alle Doku-mententypen, beispielsweise Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien und E-Mails, aus den verschiedensten Quellen in einem zentralen Dokumenten-Pool vereint. DocuWare-Zusatzmodule gibt es u.a. zum Intra-/Internet-Einsatz, zur automatischen Indexierung und für COLD-Technik. Zahlreiche Schnittstellen sind vorhanden: zu ERP-Systemen, zur Lotus-Groupware Notes/Domino und zum Ultimus-Workflow. Das neueste Zusatzmodul ist DocuWare CONNECT to SharePoint - eine Schnittstelle zum Microsoft Unternehmensportal. DocuWare-Lösungen zeichnen sich durch sehr einfache Installation und Bedienung sowie sehr niedrige Total Cost of Ownership (TCO) aus. Das Dokumentenma-nagement-System (DMS) ist in 13 Sprachen verfügbar und in zirka 50 Ländern im Einsatz. Rund 400 autorisierte DocuWare-Partner mit ihren Mitarbeitern bilden ein Netzwerk von weltweit über 1000 DMS-Experten. Die 2001 ge-gründete Tochtergesellschaft DocuWare Corp. mit Sitz in Newburgh, New York, lenkt die Aktivitäten auf dem ameri-kanischen Kontinent.


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