Management für Dokumente mit Nemetschek Bausoftware

Thorsten Sprenger
(PresseBox) (Achim, ) Die Plage kennt jeder:
Ein Lieferant ruft an, mahnt eine angeblich nicht beglichene Kreditorenrech-nung an. Da der Beleg und die zugehörigen Lieferscheine nicht am Arbeitsplatz sind, wird Rückruf vereinbart. Nun geht die Mühsal los: Ab ins Archiv – den richtigen Rechnungs-Ordner raussuchen, Lasche des Kreditorennamens öffnen, nach kurzem Blättern ist die Rechnung gefunden. Darauf vermerkt sind mehrere Lieferscheinnummern. Aber die sind im Lieferscheinordner. Also auch noch den Ordner im Regal suchen. Dort sind in der richtigen Lasche des Kreditoren jedoch immens viele Lieferscheine zu unterschiedlichen Rechnun-gen. Alle mit der gesuchten Rechnungsnummer eruieren, Rechnung und Lie-ferscheine kopieren, denn die Originale müssen ja im Archiv bleiben. Zurück zum Arbeitsplatz. Prüfung der Kontierungen und hinzugefügten Informatio-nen auf den Belegen. Nach ca. 20 Minuten Rückruf beim Lieferanten. Die Sachbearbeiterin dort benötigt den Beleg. Also, den gebuchten Rechnungsbe-leg noch zufaxen. Erledigt. „Zwischenablage“ des Vorganges am Arbeitsplatz, falls weitere Rückfragen kommen.
Alles in allem ca. eine halbe Stunde Aufwand für einen einzigen Vorgang, bei dem es selten bleibt.

... es geht auch anders
Gleich während des ersten Anrufs des Lieferanten wird der elektronisch gespeicherte und bearbeitete Beleg mit dem Computer und geeigneter Software herausgesucht. Haben Sie BAU financials im Einsatz, dauert das nur einen Moment. In unserer Branchenlösung ist elektronisches Dokumenten-Management selbstverständlich: Nur den Lieferanten anklicken und z.B. aus der Kreditorkarte die Belegrecherche aufrufen. Die mit der Vorgangsnummer eingegrenzte Recherche lässt die Rechnung und die dazu gehörenden Lieferscheine auf dem Bildschirm erscheinen. Sie haben alles auf einen Blick. Diese Dokumente können in Sekundenschnelle weiter geleitet, auch direkt aus der Anwendung gemailt oder gefaxt werden.

... ein kleiner, aber wesentlicher Unterschied
Klassische elektronische Archivierung dient der revisionssicheren Endablage von Dokumenten. Sie basiert auf den gleichen vier grundlegenden Arbeitsvorgängen wie ein Papierarchiv: Erfassen, Indexieren, Ablegen (Archivieren) und Suchen. Nur sind hierbei die Dokumente eben als Dateien und nicht als Papier vorhanden und so natürlich platzsparender aufbewahrt, leichter und schneller zugänglich. Ist der Bearbeitungs-Umlauf im Unternehmen abgeschlossen, darf an den Dokumenten nichts mehr verändert werden. Für Recherchen müssen sie zur Verfügung bleiben. Die verschlüsselte Checksumme jedes Dokumentes garantiert Sicherheit gegen unerlaubte Manipulationen.
Ein Dokumenten-Management-System (DMS) sorgt für die Zusammenfüh-rung aller in Papier oder Daten-/Dateiform entstehenden Dokumente in einem Dokumentenpool. Schnelles Suchen und Finden aller Dokumente durch schlüssige und eindeutige Suchkriterien (Indexbegriffe) sind das Ergebnis. Die „elektronische Bauakte“ ist das Ziel: Z.B. alle zu einer Kostenstelle gehörenden, archivierten Dokumente auf einen Blick. Der Nutzen: Kostenreduktion - Einsparungen an Platz, Material und Zeit. Vor allem aber bringt das eine „Servicesteigerung“ für Ihre Mitarbeiter und Kunden.
Elektronisches Dokumenten-Management ermöglicht es, Dokumente schnell und effizient mit dem PC zu verwalten und zu archivieren. Das ist der Unterschied. Von jedem PC-Arbeitsplatz aus per Knopfdruck innerhalb von Sekunden auf archivierte Dokumente zugreifen zu können und das zu deutlich geringeren Kosten, als es auf Papierbasis mit Ordnern je möglich war! Das gilt im gesamten Unternehmen - mit betriebsweitem Netzwerk, über Intra- oder Internet. Ist ein solches System wie beispielsweise DocuWare direkt in eine unternehmensweite EDV-Lösung für die kaufmännischen und technischen Belange wie unser BAU financials integriert, dann ergeben sich weitere Effizienzquellen.

... hilfreich auch bei Betriebsprüfung
Die Gesetzesänderung zur Abgabenordnung zum 1.1.2002 stellt einen bisher eher wenig beachteten Nebeneffekt als Zusatznutzen des DMS heraus.
Den direkten Zugriff der Finanzämter auf die im Unternehmen eingesetzten IT-Systeme konnte der Unternehmer früher verwehren. In der Neuregelung geht es dem Ministerium vorrangig darum, beschleunigte und effizientere Betriebsprüfungen zu erreichen. Um Fehler schnell zu finden, dürfen nun direkt mit den steuerlich relevanten Daten des Unternehmens Prüfungen und Auswertungen vorgenommen werden. Das kann entweder im System des Unternehmens erfolgen, oder - nach Übertragung der Daten auf den Rechner des Prüfers - mit der dort installierten Analysesoftware. Die Wahl hat der Prüfer, das Unternehmen muss für beide Varianten gerüstet sein.
DMS und GDPdU - Konformität? Mit dem Dokumenten-Management-System können originär im Office-Umfeld entstandene steuerrechtlich relevante Daten in Dateiform (CSV- oder TXT-Dateien) im Archivsystem unveränderbar und revisionssicher abgelegt werden - z.B. Reisekostenabrechnungen oder Bewer-tungen unfertiger Bauten. Diese lassen sich mit einem Viewer oder dem Originalprogramm öffnen und nachvollziehen. Die Bereitstellung solcher z.B. mit DocuWare archivierten Dokumente auf CD bei der Außenprüfung ist als Hilfestellung und Zeitersparnis für den Betriebsprüfer zu sehen. Dieser kann mit dem DocuWare Standardprogramm „CD Request“ die im IDEA recherchierten Daten durch Zugriff auf die CD (ohne Installation) mit dem dazu gehörigen Beleg in Sekundenschnelle prüfen und abgleichen. Ihnen bleiben dadurch sicher manch unnötige Rückfragen oder Belegnachforderungen erspart.

Weitere Informationen: info@bausoftware.de

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