Ein Fall für JuriArc: Vertrags- und Kommunikationsmanagement für Anwälte

Dokumenten-Management-System für Rechtsanwaltskanzleien und Rechtsabteilungen von Unternehmen
(PresseBox) (Düsseldorf, ) Dokumenten-Management und e-Processing in einer Anwendung bietet die juristische Spezialsoftware JuriArc der Software Engineering GmbH. JuriArc ist eine umfassende IT-Lösung für Kanzleien und Rechtsabteilungen, die auf ein flexibles Dokumenten-Management-System für ihren wirtschaftlichen Erfolg bauen. Juristen können mit der Software alle Schriftstücke verwalten und den Dokumentenfluss innerhalb der Kanzlei oder der Rechtsabteilung zeit- und personenbezogen steuern. Ihnen bietet JuriArc die Möglichkeit, ein komplettes, digitales Wissens-, Informations- und Kommunikations-System aufzubauen. Die Lösung wird den Anforderungen im juristischen Bereich gerecht und ermöglicht die revisionssichere Archivierung aller anfallenden Dokumente nach AO, GOB und GDPdU. Die Vorgänge lassen sich sachbezogen zuordnen und in einer digitalen Mandantenakte bündeln, in der alle für den Fall relevanten Dokumente originalgetreu und revisionssicher gespeichert sind. Das Verwalten der digitalen Akten ist schnell und einfach durchführbar. Sämtliche Ein- und Ausgangsdokumente, E-Mails oder auch Office-Dokumente können per Knopfdruck einem Vorgang, also einer Akte, zugeordnet werden.

Um Dokumente in den Vorgangsakten oder auch mandantenunabhängige Informationen wie Verträge, Essays und Präzedenzfälle im digitalen Archiv wieder zu finden, stehen drei komfortable Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Die Quickrecherche bietet eine schnelle Suche mit Hilfe einer Werteliste, in welcher die vorhandenen Einträge aufgeführt sind. Außerdem kann der Nutzer eine komplexe Recherche nach Bool'schen Parametern und eine Volltextrecherche durchführen. Bei der Volltextrecherche über den Gesamtbestand macht JuriArc das Ergebnis durch "Highlighting" des Suchbegriffs in jedem Ergebnisdokument übersichtlich. Durch die Markierung springt die betreffende Textstelle sofort ins Auge. Im Vergleich zu der herkömmlichen Suche in Papierarchiven wird deutlich, wie viel Zeit der Bearbeiter einsparen kann, wenn ein digitales Archiv die Datenbasis in einem Büro bildet.

Auch die schwarze Aktentasche kann künftig durch ein Laptop ersetzt werden. Die Software realisiert den ortsunabhängigen Zugriff auf sämtliche Daten. Über den Webclient kann der Anwalt auf alle in den zentralen Archiven gespeicherten Dokumente zugreifen - ob im Büro, von Zuhause oder vom Gerichtssaal aus.

Ein wichtiger Punkt bei jeder Art von Software, aber besonders im sensiblen, juristischen Einsatzbereich, ist die Sicherheit. Die Daten müssen vor unberechtigten Zugriffen von Personen außerhalb und auch innerhalb des eigenen Unternehmens geschützt werden. Das Dokumenten-Management-System bietet deshalb umfassende Funktionen, mit der sich Rechte und Rollen für einzelne Benutzer oder für Benutzergruppen definieren lassen, so dass genau bestimmt werden kann, wer auf welche Dokumente Zugriff hat und wie diese bearbeitet werden dürfen.

Bei der Einführung einer Dokumenten-Management-Lösung ist die Benutzerfreundlichkeit ein weiterer Punkt, auf den bei der Auswahl des Anbieters geachtet werden sollte. Vor allem die einfache Bedienbarkeit der Software-Engineering-Produkte, angepasst an die allgemein im Markt verwendeten Standards, kommt den Interessen der Benutzer entgegen. "Im Normalfall sind weder Anwälte noch deren Kollegen in den Rechtsabteilungen IT-Spezialisten. Wir haben deshalb JuriArc so konzipiert, dass die Benutzer nur eine kurze Schulung benötigen und dann ohne weitere Hilfe mit dem Programm arbeiten können", so Claudia Daniels, Leiterin DMS bei Software Engineering. "Nur wenn die Anwendung so einfach ist, dass sie von allen Mitarbeitern akzeptiert und genutzt wird, können die wirtschaftlichen und organisatorischen Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems zu einem schnellen Return of Investment führen."

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