Gewinne sichern mit effizienter Software am Bau

Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Controlling mit BAU financials
(PresseBox) (Achim, ) Software ist nichts Stetiges. Gute Anwendungen müssen sich mit den Bedürfnissen der Anwender entwickeln. Wer sich als Lösungsanbieter über längere Zeit auf Spitzenplätzen halten will, braucht neben Erfahrung und Gespür für kommende Trends stets ‚ein Ohr in der Praxis'. Die Nemetschek Bausoftware GmbH verdankt ihre kontinuierlich guten Ergebnisse mit integrierten Branchenlösungen für die Bauwirtschaft nicht zuletzt diesem Aspekt.
Intensive Zusammenarbeit mit den Anwendern in Arbeitskreisen und Einzelgespräche mit kompetenten Praktikern haben die BAU financials Familie für viele Unternehmen zur Nummer 1 in Sachen EDV gemacht.

Flexible Software - mehr als Standard
Weit über ein Standard-Kalkulationsprogramm hinaus ist inzwischen auch die bautechnische Funktionalität gewachsen. Von der Angebotsphase über den Auftrag bis zum Controlling und daraus resultierender Nachkalkulation lassen sich beispielsweise alle Anforderungen an den Projekt-Ablauf im Baubetrieb abbilden - mit und ohne Subunternehmer-Beteiligung.
Möchte der Anwender über die reine Angebots- und Auftragskalkulation hinaus gehen, so unterstützt die Bautechnik mit den Projekt-Stadien und die Integration der kaufmännischen Zahlen die Arbeitsvorbereitung und das spätere Controlling gleichermaßen.
Die Auswertungen können sowohl im kaufmännischen als auch im bautechnischen Teil der Anwendung durchgeführt werden, je nach dem Tätigkeitsgebiet des jeweiligen Nutzers.
Der Bauleiter wird so in die Lage versetzt, seine Projekte recht komfortabel zu steuern. Er kann die Entwicklung jedes Projektes insgesamt überschauen. Durch die Stadien und verschiedenen Mengenfelder erhält er zusätzlich die Möglichkeit, unterschiedliche Szenarien zu betrachten. So lässt sich die Sicht auf den ‚heutigen Stand', auf das ‚Bauende' oder auf die Zeitspanne ‚von heute bis zum Bauende' legen. Der ‚heutige Stand' kann dabei - je nach Definition der Massen - ein bestimmbarer Stichtag oder der aktuelle gesamte Massenstand sein.
Grundlage der Analyse ist der Auftrag, die erste oder z.B. auch die aktuelle Arbeitskalkulation - je nach dem vorher ausgewählten Projektstadium.
So bekommt der Bauleiter seine gewünschte Analyse auf das Bauende durch eine Betrachtung der Menge aus dem Leistungsverzeichnis und einer voraussichtliche Abrechnungsmenge. Die Sicht auf den ‚heutigen Stand' des Projektes wird durch den Leistungsstand und die Rechnungsmenge bestimmt. Für die heutige Sicht können auch die Ist-Werte aus dem kaufmännischen Bereich in die Betrachtung einbezogen werden. Dadurch fließen auch Umlagen und Belastungen aus diesem Bereich in die Wertung ein.

Potenzen und Freiräume ausloten
Um die noch vorhandenen Freiräume in einem Projekt auszuleuchten und zu bewerten, ist problemlos sogar eine Vermischung der Zeitschienen möglich. Hierzu stehen unter vielen andern die nachfolgend beschriebenen Funktionen zur Verfügung.
Doppelte Erfassungen von Daten sind dank Integration der Gesamtlösung an keiner Stelle notwendig. Die Daten fließen sowohl von der Technik in den kaufmännischen Bereich als auch umgekehrt.

Mit den verschiedenen Stadien eines Projektes werden Kalkulationszahlen für alle einzelnen Positionen und für alle Projekt-Phasen vorgehalten und können somit auch analysiert werden.

In der Angebotsphase starten Projekte mit kostenorientierten Ansätzen. An die Marktbedürfnisse angepasst werden die erst in der Zielangebotskalkulation. Im Auftragsfalle müssen noch die in den Vertragsgrundlagen festgehaltenen Änderungen eingepflegt werden.
Die Auftragskalkulation ist wiederum Basis einer ersten Arbeitskalkulation. Hierin passt der Bauleiter die Kalkulation seinen Bedürfnissen der Ausführung an. Vorhandene Geräte, echte Materialpreise, Geräte-, Personalleistungen usw. werden berücksichtigt.
Diese erste Arbeitskalkulation wird zur Grundlage weiterer Analysen.

Projektstadien gezielt analysieren
Ergeben sich in der Ausführung größere Veränderungen mit Auswirkungen auf Personal-, Material- oder Geräte-Einsatz und -Planung, sind jeweils aktualisierte weitere Arbeitskalkulationen erforderlich. Die Entwicklung des geplanten Deckungsbeitrages behält der Bauleiter auch ohne kaufmännische Zahlen jederzeit auf allen Detaillierungsgraden bis zur einzelnen Position im Blick. Durch die verschiedenen Stadien kann er die aktuellen Deckungsbeiträge mit den Planungen z.B. des Auftrages oder der ersten Arbeitskalkulation vergleichen und so den Trend der Baustelle analysieren.

Für die technischen Soll-/Ist-Vergleiche stehen sechs verschiedene Mengenfelder zur Verfügung. Davon ist das erste für die LV-Menge und das sechste für die Rechnungsmenge vom System vorbelegt. Vier Felder sind somit frei definierbar z.B. als VA- oder Leistungs-Menge für Vergleiche. Jedes dieser Felder kann durch die Massenermittlung auch mit Berechnungen belegt werden. Über diese Mengenfelder werden diverse Auswertungen erstellt. So kann z.B. im Soll-/Ist-Vergleich (Elemente) der Mengenbedarf laut Rechnung mit dem Mengenbedarf auf Basis der Leistung verglichen werden. Im Soll-/Ist-Vergleich (Geräte) lassen sich auf gleiche Weise die Geräteeinsätze gegenüber stellen.

Stadienvergleich
Er wertet die definierten Stadien innerhalb der Bautechnik aus. Hier stehen sich z.B. Auftrag und aktuelle Arbeitskalkulation gegenüber. Zusätzlich wird die zu vergleichende Mengenart z.B. VA-Menge und Leistung pro Stadium ausgewählt. Zur Berechnung stehen diverse Zahlen der Technik bereit wie z.B. die produktiven Stunden, die Einzelkosten der Teilleistung (EKT), der kalkulierte oder der Angebotspreis sowie der aus der Differenz zwischen dem EKT und dem Angebotspreis gebildete Deckungsbeitrag. Im Stadienvergleich entstehen daraus dann die Vergleiche auf Ebenen bis hinunter zu den einzelnen Positionen.

Planzahlen lassen sich sowohl für die kaufmännischen Soll-/Ist-Vergleiche aller definierten Stadien, als auch für alle vorhanden Mengenfelder bereit stellen. Dabei werden die kalkulatorischen Werte bis zum einzelnen Ansatz mit dem in den Arbeitstakten definierten BAS vorgehalten und in der Regel für die kaufmännischen Soll-/Ist-Vergleiche zur Kostenart und oder dem BAS verdichtet und ausgewertet. Ist für das Controlling ein Stichtagsbezug notwendig, erfolgt die Mengenberechnung über Wertstellungen in der Massenermittlung. Dort werden die Aufmaß-Strukturblätter, die die einzelnen Massenberechnungen der Positionen enthalten, mit einem Wertstellungsdatum versehen.

Effiziente Controlling-Instrumente
Für das Controlling innerhalb der Bautechnik können die aktuellen Zahlen der Baubetriebsabrechnung (Kostenstellen-Istwerte) heran gezogen werden. Sowohl abschließend als auch vorläufig bewertete Posten lassen sich so berücksichtigen.
Controlling-Basis sind die Kostenarten der Kalkulation. Sie können durch Zuordnung von BAS-Schlüsseln in der Kalkulation und Zuordnung der BAS-Schlüssel bei der Berichtsdatenerfassung im kaufmännischen Teil nochmals feiner unterteilt werden.
Diese Controlling-Grundfunktionen sind bereits im Standard enthalten.
In Kürze wird von Nemetschek Bausoftware ein neues Zusatzmodul für das Baustellencontrolling fertig gestellt: BauCon. Das erlaubt weitere Analysen und Prognosen mit Einflussnahmen über den Leistungsstand und über bekannte Risiken und Abgrenzungen.

Auf einfache Art wird der Leistungsstand für den Abrechnungszeitraum definiert. Dann können sowohl Schätzungen als auch echte Aufmaße berücksichtigt werden. Zum Beispiel lässt sich für einen Titel oder auch alle anderen Ebenen des Projektes ein prozentualer Erfüllungsgrad mit Aufmaßen für einzelne Positionen kombinieren.

Im Baustellencontrolling wird mit alternativen Bezuschlagung gerechnet. Das geschieht, um auf der einen Seite für Nachträge und Nebenangebote die Bezuschlagung des Hautauftrages beizubehalten und auf der anderen Seite alle in die Bezuschlagung eingeflossenen Umlagen, sowie Wagnis und Gewinn, die jetzt teilweise durch echte Positionen abgebildet sind, aus der Bezuschlagung für die Prognosen zu entfernen.

Gewinn- und Verlustabschätzung durch Prognosen
Aus den Zahlen der aktuellen Arbeitskalkulation, dem Auftrag und den kaufmännischen Zahlen lässt sich durch die Zuordnung von bekannten Abweichungen und Risiken eine Prognose für das Bauende bilden. Dabei wird eine "positive" Vorschau erstellt. Ausgangsbasis ist, dass Probleme aus der Kalkulation bereinigt sind und der weitere Ablauf des Projektes in der kalkulierten Art abläuft. Bleiben Probleme aus der Kalkulation erhalten, haben diese nur Einfluss auf die Prognosen, wenn sie in der aktuellen Arbeitskalkulation berücksichtigt werden.
Die Vorschau ermittelt den voraussichtlichen Deckungsbeitrag, die allgemeinen Geschäftskosten DBI und das voraussichtliche Ergebnis DBII - bezogen auf das Bauende. Dabei werden Erlöse aus Tagelohnarbeiten, aus noch nicht genehmigten Nachträgen sowie Risiken für Nachunternehmer und für das Projekt berücksichtigt.
Der Statusbericht analysiert die Genese des Auftrags zwischen zwei Berichtszeiträumen. Die Entwicklung der eigenen und fremder Leistung sowie die Abrechnung, die Leistungsabgrenzungen und Sicherheiten werden hierin bewertet.

Die Praxis ist der wahre Prüfstein
Gutes Handwerkszeug - nichts anderes ist EDV - setzt sich trotzdem nicht automatisch durch. Gewohnheiten stehen manchmal gegen Neuerungen. Vorurteilen und Gerüchten ist schwer beizukommen.
Anwenderkreise beflügeln häufig den Gedankenaustausch von Praktikern. Sie haben sich als Motoren für die Entwicklung und Durchsetzung erwiesen. Deshalb fördern wir sie!

Autor: Christian Hohm, Produktmanager, Nemetschek Bausoftware GmbH

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