Geplante IDC Studie: Mobile Content Management in Deutschland 2016 - Mit File Sharing und Synchronisation zu mobilen Workflows

Mark Schulte (PresseBox) (Frankfurt am Main, ) Aktuelle IDC-Ergebnisse zeigen: 42 Prozent der Arbeitszeit verbringen Information Worker in Deutschland mit der Arbeit an Dokumenten. Sie sind für die Mitarbeiter somit ein unverzichtbares Werkzeug, um ihre täglichen Aufgaben zu bewältigen. Gleichzeitig verändert sich die Art und Weise, wie Anwender ihrer Arbeit nachgehen. Mehr als jeder zweite Mitarbeiter arbeitet nach IDC Einschätzung heute zumindest ab und zu von unterwegs aus. Die Arbeitsweisen werden also mobil - und somit müssen es auch die Dateien und Dokumente werden. Die Vorteile wie effizientere Workflows, schnellere Entscheidungen, eine bessere Zusammenarbeit oder eine höhere Mitarbeiterproduktivität liegen auf der Hand.

Unternehmen müssen die Kontrolle über ihre Daten zurückgewinnen – und die Schatten-IT bekämpfen
Viele Unternehmen haben allerdings die Möglichkeiten und auch die Notwendigkeit, Content via Smartphones und Tablets zugänglich zu machen, zu spät erkannt. Ihr zögerliches Handeln hat dazu geführt, dass sich Mitarbeiter selbst geholfen haben, um produktiver von unterwegs zu arbeiten. Nach Einschätzung von IDC verwendet mehr als die Hälfte der Anwender heute zumindest gelegentlich ein Consumer File Sharing Tool zum Teilen von geschäftlichen Dokumenten. Für die IT-Organisation ein echtes Problem, denn sie hat somit die Kontrolle über einen Teil der Firmendaten verloren und kann somit weder die Sicherheit noch die Compliance gewährleisten.

File Sharing und Synchronisation ist zum Erfolgsfaktor für mobiles Arbeiten geworden
Der mobile Zugriff auf Dateien und Dokumente ist in vielen Unternehmen nach wie vor eine Herausforderung, die viele Mitarbeiter nicht selten und oftmals eigenmächtig an der IT vorbei mittels privater Tools für sich lösen. „IT-Entscheider müssen nun handeln und die Kontrolle über ihre Firmendaten zurückgewinnen“, sagt Mark Schulte, Consultant bei IDC in Frankfurt. „Dabei stehen sie vor der Herausforderung, die richtige Balance aus Produktivität und Sicherheit zu finden. Auf der einen Seite müssen sie die IT Security und Compliance sicherstellen, auf der anderen Seite wollen sie die Mitarbeiterproduktivität und Workflows verbessern. File Sharing und Synchronisation (FSS)-Lösungen sind hierbei zu einem zentralen Erfolgsfaktor geworden, der die jeweiligen Anforderungen der Unternehmen ins Gleichgewicht bringt“, so Schulte weiter. Sie ermöglichen die Bearbeitung von Content unabhängig vom genutzten Gerät oder Standort des Mitarbeiters, bieten eine verbesserte Zusammenarbeit in internen oder externen Teams und gewährleisten gleichzeitig die Anforderungen in Hinblick auf die IT-Sicherheit und Compliance.

Anforderungen an das Mobile Content Management sind gestiegen
Für viele Unternehmen stehen Sicherheitsaspekte bei der Auswahl einer Lösung für das Mobile Content Management ganz oben im Pflichtenheft. Dies betrifft sowohl den Schutz von Daten auf mobilen Geräten als auch bei der Übertragung und ggfs. im Cloud-Speicher. Features wie eine Dokumenten-Verschlüsselung, ein effektives Identity- und Access Management, Data Loss Prevention und Data Recovery kommen hier zum Tragen. Dem Administrator muss es zudem möglich sein, Zugriffsrechte zu verwalten, Dokumentenbewegungen nachzuvollziehen oder Speicher-Limits festzulegen. Auch die Kopplung von Profilen mit bestehenden Verzeichnisdiensten wie einem Active Directory wird verstärkt gefordert. Gleichzeitig steigen auch die Anforderungen hinsichtlich einer durchgängigen Benutzerfreundlichkeit, egal welches Gerät der Mitarbeiter nutzt, und der Unterstützung von mobilen dokumentenbasierten Workflows.

Keine neuen Datensilos - Integration mit bestehenden Systemen wird zum Schlüsselfaktor
In vielen Unternehmen bestehen verschiedene Speicher- und Content-Management-Systeme wie bspw. SharePoint. Unabhängig davon, für welches Bereitstellungs-Modell sich ein Unternehmen beim File Sharing und Sync entschieden hat, ist die Integration der Lösung mit dem Back-end z.B. mittels eines Connectors oftmals ein zentrales Anliegen von IT-Entscheidern, um weitere Datensilos zu vermeiden. Aus IDC-Sicht wird die Fähigkeit, andere Systeme zu integrieren und zu bündeln, eine zentrale Eigenschaft von erfolgreichen FSS-Tools sein. Diese kommt beispielsweise bei der Zusammenarbeit der Mitarbeiter mit Kunden und Partnern oder bei einer stärkeren Automatisierung von dokumentenbasierten Prozessen zum Tragen.

Anbieter müssen sich jetzt in einem Wachstumsmarkt positionieren
IDC geht davon aus, dass die Nachfrage nach Mobile Content Management-Lösungen weiter steigen wird. Der Markt für FSS in EMEA wuchs im letzten Jahr mehr als 75% und stieg somit auf über 325 Millionen USD an. Gleichzeitig wird sich nach Einschätzung von IDC die Anbieterlandschaft in den kommenden Monaten und Jahren weiter konsolidieren. Anbieter sollten daher das dynamische Umfeld nutzen, um sich in diesem Wachstumsmarkt erfolgreich gegenüber dem Wettbewerb zu positionieren.

„Wir beobachten einen großen Informations- und Beratungsbedarf in den Unternehmen hinsichtlich Mobile Content Management“, sagt Schulte. „Für Software und Service Anbieter, Beratungsfirmen und IT-Dienstleister bieten sich daher aktuell gute Erfolgs- und Wachstumschancen. Der Schlüssel zur richtigen Ausrichtung der Marketing- und Vertriebsaktivitäten ist dabei die Kenntnis über die Anforderungen und Erwartungen von Unternehmen“, so der IDC Experte abschließend.

IDC wird ab Mitte November die aktuelle Situation, die Trends sowie die zu erwartenden Entwicklungen in Deutschland beleuchten. Dazu werden nicht nur IT-Entscheider, sondern auch Anwender aus den Fachabteilungen befragt.

Interessierte Anbieterunternehmen, die mehr über die geplante Studie und die Beteiligungsmöglichkeiten erfahren wollen, wenden sich an Oliver Marques unter omarques@idc.com oder 069 90502-120.

 

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Hanauer Landstraße 182 D
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Katja Schmalen
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