SAP-Rechnungsbearbeitung ohne Medienbrüche

Neuentwicklung von ReadSoft-Partner Ebydos erweitert die automatisierte Rechnungsbearbeitung in SAP R/3 um einen komfortablen Workflow
(PresseBox) (Neu-Isenburg, ) Die Softwarelösung INVOICES zur automatisierten Rechnungserfassung von ReadSoft wird nun um einen flexiblen Workflow für SAP R/3 ergänzt. Das neue Produkt Web Cycle ist eine Entwicklung der Ebydos AG, einem strategischen Partner von ReadSoft, und setzt auf dem bereits bekannten Cockpit für die SAP-Integration auf. Die Lösung lässt sich zur elektronischen Freigabe und Kontierung von Rechnungen sowie auch zur Klärung von Preisabweichungen und Mengendifferenzen zwischen Rechnung und Einkauf oder Wareneingang einsetzen. Dadurch wird der letzte Medienbruch in der Rechnungsbearbeitung beseitigt, der durch papierbezogene Abstimmungsprozesse in den meisten Unternehmen noch besteht. Der Anwender spart mit dieser Lösung Zeit und Kosten bei der Rechnungsbearbeitung; vor allem können die Skonti der Lieferanten voll ausgeschöpft werden. Es muss dabei nicht notwendigerweise der SAP Business Workflow genutzt werden: Web Cycle arbeitet intranet-basiert, so dass auch Mitarbeiter in den Prozess eingebunden werden können, die keinen SAP-Zugang haben oder nicht mit SAP arbeiten möchten. Die Lösung lässt sich innerhalb weniger Tage beim Anwender installieren. Individuell kann per Customizing festgelegt werden, ob zum Beispiel ein Dokument aufgrund bestimmter Kriterien automatisiert an den verantwortlichen Bearbeiter geleitet wird. Der zuständige Mitarbeiter kann zum Beispiel anhand der auf einer Rechnung angegebenen Daten wie der Abteilung ermittelt werden. Alternativ ist auch ein manuelles Versenden solcher Aufgaben möglich. Der Anwender wird per E-Mail benachrichtigt, sobald ihm eine neue Rechnung zur Prüfung vorliegt. Die Mail enthält einen Link zu seinem persönlichen Arbeitsvorrat sowie auf das konkret zu bearbeitende "Work Item". Optional hängt bereits ein Bild von der mit INVOICES erfassten Rechnung an.

"Nachdem eine Rechnung bereits elektronisch erfasst wurde, ist es nur logisch, mit diesen digitalen Dokumenten auch die Prüfung und Buchungsfreigabe zu erledigen. Hier bieten wir unseren Kunden nun eine perfekte Workflow-Lösung für SAP R/3 an, mit der sie sich nach wie vor in ihrem bekannten Umfeld bewegen", erläutert ReadSoft-Geschäftsführer Bruno Pohl. Der Buchhalter hat darüber hinaus mit der Anwendung stets einen genauen Überblick über den aktuellen Status jeder Rechnung. Die einzelnen Dokumente werden listenartig sehr übersichtlich am Bildschirm dargestellt. Eindeutige Symbole zeigen bereits optisch an, welches Stadium das Dokument sowie der jeweilige Prozess gerade durchläuft. Diese Liste kann beliebig sortiert und gefiltert werden, natürlich auch nach den Status-Symbolen.

Der Arbeitsvorrat lässt sich von dem jeweiligen Mitarbeiter individuell nach bestimmten Kriterien konfigurieren. Der User kann darüber hinaus jederzeit selbst einen Workflow initiieren und sich auch ein Dokument "zurückholen", falls sich eine Rückfrage zwischenzeitlich erledigt hat. Im Falle von Krankheit oder urlaubsbedingter Abwesenheit ist eine Vertreter-Regelung vorgesehen. Diese kann manuell aktiviert werden. Erfolgt von einem Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum keine Rückmeldung, wird das Dokument automatisch an einen Stellvertreter weitergeleitet. Web Cycle unterstützt ohnehin mehrstufige Workflows, in denen mehrere Personen eingebunden sind.

Über Ebydos:
Die in Frankfurt am Main ansässige Ebydos AG (www.ebydos.com) entwickelt als Dienstleister ganzheitliche Lösungen für die Informationstechnologie. Die Geschäftsfelder bewegen sich im Bereich SAP-Anwendungsentwicklung und -Beratung, der automatischen Eingangsdokumentenbearbeitung sowie der Entwicklung von problemabhängigen Individuallösungen. Die Ebydos AG verfügt über ausgezeichnete Kenntnisse in den unterschiedlichsten SAP-Applikationen durch jahrelange Implementierungs- und Beratungstätigkeit. Diese werden unter anderem durch Entwicklungs-Kooperationen mit der SAP AG in den Bereichen der Bankenlösung mySAP Banking und des Supplier Relationship Managements mySAP SRM weiterentwickelt.




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